带量采购管理办法

带量采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司带量采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有带量采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：在保证采购质量的前提下，追求成本效益最大化。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保公正选择。4.集中采购原则：对于具备集中采购条件的项目，实行集中采购，提高采购规模效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议和决策重大采购事项，包括采购策略、供应商选择、采购合同签订等。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购活动的组织实施。其职责包括：1.制定采购计划，明确采购需求、采购时间、采购预算等。2.开展供应商调研、筛选和评估，建立供应商库。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购文件的编制、整理和归档。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。2.质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和监督，确保符合质量要求。3.财务部门：负责审核采购预算、支付货款等工作，对采购成本进行核算和控制。三、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求部门应定期对本部门的物资和服务需求进行预测，结合公司发展战略、生产经营计划等因素，提出年度、季度和月度采购需求预测报告。2.采购部门应会同需求部门、财务部门等对采购需求预测报告进行审核和分析，确保需求预测的准确性和合理性。（二）采购计划编制1.采购部门根据采购需求预测报告，结合库存情况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并经相关部门审核和批准后执行。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇市场变化、生产经营调整等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请。2.采购部门应会同相关部门对调整申请进行审核和评估，根据实际情况调整采购计划，并报采购决策委员会批准。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应制定供应商准入标准，明确供应商的资质要求、生产能力、质量保证能力、价格水平、售后服务等方面的条件。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，采购部门会同质量部门、技术部门等对供应商进行实地考察和评估，符合准入标准的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评价和考核，建立供应商评价档案。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商动态管理1.采购部门应及时收集供应商的信息变化情况，如生产经营状况、产品质量情况、价格调整情况等，对供应商库进行动态更新。2.对于因市场变化、供应商自身原因等导致无法满足公司采购需求的供应商，采购部门应及时调整采购策略，寻找新的合格供应商。五、采购方式选择（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采购部门应按照国家法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等工作。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式进行采购。2.采购部门应根据采购项目的特点和要求，选择若干家符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标和定标等工作。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。2.采购部门应成立谈判小组，与符合条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）询价1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.采购部门应向多家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）单一来源采购1.对于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式进行采购。2.采购部门应与单一供应商进行协商，确定成交价格和采购合同条款。六、采购实施（一）采购文件编制1.根据采购方式的不同，采购部门应编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货期、价格条款、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公开采购信息。2.对于竞争性谈判、询价和单一来源采购项目，采购部门应向符合条件的供应商发出采购文件，邀请其参与采购活动。（三）采购评审1.采购部门应按照采购文件规定的评审方法和标准，组织相关部门和人员对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。2.评审过程应客观、公正、透明，记录评审过程和结果，形成评审报告。（四）采购合同签订1.根据评审结果，采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、采购数量、采购价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，确保合同的合法性和有效性。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同签订前，采购部门应会同法律部门等对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。2.采购合同应由双方法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。2.需求部门应按照合同约定及时验收采购物资和服务，对于验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购部门应及时调整采购计划和相关财务处理。（四）合同纠纷处理1.如发生采购合同纠纷，采购部门应及时会同法律部门等进行调查和分析，采取协商、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。2.在合同纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据材料，维护公司合法权益。八、采购验收管理（一）验收标准制定1.质量部门应会同需求部门等根据采购合同和相关标准，制定采购物资和服务的验收标准。2.验收标准应明确验收项目、验收方法、验收流程、验收合格标准等内容。（二）验收组织实施1.需求部门应按照验收标准组织相关人员对采购物资和服务进行验收。2.验收过程中，应严格按照验收标准进行检验和测试，如实记录验收结果。（三）验收结果处理1.对于验收合格的采购物资和服务，需求部门应出具验收报告，并办理入库或使用手续。2.对于验收不合格的采购物资和服务，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如协商不成，应按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门应在采购合同约定的付款期限前，根据合同执行情况和验收结果，填写付款申请单。2.付款申请单应明确采购项目、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附采购合同、验收报告等相关证明材料。（二）付款审核1.财务部门应按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请单进行审核。2.审核内容包括采购项目的真实性、采购金额的准确性、付款条件的合规性等。（三）付款审批1.付款申请经财务部门审核通过后，应按照公司审批流程报相关领导审批。2.审批通过后，财务部门应及时办理付款手续，支付货款。十、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购合同的执行