宁波采购管理办法

宁波采购管理办法一、总则（一）目的为加强宁波地区公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于宁波地区公司及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受公司内部和外部的监督，确保公平竞争。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同促进公司发展。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确岗位职责，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和沟通协调能力。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核和付款审批。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据公司年度经营计划和实际工作需要，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合市场价格波动等因素，编制公司年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经公司财务部门审核、采购决策委员会审议通过后，报公司管理层批准执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，因市场价格波动、政策变化、业务需求调整等原因，确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等。2.采购部门对需求部门的预算调整申请进行审核，提出审核意见后报财务部门。财务部门对预算调整申请进行财务审核，提出财务意见。3.采购决策委员会对预算调整申请进行审议，根据审议结果决定是否批准预算调整。经批准的预算调整申请，由采购部门负责组织实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.采购部门应按照国家有关法律法规和公司规定，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标方法等内容。3.发布招标公告，邀请潜在投标人报名参加投标。对投标人的资格进行审查，确定合格投标人名单。4.组织开标、评标和定标工作，按照评标结果确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据项目特点和供应商情况，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。3.对邀请的供应商进行资格审查，组织开标、评标和定标工作，确定中标人并发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、质量标准、商务条款、谈判程序等内容。3.邀请符合条件的供应商参加谈判，与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应提供单一来源采购的理由和相关证明材料，报采购决策委员会批准。3.与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应向多家供应商发出询价单，要求供应商提供报价。3.对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容，并经部门负责人审核签字。2.采购申请表提交至采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算情况等。（二）采购审批1.对于预算内的采购申请，采购部门审核通过后，报财务部门进行资金审核。财务部门审核通过后，采购申请报采购决策委员会或公司管理层审批。2.对于超预算的采购申请，需求部门应按照规定的程序进行预算调整申请，经批准后，采购申请按照上述流程进行审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式组织采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应按照相关法律法规和公司规定，发布招标公告、投标邀请书等文件，组织开标、评标、定标等工作。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购部门应按照规定的程序组织谈判、协商、询价等活动，确定成交供应商。4.采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。（四）采购验收1.采购项目到货前，采购部门应通知需求部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。2.采购项目到货后，需求部门、质量检验部门等相关人员按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能等方面。3.验收合格的，由验收人员签字确认，并填写验收报告。验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新提供货物。如供应商不能满足要求，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经部门负责人审核签字后，报财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，报公司管理层审批。3.公司管理层批准后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，向供应商支付采购款项。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。2.根据采购项目的需求和特点，从供应商信息库中选择潜在供应商，并进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。3.对于重要采购项目，采购部门应组织对潜在供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理体系、技术研发能力等方面的情况。4.根据资格审查和实地考察结果，选择合格供应商，建立合格供应商名录。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量和定性相结合的方法对供应商进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，对合格供应商进行动态管理。对于评价结果为优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于评价结果为不合格的供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商合作与沟通1.采购部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调。定期与供应商召开会议，交流采购需求、产品质量、交货期等方面的情况，共同解决合作过程中出现的问题。2.采购部门应及时向供应商反馈采购项目的需求变化、质量要求等信息，要求供应商按照要求提供产品和服务。3.供应商应及时向采购部门反馈产品生产进度、交货期等信息，确保采购项目按时、按质、按量完成。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应识别采购过程中可能存在的风险，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划；对于质量风险，加强对采购产品的质量检验和验收，建立质量追溯机制；对于供应商风险，加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务；对于合同风险，加强合同审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰，严格按照合同约定执行；对于法律风险，加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规。2.建立风险预警机制，及时发现和预警采购过程中的风险。当风险发生时，能够迅速采取有效的应对措施，降低风险损失。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合