密件收发管理办法

密件收发管理办法一、总则（一）目的为加强公司密件收发管理，确保公司秘密信息的安全与流转，防止密件丢失、泄露，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及的密件收发活动。（三）基本原则1.严格保密原则：密件收发过程中，必须严格遵守保密规定，确保密件内容不被泄露。2.准确及时原则：密件收发应准确无误，并及时处理，避免延误。3.规范操作原则：所有密件收发活动均应按照规定的程序和要求进行操作。二、密件定义与分类（一）密件定义本办法所称密件，是指公司在经营管理活动中产生的，涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等，依照国家法律法规和公司规定需要保密的文件、资料、图表、数据、磁盘、光盘等载体。（二）密件分类1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大技术突破、关键财务数据等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的密件。2.机密级：涉及公司重要商业信息、技术诀窍、财务策略等，泄露后会对公司产生较大影响的密件。3.秘密级：涉及公司一般商业秘密、业务信息等，泄露可能对公司造成一定损失的密件。三、密件收发流程（一）收文1.签收登记公司收发部门收到密件后，应立即进行签收，并详细登记密件的名称、文号、来源、份数、日期等信息。对密件的外包装进行检查，如发现有破损、变形等情况，应及时与发文单位联系核实。2.编号处理对收文进行编号，以便于管理和查询。编号规则应保持一致性和连贯性。在密件首页加盖“收文”章，并注明收文日期、编号。3.分发传阅根据密件内容和领导批示，及时将密件分发给相关部门或人员。分发时应填写《密件传阅单》，注明传阅范围、传阅时间等。密件传阅应严格按照规定的范围进行，不得擅自扩大传阅范围。传阅人员应在《密件传阅单》上签字确认，注明传阅日期。4.办理反馈相关部门或人员收到密件后，应按照要求及时办理，并在规定时间内将办理结果反馈给收发部门。办理结果应书面报告，报告内容应准确、完整，涉及密件内容的部分应注意保密。5.归档保存密件办理完毕后，收发部门应及时将密件及相关办理材料进行归档保存。归档应按照公司档案管理规定进行分类整理，确保密件的完整性和可查性。（二）发文1.拟稿审核各部门拟制密件时，应按照公司公文格式和要求进行起草。拟稿人应对密件内容的真实性、准确性、完整性负责。拟稿完成后，应经部门负责人审核签字，重要密件还需经分管领导审核把关。审核内容包括密件的必要性、准确性、保密性等。2.编号登记经审核通过的密件，由收发部门进行编号登记。编号应按照公司发文编号规则进行编制，确保唯一性。在密件首页加盖“发文”章，并注明发文日期、编号、密级等信息。3.印制封装根据密件的数量和要求，安排专人进行印制。印制过程中应严格控制质量，确保密件内容清晰、准确。印制完成后，对密件进行封装。封装应使用符合保密要求的信封、文件袋等，并在封口处加盖密封章。4.分发传递按照密件的发送对象和要求，及时将密件分发给相关单位或人员。分发时应填写《密件发送清单》，注明发送单位、份数、日期等信息。密件传递应选择安全可靠的方式，如专人送达、机要通信等。严禁通过普通邮寄、电子邮件等方式传递密件。5.发文备案收发部门应将发文情况进行备案，包括发文日期、文号、标题、密级、发送对象等信息。备案应定期整理归档，以便于查询和统计。四、密件保管与存储（一）保管责任1.各部门负责人：对本部门收到和产生的密件保管工作负总责，确保密件存放安全。2.密件管理人员：具体负责密件的日常保管、整理、借阅等工作，严格遵守保密规定。（二）保管场所1.应设立专门的密件保管室，保管室应具备防盗、防火、防潮、防虫等安全设施。2.保管室内应配备必要的文件柜、保险柜等存储设备，对密件进行分类存放。（三）存储方式1.密件应按照密级分类存储，不同密级的密件应分开存放，并有明显的标识。2.存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和安全性。对存储有密件的磁盘、光盘等，应进行加密处理，并妥善保管。五、密件借阅与使用（一）借阅审批1.因工作需要借阅密件的，应填写《密件借阅申请表》，注明借阅密件的名称、文号、密级、借阅理由、借阅时间等信息。2.《密件借阅申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。绝密级密件的借阅，需经公司主要领导批准。3.借阅人凭审批通过的《密件借阅申请表》到收发部门办理借阅手续。收发部门应对借阅人进行登记，并收回相应的密件。（二）借阅期限1.密件借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人应在规定期限内归还密件，不得擅自转借他人或延长借阅时间。（三）使用要求1.借阅人应妥善保管密件，不得擅自复印、摘抄、拍照、扫描密件内容。如需复印、摘抄等，应按照密件管理规定另行办理审批手续。2.在密件使用过程中，应严格遵守保密规定，不得在非保密场所谈论密件内容。使用完毕后，应及时将密件归还收发部门。六、密件清退与销毁（一）清退1.密件使用完毕后，借阅人应及时将密件归还收发部门。收发部门应对归还的密件进行核对，确保密件完整无损。2.对于因工作变动、岗位调整等原因不再需要使用密件的人员，所在部门应及时收回其手中的密件，并交收发部门统一处理。（二）销毁1.对于已失去保存价值的密件，由收发部门定期进行清理，提出销毁意见。2.销毁密件应填写《密件销毁申请表》，注明销毁密件的名称、文号、密级、数量、销毁理由等信息。3.《密件销毁申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。绝密级密件的销毁，需经公司主要领导批准。4.销毁密件应选择安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等。销毁过程中应有专人负责监督，确保密件内容彻底销毁，无法恢复。5.销毁完成后，应在《密件销毁申请表》上注明销毁日期、方式等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查考。七、保密监督与检查（一）监督机构公司设立保密工作领导小组，负责对公司密件收发管理工作进行监督检查。保密工作领导小组办公室设在公司综合管理部门，具体负责日常监督检查工作的组织实施。（二）检查内容1.密件收发流程的执行情况，包括签收登记、编号处理、分发传阅、办理反馈、归档保存等环节。2.密件保管与存储情况，包括保管场所的安全设施、存储方式、密级标识等。3.密件借阅与使用情况，包括借阅审批、借阅期限、使用要求等。4.密件清退与销毁情况，包括清退及时性、销毁审批、销毁方式等。（三）检查方式1.定期检查：保密工作领导小组办公室定期对公司各部门密件收发管理工作进行全面检查，检查周期为[X]个月。2.不定期抽查：保密工作领导小组办公室不定期对部分部门的密件收发管理工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对密件收发管理工作中的重点环节、重要事项或出现的问题，开展专项检查，确保密件管理工作规范有序。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，保密工作领导小组办公室应及时下达《整改通知书》，责令相关部门限期整改。2.相关部门应针对存在的问题，制定具体的整改措施，明确整改责任人，按时完成整改