渔业公司内部邮件发送规定

渔业公司内部邮件发送规定

一、总则本公司秉持“可持续捕捞，共筑海洋繁荣”的经营理念，致力于在保障海洋生态平衡的基础上，实现经济效益与社会效益的双丰收。内部邮件作为公司信息传递、沟通协作的重要工具，其规范使用对于提高工作效率、确保信息准确传达、维护公司良好文化氛围具有重要意义。为加强公司内部邮件管理，规范邮件发送行为，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于渔业公司全体员工。所有员工在使用公司内部邮件系统进行信息交流时，均需遵守本规定。三、组织架构与职责分工公司设立专门的信息技术部门负责邮件系统的日常维护与管理，确保邮件系统的稳定运行、数据安全以及功能的正常使用。信息技术部门职责如下：1.定期检查邮件服务器的运行状况，及时处理系统故障，保障邮件的正常收发。2.根据公司发展和员工需求，对邮件系统进行功能升级与优化。3.为员工提供邮件系统使用的培训与技术支持，解答员工在使用过程中遇到的问题。4.负责邮件系统的安全防护，防止外部网络攻击和恶意软件入侵，保护公司信息安全。各部门负责人需督促本部门员工遵守邮件发送规定，对涉及本部门的邮件内容进行审核与监管，确保邮件内容符合公司政策与业务要求。四、管理内容与流程1.邮件主题-邮件主题应简洁明了，准确概括邮件主要内容。避免使用模糊、冗长或容易引起歧义的主题。例如，“关于[项目名称]的进度汇报”“[会议名称]会议通知”等。-主题中应明确关键信息，如涉及重要事项或紧急事务，可在主题前添加“重要”“紧急”等标识，以引起收件人注意。2.邮件正文-邮件正文应条理清晰，内容完整。开头需礼貌问候收件人，结尾应使用恰当的结束语和署名。-正文内容应根据邮件目的进行组织，逻辑连贯。阐述问题时应客观准确，提供充分的背景信息和相关数据，以便收件人快速理解邮件意图。-避免在正文中使用过多的表情符号、夸张的字体或颜色，保持邮件的正式与专业。3.邮件附件-若邮件涉及重要文件、资料或数据，应作为附件发送。附件应进行合理命名，与邮件主题相关，便于收件人识别和查找。-在正文中应简要说明附件内容，提醒收件人查看附件。对于较大的附件，应提前告知收件人，以免造成收件人邮箱空间不足或下载困难。4.收件人、抄送人与密送人-收件人应是邮件内容的主要处理人或相关责任人，确保邮件能够及时到达需要关注和处理该事务的人员手中。-抄送人是需要知晓邮件内容但不直接参与处理的人员，如上级领导、相关部门同事等。抄送名单应控制在必要范围内，避免过多抄送造成信息干扰。-密送人用于在不希望其他收件人知晓的情况下将邮件发送给特定人员。密送功能应谨慎使用，仅在必要时用于保护敏感信息或特定沟通需求。5.邮件发送时间-尽量避免在非工作时间发送重要邮件，以免给收件人造成不必要的困扰。如遇紧急情况需要在非工作时间发送邮件，应提前通过电话或其他方式通知收件人。-对于常规工作邮件，建议在工作日的工作时间内发送，以确保邮件能够得到及时处理和回复。五、权利与义务1.员工权利-员工有权使用公司内部邮件系统进行与工作相关的信息沟通与交流，获取必要的工作信息和资源。-员工对邮件系统的使用有提出合理改进建议的权利，信息技术部门应认真对待员工的建议，并根据实际情况进行评估和改进。-员工在邮件使用过程中，若因系统故障或其他原因导致信息无法正常传递或遭受损失，有权向信息技术部门寻求帮助和支持，公司将根据实际情况进行处理。2.员工义务-员工有义务遵守本规定，规范使用邮件系统，确保邮件内容合法、合规、真实、准确。-员工应妥善保管个人邮箱账号和密码，不得将账号转借他人使用，如因账号泄露导致公司信息泄露或其他不良后果，将承担相应责任。-员工收到工作相关邮件后，应及时查看并根据邮件要求进行处理或回复。对于重要邮件，如未能及时处理或回复，应向上级说明原因。六、监督与考核机制1.监督机制-信息技术部门定期对邮件系统的使用情况进行检查和统计，包括邮件收发数量、附件大小、发送时间等信息，以监控邮件系统的运行状况和员工使用情况。-各部门负责人对本部门员工的邮件发送行为进行日常监督，发现问题及时纠正，并向公司管理层报告。-公司设立举报邮箱，鼓励员工对违反邮件发送规定的行为进行举报。对于举报信息，公司将进行严格保密和调查核实。2.考核机制-将员工邮件使用情况纳入绩效考核体系。对于严格遵守邮件发送规定，通过邮件有效促进工作沟通与协作的员工，在绩效考核中给予适当加分或奖励。-对于违反邮件发送规定的行为，根据情节轻重给予相应的扣分或处罚。例如，多次使用不规范主题、邮件内容混乱影响工作沟通的，将在绩效考核中扣除一定分数；因邮件内容不当造成公司声誉受损或其他严重后果的，将视情况给予警告、罚款、降职等处分。七、附则1.本规定自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由公司行政部门负责解释和修订。2.公司将根据实际情况和发展需求，适时对本规定进行