安保公司办公用品领用规章

安保公司办公用品领用规章

一、总则1.目的为加强本安保公司办公用品管理，规范办公用品的采购、发放、使用及回收等流程，降低公司运营成本，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.依据依据公司的经营理念、管理模式及实际运营需求，结合行业特点制定本制度。本公司秉持“安全至上、服务为本、高效协作、创新发展”的经营理念，在办公用品管理中也需体现高效、节约、协作等精神，以更好地服务客户，提升公司社会效益。3.原则-统一管理原则：办公用品的采购、调配等工作由公司行政部门统一负责，确保管理的规范性和一致性。-按需发放原则：根据员工实际工作需要，合理发放办公用品，避免浪费。-成本控制原则：在保证办公用品质量的前提下，通过合理采购、优化使用等方式，降低办公用品成本。-环保节约原则：倡导员工节约使用办公用品，推行环保理念，对于可回收利用的办公用品进行回收处理。二、适用范围本制度适用于安保公司全体员工。公司客户如有涉及办公用品相关事项，如提供特定办公设备供安保人员在客户场所使用等，可参照本制度部分条款执行。三、组织架构与职责分工1.行政部门-负责制定办公用品采购计划，根据公司各部门需求及库存情况，定期编制采购清单。-筛选、评估和选择办公用品供应商，建立良好的合作关系，确保所采购的办公用品质量可靠、价格合理。-组织办公用品的采购工作，严格按照采购流程进行操作，确保采购过程的合法性和规范性。-负责办公用品的验收、入库、保管和发放工作，建立完善的库存管理台账，定期对库存进行盘点，保证账实相符。-制定和完善办公用品管理制度，监督各部门对制度的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。-收集员工对办公用品的使用反馈，及时调整采购计划和种类，以满足员工实际工作需求。2.财务部门-负责审核办公用品采购预算，确保采购费用在公司预算范围内。-对办公用品采购的资金进行管理和监督，审核采购发票等相关凭证，确保费用支出的合理性和合规性。-协助行政部门进行库存盘点，提供财务数据支持，对办公用品成本进行核算和分析，为公司成本控制提供建议。3.各使用部门-定期向行政部门提交办公用品需求计划，明确所需办公用品的种类、数量等信息。-负责本部门办公用品的领取、使用和保管工作，指定专人负责本部门办公用品的管理，确保办公用品的合理使用和妥善保管。-配合行政部门做好办公用品的盘点工作，及时反馈本部门办公用品的使用情况和问题。-教育和引导本部门员工遵守办公用品管理制度，养成节约使用办公用品的良好习惯。四、管理内容与流程1.办公用品分类-常用办公用品：如笔、笔记本、文件袋、文件夹、订书机、胶水、计算器等。-办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等。-办公耗材：如打印机墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、传真纸等。-其他办公用品：如办公桌椅、文件柜、绿植等。2.需求计划-各部门应在每月末向行政部门提交次月办公用品需求计划。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并由部门负责人签字确认。-对于临时性需求，各部门可填写临时办公用品申请表，经部门负责人审批后提交给行政部门。-行政部门对各部门提交的需求计划进行汇总和审核，结合库存情况，确定最终的采购需求。如发现不合理需求，行政部门应与相关部门沟通协商，进行调整。3.采购流程-行政部门根据审核后的采购需求，制定采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等内容。-采购人员通过多种渠道寻找合适的供应商，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估，选择至少两家供应商进行比较。-采购人员与选定的供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保公司利益得到保障。-采购人员按照合同约定的时间和方式，跟踪供应商的交货情况。如供应商未能按时交货或提供的货物不符合质量要求，采购人员应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施。4.验收与入库-办公用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致。-验收人员应仔细检查办公用品的外观、包装、功能等，如有质量问题或数量短缺，应及时与供应商联系，要求更换或补货。-验收合格的办公用品，由行政部门办理入库手续，登记库存台账。库存台账应记录办公用品的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息，确保库存信息的准确和完整。5.发放管理-员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审批后，到行政部门领取。-行政部门按照审批后的领用申请表进行发放，并在库存台账上记录领用日期、领用人、领用数量等信息。-对于贵重办公用品或限量使用的办公用品，行政部门应进行严格的发放管理，如实行以旧换新制度等，确保办公用品的合理使用。6.使用与保管-员工应妥善保管和合理使用所领用的办公用品，不得随意丢弃、浪费或挪作他用。-对于办公设备，员工应按照操作规程正确使用，定期进行维护保养，如发现故障应及时向行政部门报告，由专业人员进行维修。-各部门应指定专人负责本部门办公用品的保管工作，定期对办公用品进行清理和盘点，确保账实相符。7.回收与处理-对于可回收利用的办公用品，如纸张、墨盒、硒鼓等，员工应将其交回行政部门。行政部门应设立专门的回收区域，对回收的办公用品进行分类存放。-行政部门定期对回收的办公用品进行处理，可选择与专业的回收公司合作，将可回收的办公用品进行环保处理或再利用，以降低公司成本，体现公司的环保理念。-对于损坏无法使用的办公用品，行政部门应进行鉴定和登记，按照公司固定资产管理规定进行报废处理。五、权利与义务1.员工权利-员工有权根据工作需要，按照规定领用相应的办公用品，以保障工作的正常开展。-员工有权对公司办公用品的采购、发放、使用等管理工作提出建议和意见，公司应认真听取员工的反馈，不断改进办公用品管理工作。-员工在使用办公设备过程中，如发现设备故障或存在安全隐患，有权及时向行政部门报告，要求安排维修或更换，以确保自身工作安全和效率。2.员工义务-员工应遵守公司办公用品管理制度，如实填写需求计划和领用申请表，不得虚报、多领办公用品。-员工应爱护办公用品，节约使用，避免浪费。对于因个人原因造成办公用品损坏或丢失的，应照价赔偿。-员工离职时，应将所领用的尚未使用完的办公用品交回行政部门，办理相关交接手续。3.公司权利-公司有权根据经营状况、工作需求等因素，调整办公用品的采购标准和发放范围。-公司有权对员工办公用品的使用情况进行监督检查，对于违反制度的行为进行纠正和处理。-公司有权选择合适的办公用品供应商，签订采购合同，保障公司的合法权益。4.公司义务-公司应按照制度规定，及时采购和发放办公用品，确保员工工作的正常开展。-公司应为员工提供必要的办公用品使用培训和指导，帮助员工正确使用办公设备，提高工作效率。-公司应建立健全办公用品管理制度，不断优化管理流程，提高管理水平，为员工创造良好的工作条件。六、监督与考核机制1.监督机制-行政部门定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，检查内容包括办公用品的领用记录、库存情况、使用状况等。-财务部门对办公用品的采购费用进行监督，审核采购发票、合同等相关凭证，确保费用支出的合理性和合规性。-鼓励员工对违反办公用品管理制度的行为进行举报，对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励。2.考核机制-将办公用品管理纳入部门绩效考核体系，考核指标包括办公用品需求计划的准确性、办公用品的节约情况、库存管理的规范性等。-对于在办公用品管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，如颁发“节约之星”部门或个人荣誉证书，并给予一定的物质奖励。-对于违反办公用品管理制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、扣减绩效分数等。处罚措施旨在督促员工遵守制度，提高办公用品管理水平。七、附则1.制度解释权本制度由公司行政部门负责解释。如有未尽事宜，行政部门可根据公司实际情况进行补充和完善。2.制度修订本制度将根据公司发展、市场变化及实际执行情况适时进行修订。修订后的制度需经公司管理层审批后发布实施。3.制度生效本制度自发布之日起生效，公司全体员工应严格遵守。此前与本制度不一致的规定，以本制度为准。通过以上完善的办公用品管理制度，安保公司能够在“人、事、财、物、信息、风险、文化”等核心要素方面实现有效管理。在人员管理上，