高校印信管理办法

高校印信管理办法一、总则（一）目的为加强学校印信管理，保障学校各项工作顺利开展，维护学校合法权益，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各单位及所属部门在公务活动中使用的各类印章，包括学校党委印章、行政印章、党委办公室印章、校长办公室印章、各职能部门印章、学院印章、附属单位印章等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和学校规章制度，确保印信使用合法合规。2.专人负责原则：明确印信管理责任人，实行专人专管，确保印信安全。3.审批规范原则：建立健全印信使用审批制度，严格履行审批手续，未经批准不得使用印信。4.登记备案原则：对印信的刻制、启用、变更、废止等情况进行详细登记备案，便于查询和管理。二、印信的种类及规格（一）印章种类1.学校党委印章：代表学校党委行使职权。2.行政印章：代表学校行政行使职权。3.专用印章：包括党委办公室、校长办公室、各职能部门、学院、附属单位等专用印章，用于特定业务。4.钢印：用于学校颁发的学历证书、学位证书等重要文件。（二）印章规格1.学校党委印章、行政印章直径为4.2厘米。2.党委办公室、校长办公室印章直径为4厘米。3.各职能部门、学院、附属单位印章直径为3.8厘米。4.钢印直径为3.6厘米。三、印信的刻制、启用与废止（一）刻制1.学校党委印章、行政印章由上级主管部门指定的单位刻制。2.党委办公室、校长办公室、各职能部门、学院、附属单位印章由学校办公室统一归口管理，报学校领导批准后，由指定的具有资质的单位刻制。3.印章刻制必须严格按照国家有关规定和学校要求进行，确保印章质量。（二）启用1.新刻制的印章启用前，必须在学校办公室进行登记备案，并填写《印章启用申请表》。2.经学校领导批准后，在《印章启用申请表》上加盖学校党委印章或行政印章，并注明启用日期。3.印章启用后，由学校办公室负责将启用情况通知相关单位和部门。（三）废止1.因机构撤销、合并、更名等原因，原印章需要废止的，由相关单位或部门提出申请，填写《印章废止申请表》，报学校办公室审核。2.经学校领导批准后，在《印章废止申请表》上加盖学校党委印章或行政印章，并注明废止日期。3.印章废止后，由学校办公室负责将废止印章收回，并进行封存或销毁处理。四、印信的保管（一）保管责任人1.学校党委印章、行政印章由学校办公室专人保管。2.党委办公室、校长办公室印章由各自办公室专人保管。3.各职能部门、学院、附属单位印章由本单位指定专人保管。（二）保管要求1.印章必须存放在安全可靠的地方，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门窗等。2.印章保管人员必须严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交他人保管或带出办公场所。3.印章保管人员因特殊原因需要临时离岗时，必须将印章妥善交接给其他指定人员，并做好交接记录。五、印信的使用（一）使用范围1.学校党委印章、行政印章主要用于以学校名义发布的重要文件、决议、决定、通知等；向上级主管部门的请示、报告；与校外单位签订的重要合同、协议等。2.党委办公室、校长办公室印章主要用于以本办公室名义发布的文件、通知、函件等；办理学校日常行政事务。3.各职能部门、学院、附属单位印章主要用于本单位职责范围内的业务工作，如教学管理、科研管理、学生管理、财务管理等。（二）使用审批1.使用学校党委印章、行政印章，必须填写《印章使用申请表》，经学校相关领导审批后，方可使用。2.使用党委办公室、校长办公室印章，由本办公室负责人审批。3.使用各职能部门、学院、附属单位印章，由本单位负责人审批。（三）使用登记1.印章使用人员必须在《印章使用登记簿》上详细登记印章使用日期、内容、份数、批准人等信息。2.印章使用完毕后，必须及时将印章归还原保管人，并在《印章使用登记簿》上签字确认。（四）使用要求1.印章使用必须严格按照审批的内容和范围进行，不得擅自扩大使用范围或更改使用内容。2.印章使用时，必须确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或倒置。3.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。六、印信的监印（一）监印人员1.学校党委印章、行政印章由学校办公室指定专人监印。2.党委办公室、校长办公室印章由各自办公室指定专人监印。3.各职能部门、学院、附属单位印章由本单位指定专人监印。（二）监印职责1.对印章使用的合法性、合规性进行监督检查。2.确保印章使用手续齐全，登记准确。3.发现印章使用存在问题时，及时制止并向有关领导报告。七、印信的信息化管理（一）建立印信管理系统1.学校办公室负责建立印信管理系统，实现印信的信息化管理。2.印信管理系统应具备印章登记、审批、使用记录、查询统计等功能。（二）数据维护1.印章保管人员负责及时更新印信管理系统中的印章信息，包括印章的刻制、启用、变更、废止等情况。2.印章使用人员在使用印章后，应及时将使用信息录入印信管理系统。（三）安全保障1.印信管理系统应采取安全防护措施，防止数据泄露、篡改等情况发生。2.定期对印信管理系统进行备份，确保数据安全。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校办公室负责定期对印信管理情况进行监督检查，确保印信管理规范、安全。2.对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关单位和部门进行整改。（二）责任追究1.对违反本办法规定，擅自使用印信、违规刻制印章、印章保管不善等行为，将视情节轻重，给予批评教育、责令改正、通报批评等处理。2.造成严重后果的，