共享密码管理办法

共享密码管理办法一、总则（一）目的为了规范公司/组织内共享密码的管理，确保信息安全，防止因密码共享导致的信息泄露、系统受损等风险，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有涉及共享密码的业务活动、系统操作及人员。包括但不限于员工之间因工作协作需要共享的办公软件密码、业务系统登录密码、数据库访问密码等。（三）基本原则1.最小化共享原则：严格控制共享密码的范围和使用场景，仅在必要的情况下进行共享，且共享数量应减至最少。2.授权明确原则：共享密码必须经过明确的授权流程，确保共享行为符合规定且具有正当性。3.安全审计原则：对共享密码的使用进行定期审计，以便及时发现和处理潜在的安全问题。4.保密性原则：共享密码的相关信息应严格保密，防止密码被非法获取或滥用。二、共享密码的定义与分类（一）定义共享密码是指由公司/组织内特定人员出于工作需要，将其个人所拥有的用于访问特定系统、资源或执行特定操作的密码，提供给其他人员共同使用的情况。（二）分类1.办公软件共享密码：如共享的企业邮箱密码、在线文档协作平台密码等，用于团队成员共同处理办公文档、收发邮件等工作。2.业务系统共享密码：涉及公司/组织核心业务流程的系统登录密码，如客户关系管理系统（CRM）、企业资源规划系统（ERP）等，供相关业务人员在特定业务场景下协同操作使用。3.数据库共享密码：用于访问公司/组织数据库的密码，以便数据分析人员、开发人员等获取必要的数据进行工作，但需严格控制权限和使用范围。三、共享密码的申请与审批（一）申请流程1.申请人填写申请表：申请人需详细填写《共享密码申请表》，内容包括共享密码的用途、涉及的系统或资源名称、预计共享期限、共享人员名单及联系方式等。2.提交申请：将填好的申请表提交至所在部门负责人进行初步审核。（二）审批流程1.部门负责人审核：部门负责人应根据工作实际需求，对申请的必要性、共享范围及期限等进行审核。如认为申请合理，签署审核意见后提交至信息安全管理部门。2.信息安全管理部门审批：信息安全管理部门从信息安全角度出发，对共享密码可能带来的风险进行评估。若风险可控，批准申请，并将审批结果反馈给申请人及相关部门。对于涉及重要系统或高敏感信息的共享密码申请，信息安全管理部门可能会要求进一步提供安全措施方案，如加密传输、定期更换密码等，经审核通过后方可批准。（三）特殊情况处理对于紧急情况下需要立即共享密码的情况，申请人可通过电话或其他即时通讯工具向部门负责人说明情况，经口头同意后先进行共享操作，但需在事后[X]个工作日内补办完整的申请审批手续。四、共享密码的使用规范（一）专人专用原则共享密码应指定专人负责使用和管理，避免多人混用导致密码泄露风险增加。使用人员应妥善保管密码，不得随意告知他人。（二）使用记录与审计1.使用记录：共享密码的使用人员应详细记录每次使用的时间、操作内容等信息，以便后续审计和追溯。记录可采用电子表格或专门的日志系统进行保存。2.定期审计：信息安全管理部门定期对共享密码的使用记录进行审计，检查是否存在异常操作或违规使用情况。审计周期为每[X]月一次，对于高风险的共享密码，审计频率可适当增加。（三）密码更换1.根据业务需求和安全要求，定期更换共享密码。更换周期一般为每[X]月一次，但对于涉及重要业务或高风险场景的共享密码，更换周期应缩短至每[X]周一次。2.密码更换时，应提前通知所有共享人员，并确保新密码的妥善传递和正确使用。（四）禁止行为1.严禁将共享密码用于申请审批范围以外的其他用途。2.不得在不安全的网络环境下使用共享密码，如公共无线网络等，以防密码被窃取。3.禁止私自修改共享密码的相关配置或权限，确保密码使用的合规性和安全性。五、共享密码的安全保护措施（一）加密传输对于通过网络传输共享密码相关信息的情况，应采用加密技术进行保护，如使用SSL/TLS协议对数据进行加密，防止密码在传输过程中被窃取。（二）存储安全1.共享密码如需存储在系统中，应进行加密存储，采用强加密算法对密码进行加密处理，确保即使数据存储设备被盗取，密码也不会被轻易破解。2.存储共享密码的服务器应具备完善的访问控制机制，严格限制只有经过授权的人员才能访问存储密码的数据库或文件。（三）安全培训1.对涉及共享密码使用的人员进行定期的信息安全培训，提高其安全意识和操作技能，使其了解共享密码管理的重要性及相关安全风险。2.培训内容包括密码安全知识、共享密码使用规范、应急处理流程等，确保使用人员能够正确、安全地使用共享密码。（四）应急响应1.制定共享密码安全事件应急预案，明确在密码泄露、被盗用等安全事件发生时的应急处理流程。2.一旦发生安全事件，应立即采取措施，如更改共享密码、通知相关人员、进行调查和损失评估等，并及时向上级领导和信息安全管理部门报告。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的监督小组，定期对共享密码的管理情况进行检查，包括申请审批流程的执行情况、使用规范的遵守情况、安全保护措施的落实情况等。2.监督小组可通过查阅文档记录、访谈相关人员、技术检测等方式进行检查，并形成检查报告，对发现的问题及时提出整改意见。（二）违规处理1.对于违反本管理办法的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、暂停或取消共享密码使用权限、解除劳动合同等。2.对于因共享密码管理不善导致公司/组织信息泄露、遭受经济损失或其他严重后果的，将依法追究相关人员的法律责任。七、附则（一）