密级公文管理办法

密级公文管理办法一、总则（一）目的为加强公司密级公文管理，确保公司机密信息的安全与有效传递，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及密级公文的起草、传递、审批、存储、使用、销毁等环节。（三）基本原则1.严格保密原则：密级公文必须严格按照规定的保密要求进行管理，防止信息泄露。2.准确规范原则：公文的起草、格式、审批等应符合国家法律法规和公司相关规定，确保准确规范。3.及时高效原则：密级公文的处理应及时、高效，避免延误影响工作。（四）密级划分1.绝密：涉及公司核心商业秘密、重大战略决策等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的公文。2.机密：涉及公司重要业务信息、关键技术资料等，泄露后可能对公司产生较大损害的公文。3.秘密：涉及公司一般性业务秘密、内部管理信息等，泄露后可能对公司造成一定影响的公文。二、公文起草（一）起草要求1.起草密级公文应确保内容准确、完整、清晰，逻辑严谨，避免出现模糊、歧义或容易引起误解的表述。2.涉及重要事项、敏感信息的公文，起草人应进行充分的调研和论证，确保公文内容的科学性和可行性。3.密级公文的语言应简洁明了，避免冗长、繁琐的表述，同时要符合公文的格式规范。（二）密级标注1.起草人应在公文首页左上角明确标注公文的密级和保密期限，如“绝密★[X]年”“机密★[X]年”“秘密★[X]年”。2.保密期限的确定应根据公文内容的重要性和敏感程度合理设定，一般绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。（三）审核与修改1.密级公文起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括公文内容的准确性、合规性、格式规范性以及密级标注的合理性等。2.部门负责人应认真审核公文，提出修改意见并反馈给起草人。起草人应根据审核意见及时进行修改完善，确保公文质量。三、公文传递（一）传递方式1.专人传递：对于绝密级公文，应指定专人负责传递，传递过程中要确保公文始终处于传递人员的有效控制之下，不得交由他人代转或通过普通邮寄、快递等方式传递。2.机要渠道：机密级和秘密级公文可通过公司内部机要渠道传递，如机要文件交换站、机要通信等。传递过程中要严格按照机要渠道的规定进行操作，确保公文安全。3.电子传输：在确保安全保密的前提下，部分密级公文可通过公司内部加密网络进行电子传输。电子传输应采用加密技术，确保公文在传输过程中不被窃取或篡改。（二）传递流程1.公文传递人员应填写《密级公文传递登记表》，详细记录公文的名称、密级、份数、传递时间、传递人员等信息。2.传递人员在接收公文时，应认真核对公文的名称、密级、份数等信息，确保与《密级公文传递登记表》一致。如发现问题，应及时与发文部门联系核实。3.传递过程中，传递人员要采取必要的安全防护措施，如将公文装入专用文件袋、加封密封条等，防止公文丢失或泄露。四、公文审批（一）审批权限1.绝密级公文须经公司高层领导审批，审批人应认真审核公文内容，确保公文符合公司利益和保密要求。2.机密级公文由部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.秘密级公文由部门负责人审批。（二）审批程序1.公文起草人将拟好的公文连同《密级公文审批表》一并提交审批人。2.审批人应在《密级公文审批表》上签署审批意见，如同意、不同意或提出修改意见等。对于不同意的公文，审批人应说明理由，起草人应根据审批意见进行修改后重新提交审批。3.经审批同意的公文，审批人应在公文上加盖个人印章或签字确认。五、公文存储（一）存储场所1.公司应设立专门的密级公文存储场所，如机要档案室、保密柜等，存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.存储场所应划分不同的区域，分别存放绝密级、机密级和秘密级公文，确保不同密级的公文分开存放，避免相互混淆。（二）存储方式1.纸质密级公文应分类整理，按照年度、保管期限等顺序进行排列，装入专用文件盒或档案袋，并在文件盒或档案袋上标注公文的名称、密级、年度、保管期限等信息。2.电子密级公文应存储在公司内部加密服务器或存储介质上，并进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）存储期限密级公文的存储期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般绝密级公文长期保存，机密级公文保存[X]年，秘密级公文保存[X]年。保存期满后，应按照规定进行销毁处理。六、公文使用（一）使用范围1.密级公文的使用应严格限定在规定的范围内，未经批准，不得擅自扩大使用范围。2.涉及公司核心机密的公文，只能由经过授权的人员使用，其他人员如需查阅或使用，必须经过严格的审批程序。（二）使用登记1.使用密级公文的人员应填写《密级公文使用登记表》，详细记录公文的名称、密级、使用时间、使用人员等信息。2.使用人员应在规定的时间内归还公文，并在《密级公文使用登记表》上注明归还时间。如发现公文丢失或损坏，应及时报告并采取相应的补救措施。（三）使用要求1.使用人员应妥善保管密级公文，不得擅自转借、复印、摘录、传播公文内容。如需复印或摘录公文内容，必须经过审批同意，并按照规定进行登记和管理。2.在使用密级公文过程中，如发现公文内容存在疑问或错误，应及时与发文部门联系核实，不得擅自修改或处理。七、公文销毁（一）销毁范围1.密级公文保存期满后，应按照规定进行销毁处理。2.因工作需要不再使用或已失去保存价值的密级公文，也应及时进行销毁。（二）销毁方式1.纸质公文：一般采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应在公司指定的场所进行，并由专人负责监督，确保公文彻底销毁，无法恢复。2.电子公文：应采用专业的数据删除软件对存储介质上的公文数据进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理，确保数据无法恢复。（三）销毁程序1.公文保管部门应定期对保存期满或不再使用的密级公文进行清理，编制《密级公文销毁清单》，详细记录公文的名称、密级、数量、销毁时间等信息。2.《密级公文销毁清单》经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.经审批同意后，公文保管部门应按照规定的销毁方式对密级公文进行销毁，并在《密级公文销毁清单》上注明销毁情况，由销毁人员和监督人员签字确认。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密管理部门，负责对密级公文管理工作进行监督检查。保密管理部门应定期或不定期对各部门的密级公文管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.各部门应指定专人负责本部门密级公文的管理工作，并接受公司保密管理部门的监督检查。（二）检查内容1.密级公文的起草、传递、审批、存储、使用、销毁等环节是否符合本办法的规定。2.密级公文的保密措施是否落实到位，如存储场所的安全设施是否完好、传递过程是否安全等。3.密级公文管理人员是否具备相应的保密意识和业务能力。（三）问题处理1.对于在监督检查中发现的问题，保密管理部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照《整改通知书》的要求，认真分析问题