协议采购管理办法

协议采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织的协议采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有通过协议采购方式进行的物资、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：协议采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、协议采购的定义与范围（一）定义协议采购是指公司/组织与供应商就一定时期内的采购项目达成框架协议，明确采购的物资、服务的规格、价格、交货期等条款，在协议有效期内，根据实际需求按照协议约定进行采购的一种采购方式。（二）范围1.物资类：包括但不限于办公用品、办公设备、生产原材料、零部件等。2.服务类：如运输服务、物业服务、信息技术服务、咨询服务等。三、协议采购的组织与职责（一）采购决策机构成立协议采购领导小组，负责审议和决策协议采购的重大事项，包括采购范围、采购方式、供应商选择等。领导小组由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门负责协议采购的具体实施工作，包括市场调研、供应商筛选、协议谈判、签订协议、订单下达、交货跟踪、验收付款等环节。采购执行部门应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责分工。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商评价等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、付款申请等，监督采购资金的使用。3.质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和验收，确保符合相关标准和要求。四、协议采购的流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期等信息。2.采购申请表经部门负责人审核后提交至采购执行部门。（二）采购计划制定采购执行部门根据采购申请表，结合公司/组织的库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购的时间安排、采购方式、供应商选择范围等。（三）供应商筛选与选择1.采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购需求和供应商数据库，筛选出符合条件的供应商，并向其发出询价函或邀请报价。3.对供应商的报价、资质、业绩、信誉等进行综合评价，选择合适的供应商作为协议采购的候选对象。4.必要时，采购执行部门可组织对候选供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平等。（四）协议谈判与签订1.采购执行部门与选定的供应商进行协议谈判，就采购物资或服务的规格、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。2.根据谈判结果，起草协议文本，经双方审核确认后签订协议。协议应明确双方的权利和义务，以及违约责任等条款。（五）订单下达1.需求部门根据实际需求，填写订单，注明采购物资或服务的具体信息、交货地点、交货时间等。2.订单经采购执行部门审核后下达给供应商。（六）交货跟踪与验收1.采购执行部门负责跟踪供应商的交货情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。2.物资到货后，质量部门应按照相关标准和要求进行检验和验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或退换货。（七）付款1.采购执行部门根据验收报告和协议约定，填写付款申请，附上相关发票、合同等凭证。2.付款申请经财务部门审核后，按照公司/组织的财务制度进行付款。五、协议采购的供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质要求、生产经营状况、质量管理水平、信誉等方面。2.供应商申请准入时，应提交相关资料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等。3.采购执行部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商，符合准入标准的，纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。2.评价和考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评价为优秀的供应商，可给予一定的奖励；对评价为不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予优先合作、价格优惠、增加订单量等奖励。2.同时，明确供应商的违约责任，对违反协议约定的供应商，采取扣除保证金、暂停合作、终止协议等约束措施。六、协议采购的价格管理（一）价格确定1.协议采购的价格应通过市场调研、询价、招标等方式确定，确保价格合理、公平。2.在协议谈判过程中，应与供应商充分协商，争取优惠的价格条款。（二）价格调整1.协议有效期内，如遇市场价格波动较大或其他因素影响，可根据实际情况对协议价格进行调整。2.价格调整应遵循公平、公正、合理的原则，由采购执行部门与供应商协商一致后签订价格调整协议。（三）价格监督1.财务部门应定期对协议采购的价格进行审核，确保价格符合公司/组织的采购预算和成本控制要求。2.采购执行部门应建立价格信息收集和分析机制，及时掌握市场价格动态，为价格调整提供依据。七、协议采购的风险管理（一）风险识别1.对协议采购过程中可能存在的风险进行识别，包括供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险等。2.分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.采用科学的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和可能性。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.针对供应商违约风险，加强对供应商的管理和监督，签订详细的协议条款，明确违约责任。2.对于质量风险，加强质量检验和验收工作，要求供应商提供质量保证措施。3.价格风险方面，通过市场调研、价格谈判等方式降低价格波动风险，必要时签订价格调整协议。4.交货期风险可通过与供应商保持密切沟通、建立预警机制等方式加以应对。八、协议采购的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对协议采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购行为是否规范、采购结果是否符合要求等。2.采购执行部门应定期向采购决策机构汇报协议采购工作进展情况，接受监督和指导。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门、行业协会等