公务印刷管理办法

公务印刷管理办法一、总则（一）目的为加强公司公务印刷管理，规范印刷行为，提高印刷质量，节约印刷成本，确保公司各类文件、资料、表格等印刷工作的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及所属单位涉及的公务印刷活动，包括但不限于文件、报告、宣传资料、会议资料、办公用品等的印刷。（三）基本原则1.合法性原则：公务印刷活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保印刷品内容合法合规。2.质量第一原则：以保证印刷品质量为首要目标，从纸张选择、印刷工艺到后期装订等环节，都要严格把控，确保印刷品清晰、完整、美观。3.成本控制原则：在保证印刷质量的前提下，合理选择印刷供应商，优化印刷流程，降低印刷成本，提高资金使用效益。4.规范管理原则：建立健全公务印刷管理制度，明确各部门职责，规范印刷流程，加强对印刷全过程的监督管理。二、印刷需求申请与审批（一）需求提出各部门因工作需要进行公务印刷时，应填写《公务印刷申请表》，详细注明印刷品的名称、规格、数量、用途、印刷要求等信息，并由部门负责人签字确认。（二）审批流程1.一般性印刷申请：《公务印刷申请表》经部门负责人签字后，提交至行政部门审核。行政部门根据印刷品的性质、数量、预算等情况进行审核，审核通过后报分管领导审批。2.重要或大额印刷申请：对于涉及公司重要文件、大型宣传活动资料等印刷申请，除按上述流程审核审批外，还需报总经理审批。（三）预算控制1.行政部门应根据公司年度预算安排，对各部门的公务印刷申请进行预算审核。对于超出预算的印刷申请，需经相关领导批准后方可实施。2.各部门应严格控制印刷费用支出，避免不必要的浪费。如因特殊情况需要增加预算，应提前向行政部门提出申请，并说明原因和预算调整方案。三、印刷供应商选择与管理（一）供应商筛选1.行政部门负责建立公务印刷供应商库，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从众多印刷企业中筛选出具有良好信誉、专业能力强、价格合理的供应商纳入供应商库。2.对申请进入供应商库的印刷企业，应要求其提供营业执照、印刷经营许可证、税务登记证等相关资质证明文件，并实地考察其生产设备、技术水平、质量管理体系等情况。（二）供应商评估与考核1.行政部门定期对供应商库中的印刷企业进行评估与考核，评估内容包括印刷质量、交货期、价格、服务态度等方面。2.根据评估与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加业务量、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、整改，如仍不符合要求，可将其从供应商库中剔除。（三）合作协议签订1.确定印刷供应商后，行政部门应与其签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括印刷品的质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.合作协议应一式两份，双方各执一份，作为双方合作的依据。在合作过程中，如遇协议条款变更或补充，应及时签订书面协议。四、印刷流程管理（一）排版设计1.各部门应根据印刷需求，提前准备好印刷品的电子文档或纸质稿件，并确保内容准确无误。如需行政部门协助排版设计，应提前与行政部门沟通，明确排版要求和时间节点。2.行政部门负责对排版设计进行审核，确保排版格式符合公司规范要求，内容清晰、美观、易读。审核通过后，方可进行印刷。（二）印刷前准备1.行政部门根据印刷申请，选择合适的印刷供应商，并向其提供排版设计文件、印刷要求等资料。2.印刷供应商在接到印刷任务后，应根据客户要求进行印刷前准备工作，包括纸张选型、油墨调配、印刷设备调试等，确保印刷质量达到要求。（三）印刷过程监控1.行政部门应安排专人对印刷过程进行监控，确保印刷供应商严格按照印刷要求进行印刷，及时发现并解决印刷过程中出现的问题。2.印刷供应商应定期向行政部门反馈印刷进度情况，如遇特殊情况可能影响交货期，应提前通知行政部门，并说明原因和解决方案。（四）印刷品验收1.印刷品完成后，印刷供应商应及时通知行政部门进行验收。行政部门组织相关人员按照印刷要求和质量标准对印刷品进行验收，包括印刷质量、数量、规格、装订等方面。2.如发现印刷品存在质量问题或不符合印刷要求，行政部门应及时通知印刷供应商进行整改，直至验收合格为止。整改费用由印刷供应商承担。（五）交付与存档1.验收合格的印刷品，印刷供应商应按照行政部门要求及时交付，并办理交付手续。2.行政部门负责对印刷品进行分类存档，建立印刷品档案，记录印刷品的名称、规格、数量、印刷时间、供应商等信息，以便日后查阅和管理。五、印刷费用结算与支付（一）费用结算1.印刷完成并验收合格后，印刷供应商应及时向行政部门提交《印刷费用结算清单》，详细注明印刷品的名称、规格、数量、单价、总价等信息。2.行政部门对《印刷费用结算清单》进行审核，审核无误后，按照合作协议约定的付款方式进行结算。（二）支付流程1.行政部门根据审核后的《印刷费用结算清单》填写《付款申请单》，附上相关发票、合同等资料，按照公司财务审批流程进行审批。2.财务部门审核通过后，按照公司资金支付规定进行付款。付款完成后，财务部门应及时进行账务处理，确保账目清晰。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对公务印刷管理情况进行审计监督，检查印刷申请、审批、供应商选择、印刷流程、费用结算等环节是否符合规定要求，发现问题及时提出整改意见。2.行政部门应加强对公务印刷工作的日常监督管理，定期对印刷品质量、交货期、费用支出等情况进行检查，及时发现并解决存在的问题。（二）外部监督1.接受上级主管部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合提供有关资料和情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告相关部门。七、违规处理（一）对违规部门的处理1.对于违反本办法规定，未经审批擅自进行公务印刷或超预算印刷的部门，责令其限期整改，并视情节轻重给予通报批评。2.因违规印刷给公司造成经济损失的，由相关部门或责任人承担相应的赔偿责任。（二）对违规供应商的处理1.对于违反合作协议约定，提供质量不合格印刷品、未按时交货、擅自提高价格等违规行为的供应商，责令其限期整改，并视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作直至终止合作等处理措施。2.如因供应商违规行为给公司造成经济损失或其他不良影响的，供应商应承担相应的法律责任和赔偿责任。（三）对违规个人的处理1.对于在公务印刷管理工作中存在违规行为的个人，视情节