捐赠资料管理办法

捐赠资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织捐赠资料的管理，规范捐赠行为，确保捐赠资料的完整性、准确性和安全性，提高捐赠工作的透明度和公信力，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织所接受的各类捐赠活动，包括但不限于现金捐赠、物资捐赠、服务捐赠等。（三）基本原则1.依法合规原则：捐赠活动应严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保捐赠行为合法、合规。2.真实准确原则：捐赠资料应真实、准确地反映捐赠活动的全过程，不得虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。3.安全保密原则：加强对捐赠资料的安全管理，防止资料泄露、丢失或损坏，保护捐赠人和受赠人的合法权益。4.规范统一原则：建立统一的捐赠资料管理标准和流程，确保各类捐赠资料的管理规范、有序。二、捐赠资料的分类与内容（一）捐赠申请资料1.捐赠申请书：由捐赠人填写，包括捐赠人基本信息、捐赠项目名称、捐赠金额、捐赠方式、捐赠用途等内容。2.捐赠人身份证明文件：如身份证、营业执照、组织机构代码证等复印件。3.捐赠意向书（如有）：明确捐赠人的捐赠意愿和相关要求。（二）捐赠协议资料1.捐赠协议：明确捐赠人与公司/组织之间的权利义务关系，包括捐赠金额、捐赠方式、捐赠用途、交付时间、使用要求、监督机制等条款。2.补充协议（如有）：对捐赠协议的变更、补充等内容进行约定。（三）捐赠接收资料1.捐赠接收凭证：记录捐赠物资或资金的接收时间、数量、规格、价值等信息，由捐赠人签字确认。2.入库单：对于捐赠物资，详细记录物资的入库时间、名称、规格、数量、质量状况等，并由仓库管理人员签字。3.银行收款凭证：对于现金捐赠，提供银行收款回单等证明文件。（四）捐赠使用资料1.捐赠项目实施计划：明确捐赠资金或物资的具体使用方向、实施步骤、预期效果等。2.支出凭证：包括发票、收据、转账记录等，证明捐赠资金的使用情况。3.物资发放记录：对于捐赠物资，记录物资的发放时间、地点、接收对象、发放数量等信息。4.项目进展报告：定期汇报捐赠项目的实施进展情况，包括已完成的工作、取得的成效、存在的问题及下一步计划等。（五）捐赠监督与评估资料1.内部监督记录：公司/组织内部对捐赠活动进行监督检查的相关记录，包括检查时间、检查内容、发现问题及整改情况等。2.外部审计报告：如有需要，聘请专业审计机构对捐赠资金的使用情况进行审计，并出具审计报告。3.捐赠项目评估报告：对捐赠项目的实施效果进行评估，总结经验教训，提出改进建议。（六）其他资料1.捐赠活动照片、视频等影像资料：记录捐赠活动的现场情况、捐赠物资交接过程等。2.媒体报道资料：收集与捐赠活动相关的媒体报道，包括新闻稿件、报道截图等。3.捐赠人反馈意见：整理捐赠人对捐赠活动的反馈意见和建议。三、捐赠资料的收集与整理（一）收集责任1.捐赠业务部门负责捐赠申请资料、捐赠协议资料、捐赠接收资料等的收集工作，并确保资料的完整性和准确性。2.财务部门负责银行收款凭证等财务相关资料的收集和整理。3.项目执行部门负责捐赠使用资料、捐赠监督与评估资料等的收集工作。4.办公室负责收集捐赠活动照片、视频等影像资料以及媒体报道资料，并对各类捐赠资料进行统一归档管理。（二）收集要求1.各责任部门应在捐赠活动发生后的规定时间内，及时收集相关资料，并进行初步整理。2.收集的资料应真实、有效，能够清晰反映捐赠活动的全貌。对于重要资料，应保留原件，并同时留存复印件。3.资料的格式应符合公司/组织的统一要求，便于后续的整理和归档。（三）整理流程1.资料收集完成后，各责任部门应按照捐赠资料的分类，对资料进行进一步整理。2.对于同类资料，应按照时间顺序或项目进展顺序进行排列，确保资料的连贯性和逻辑性。3.对资料中的关键信息进行标注和索引，便于快速查找和使用。4.整理过程中，如发现资料存在缺失、错误或不完整的情况，应及时与相关部门或人员沟通核实，进行补充或修正。四、捐赠资料的归档与保管（一）归档责任办公室负责捐赠资料的统一归档工作，确保各类捐赠资料按照规定的档案管理要求进行整理、装订和存放。（二）归档要求1.归档资料应齐全、完整、准确，符合档案管理的相关标准。2.捐赠资料应按照年度、项目分类进行归档，建立清晰的档案目录，便于查询和检索。3.对于电子资料，应进行备份，并按照电子档案管理的要求进行存储和管理。（三）保管期限1.一般捐赠资料的保管期限为[X]年，自捐赠活动结束之日起计算。2.涉及重要捐赠项目、重大资金往来或具有法律纠纷风险的捐赠资料，应长期保管。3.保管期限届满后，经公司/组织相关领导审批同意，可按照档案管理规定进行销毁。（四）保管措施1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保捐赠资料的安全存放。2.建立档案借阅制度，严格限制档案的借阅范围和借阅手续。借阅人员应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理人员批准后，方可借阅档案，并在规定时间内归还。3.定期对捐赠资料进行检查和盘点，及时发现并处理资料损坏、丢失等问题。如遇自然灾害、突发事件等特殊情况，应及时采取应急措施，保护捐赠资料的安全。五、捐赠资料的查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅捐赠资料的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及外部审计、检查、监督等工作需要查阅捐赠资料的，应提供相关单位的正式函件，并经公司/组织分管领导批准后，方可查阅。3.捐赠人如需查阅与其捐赠相关的资料，应提前向公司/组织提出申请，经审核同意后，按照规定的程序进行查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅资料，不得擅自将资料带出保管场所。2.查阅人员应爱护捐赠资料，不得在资料上涂改、标记、污损或抽取、撤换资料。3.查阅人员如需复印、拍照或摘录资料，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。（三）资料使用1.公司/组织内部人员因工作需要使用捐赠资料的，应按照规定的用途和范围使用，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。2.如需对外提供捐赠资料，应经公司/组织相关领导审批同意，并按照保密规定进行处理，确保资料的安全和保密。六、捐赠资料的保密管理（一）保密责任公司/组织全体员工应严格遵守保密制度，对在工作中接触到的捐赠资料承担保密责任。（二）保密措施1.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，明确保密责任和义务。2.在捐赠资料的收集、整理、归档、保管、查阅等环节，采取必要的保密措施，如设置密码、限制访问权限、签订保密协议等。3.对涉及捐赠人隐私、商业秘密等敏感信息的资料，应进行特殊标识和管理，严格控制知悉范围。（三）违规处理对于违反保密规定，泄露捐赠资料的人员，公司/组织将视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、捐赠资料的信息化管理（一）信息化建设目标建立捐赠资料信息化管理系统，实现捐赠资料的电子化存储、检索、查询和统计分析，提高捐赠资料管理的效率和水平。（二）系统功能要求1.捐赠资料录入功能：能够方便快捷地录入各类捐赠资料，包括基本信息、捐赠协议、接收记录、使用情况等。2.资料检索查询功能：支持按照多种条件进行资料检索查询，如捐赠人姓名、捐赠项目名称、时间范围等，以便快速获取所需资料。3.统计分析功能：能够对捐赠资料进行统计分析，生成各类报表和图表，如捐赠金额统计、项目实施进度分析等，为决策提供数据支持。4.权限管理功能：设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关资料，保障资料的安全性。5.数据备份与恢复功能：定期对系统数据进行备份，防止数据丢失，并能够在需要时进行数据恢复。（三）系统实施与维护1.选择合适的信息化管理系统软件，并进行系统