单位配手机管理办法

单位配手机管理办法一、总则（一）目的为加强单位配手机的管理，规范使用行为，保障信息安全，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本单位所有配备手机的人员，包括正式员工、劳务派遣人员及其他因工作需要使用单位配手机的人员。（三）基本原则1.统一管理原则。单位对配发给员工的手机实行集中统一管理，确保手机的使用符合单位规定和工作要求。2.规范使用原则。员工应按照规定的用途和方式使用手机，不得擅自改变手机用途或违规操作。3.安全保密原则。严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，确保手机存储的信息安全，防止信息泄露。4.责任追究原则。对违反本办法规定使用手机的行为，将依法依规追究相关人员的责任。二、手机配备与发放（一）配备标准根据工作岗位和业务需求，确定不同岗位的手机配备标准。一般情况下，一线业务人员、经常需要外出办公的人员、涉及重要信息处理的人员等配备相应的工作手机。（二）发放流程1.员工所在部门根据工作需要填写手机配备申请表，注明申请理由、所需手机型号等信息，报单位综合管理部门审核。2.综合管理部门对申请表进行审核，根据配备标准和实际情况确定是否批准申请。如批准，通知采购部门进行手机采购。3.采购部门按照审核确定的型号和数量进行手机采购，采购完成后将手机交综合管理部门。4.综合管理部门组织相关人员对手机进行验收，检查手机的外观、功能等是否符合要求。验收合格后，登记造册，并将手机发放给员工本人。（三）相关手续员工领取手机时，需与综合管理部门签订手机使用责任书，明确双方的权利和义务。同时，员工应在手机领用登记表上签字确认。三、使用管理（一）工作用途1.员工应将单位配手机主要用于工作联系、业务沟通、信息采集与传输等与工作相关的活动。2.按照工作需要及时接听工作电话，处理工作任务，确保工作信息的及时传递和处理。3.在工作时间内，不得使用手机从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、聊天等。（二）使用规范1.妥善保管手机，不得随意转借他人使用。如因特殊情况需要转借，需提前向所在部门负责人报告，并经综合管理部门批准。2.保持手机电量充足，网络畅通，确保能够正常接收和发送工作信息。如发现手机出现故障或异常情况，应及时向所在部门报告，以便安排维修或更换。3.不得擅自拆卸、改装手机，不得安装未经单位许可的软件或应用程序。4.在使用手机进行拍照、录像等操作时，应遵守相关法律法规和单位的保密规定，不得拍摄涉及单位机密信息、商业秘密或他人隐私的内容。（三）工作时间与场所要求1.在正常工作时间内，员工应保持手机开机状态，以便及时接收工作指令和信息。如有特殊情况需要关机或调整手机状态，应提前向所在部门负责人报告。2.在单位办公场所内，应将手机调至静音或震动状态，避免影响他人工作。如需接听或拨打电话，应到指定的区域进行。3.在参加重要会议、培训、活动等期间，应将手机关机或调至静音状态，不得在会议、培训、活动现场使用手机。如有紧急情况需要接听电话，应向会议、培训、活动组织者请假后，到会议、培训、活动现场外接听。（四）数据与信息管理1.定期备份手机中的工作数据，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的存储介质中，并按照单位的档案管理规定进行保管。2.不得随意删除手机中的工作数据，如因工作需要删除数据，应提前向所在部门负责人报告，并经综合管理部门批准。3.妥善保管手机中的工作信息，不得泄露给无关人员。如因工作需要共享信息，应按照单位的信息共享流程进行操作，确保信息安全。四、安全与保密管理（一）安全防护1.安装必要的安全防护软件，如杀毒软件、防火墙等，定期进行病毒查杀和系统更新，防止手机被病毒、恶意软件等攻击。2.设置强密码或指纹识别、面部识别等生物识别技术，加强手机的安全保护。密码应定期更换，避免使用简单易猜的密码。3.注意手机使用环境的安全，避免在不安全的场所使用手机，防止手机被盗或丢失。如手机不慎丢失，应立即向所在部门报告，并采取挂失、冻结账户等措施，防止信息泄露和财产损失。（二）保密规定1.严格遵守国家有关保密法律法规和单位的保密制度，不得利用单位配手机存储、传输、处理涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息。2.在使用手机处理涉及敏感信息的工作时，应采取必要的加密措施，确保信息安全。如使用加密软件对文件进行加密，设置访问密码等。3.不得在手机中存储涉及单位机密信息、商业秘密的文件、资料、数据等。如需存储相关信息，应按照单位的保密规定进行处理，如存储在单位的专用存储设备或加密服务器中。4.在离职或岗位变动时，应将手机交回单位，并配合单位进行手机数据的清理和检查，确保手机中不残留涉及单位机密信息、商业秘密的内容。五、费用管理（一）话费标准根据工作岗位和业务需求，制定不同岗位的话费补贴标准。话费补贴标准应合理、适度，既要满足工作需要，又要避免浪费。（二）报销流程1.员工每月按照实际发生的话费金额，填写话费报销申请表，并附上话费发票等相关凭证。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报单位财务部门审核。3.财务部门对申请表和相关凭证进行审核，审核通过后按照规定的报销流程进行报销。（三）费用控制1.单位定期对员工的话费使用情况进行统计分析，如发现话费异常高的情况，及时与员工沟通，了解原因，并采取相应的措施进行控制。2.鼓励员工合理使用话费，倡导使用单位内部通讯工具进行沟通，减少不必要的外部通话费用。六、维修与更换（一）维修流程1.手机出现故障时，员工应及时向所在部门报告，填写手机维修申请表，注明故障情况、维修要求等信息。2.所在部门负责人对维修申请表进行审核后，报单位综合管理部门。3.综合管理部门根据维修申请表的内容，联系指定的手机维修服务商进行维修。4.维修服务商对手机进行检测和维修，维修完成后将手机交回综合管理部门。5.综合管理部门组织相关人员对维修后的手机进行验收，验收合格后将手机返还给员工。（二）更换条件1.手机出现严重故障，经维修服务商多次维修仍无法正常使用的。2.手机使用年限超过规定期限，且性能明显下降，影响工作正常开展的。3.因技术更新换代等原因，现有手机型号已不能满足工作需要的。（三）更换流程1.符合更换条件的，由员工所在部门填写手机更换申请表，注明更换原因、所需手机型号等信息，报单位综合管理部门审核。2.综合管理部门对申请表进行审核，根据实际情况确定是否批准更换申请。如批准，通知采购部门进行手机采购。3.采购部门按照审核确定的型号和数量进行手机采购，采购完成后将手机交综合管理部门。4.综合管理部门组织相关人员对新手机进行验收，验收合格后，收回旧手机，并将新手机发放给员工本人。七、监督与检查（一）监督机制1.单位综合管理部门负责对单位配手机的使用情况进行定期监督检查，检查内容包括手机的使用是否符合规定、安全保密措施是否落实、话费使用是否合理等。2.各部门负责人负责对本部门员工使用单位配手机的情况进行日常监督管理，发现问题及时提醒和纠正。（二）检查方式1.定期检查。综合管理部门定期对单位配手机的使用情况进行全面检查，检查频率根据实际情况确定，一般每季度或每半年进行一次。2.不定期抽查。综合管理部门不定期对部分员工的手机使用情况进行抽查，了解手机的实际使用情况。3.技术监测。利用技术手段对手机的通话记录、短信内容、上网行为等进行监测，及时发现违规使用行为。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，综合管理部门应及时向相关部门和人员发出整改通知，要求限期整改。2.对违反本办法规定的行为，视情节轻重给予相应的处理