行政公司采购管理办法

行政公司采购管理办法一、总则（一）目的为加强本行政公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本行政公司及所属各部门的采购活动，包括办公用品、办公设备、固定资产、服务采购等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门采购职责，避免多头采购和重复采购。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.设立采购部作为公司采购管理的归口部门，负责公司采购工作的整体规划、组织、协调和监督。2.制定和完善采购管理制度、流程和标准，并组织实施。3.建立和维护供应商管理体系，负责供应商的开发、评估、选择、考核和管理。4.编制采购预算和采购计划，根据公司需求下达采购任务，并跟踪采购执行情况。5.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动，负责采购合同的签订、执行和管理。6.协调解决采购过程中的争议和问题，对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）需求部门1.根据本部门业务需求，提出采购申请，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.参与采购项目的技术谈判、评标等工作，提供技术支持和专业意见。3.负责采购物资或服务的验收工作，确保采购物资或服务符合合同要求和实际需求。4.配合采购管理部门进行供应商管理，反馈供应商的产品质量、交货期、售后服务等情况。（三）财务部门1.负责审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用和支付安全。2.按照财务制度和采购合同规定，办理采购款项的支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和财务风险预警。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否规范、采购结果是否公正。2.对采购项目的预算执行情况、合同执行情况等进行审计，提出审计意见和建议。3.对采购过程中的违规违纪行为进行调查和处理，维护公司利益。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据本部门年度业务计划和工作安排，结合历史采购数据和市场价格变化情况，编制本部门年度采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购部对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司年度经营目标和财务状况，编制公司年度采购预算方案。4.公司年度采购预算方案经公司领导审批后，报上级主管部门备案，并作为年度采购工作的依据。（二）采购计划制定1.采购部根据公司年度采购预算方案和各需求部门的采购申请，结合市场供应情况和采购周期，制定季度、月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、交货时间、采购方式等内容，并将采购任务分解到具体的采购人员。3.采购部应定期对采购计划的执行情况进行跟踪和检查，及时调整采购计划，确保采购任务按时完成。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上的；工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：编制招标文件：采购部根据采购项目需求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：采购部在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：采购部向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标、评标：采购部按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购部根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。签订合同：采购部与中标供应商按照中标通知书和招标文件的规定签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单：采购部根据采购项目需求，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。发售招标文件：采购部向被邀请的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标、评标：采购部按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购部根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。签订合同：采购部与中标供应商按照中标通知书和招标文件的规定签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：成立谈判小组：采购部组织成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：采购部根据采购项目需求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。邀请供应商：采购部向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购部与成交供应商按照谈判文件和谈判结果签订采购合同。（四）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：成立询价小组：采购部组织成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定询价文件：采购部根据采购项目需求，制定询价文件，明确询价项目的技术规格、商务条款、询价程序等内容。邀请供应商：采购部向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其参加询价。询价：询价小组要求被邀请的供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被邀请的未成交供应商。签订合同：采购部与成交供应商按照询价通知书和询价结果签订采购合同。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：成立采购小组：采购部组织成立采购小组，采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定供应商：采购小组对单一来源供应商进行调查和评估，确定符合采购需求的供应商。协商价格：采购小组与供应商就采购价格、交货时间、质量标准等内容进行协商，达成一致意见。签订合同：采购部与供应商按照协商结果签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购部应将合同草案提交财务部门、审计部门审核，审核通过后报公司领导审批。4.采购合同签订后，采购部应将合同副本分送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部应按照采购合同约定，跟踪合同执行情况，及时掌握供应商的生产进度、交货情况等信息。2.需求部门应配合采购部做好合同执行工作，及时提供必要的协助和支持。3.供应商应按照采购合同约定，按时、按质、按量交付采购物资或服务，并提供相应的售后服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购部应与供应商协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容，并经公司领导审批后生效。3.采购部应将合同变更协议副本分送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，采购部应及时办理合同终止手续。2.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、供应商违约等原因导致合同无法继续履行的，采购部应及时与供应商协商解除合同，并办理相关手续。3.合同终止后，采购部应将合同执行情况进行总结和分析，对存在的问题提出改进措施和建议。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资或服务的验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格、数量要求等进行。2.对于国家有强制性标准或行业标准的采购物资或服务，应按照国家或行业标准进行验收。3.对于没有合同约定或国家、行业标准的采购物资或服务，应按照双方协商确定的验收标准进行验收。（二）验收程序1.采购物资或服务到货前，需求部门应通知采购部和相关人员做好验收准备工作。2.采购物资或服务到货后，采购部应及时组织需求部门、相关技术人员等组成验收小组进行验收。3.验收小组应按照验收标准对采购物资或服务的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对和检查，并填写验收报告。4.验收合格的采购物资或服务，验收小组应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购物资或服务，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货，并在验收报告上注明不合格原因。（三）验收结果处理1.对于验收合格的采购物资或服务，需求部门应及时办理入库手续或投入使用，并按照采购合同约定支付采购款项。2.对于验收不合格的采购物资或服务，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货。如供应商拒绝整改或退换货，采购部应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。3.采购部应将验收结果及时反馈给相关部门，并对验收过程中发现的问题进行分析和总结，提出改进措施和建议，防止类似问题再次发生。七、采购监督与考核（一）监督机制1.公司建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购行为是否规范、采购结果是否公正。3.财务部门加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的合理使用和支付安全。4.需求部门对采购物资或服务的质量、交货期、售后服务等进行监督，及时反馈供应商的相关情况。（二）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对采购活动有异议的，可以向采购部提出投诉。2.采购部收到投诉后，应及时进行调查核实，并在规定时间内作出处理决定。3.投诉处理结