行政公文撰写格式与排版规范手册

行政公文撰写格式与排版规范手册一、本手册的定位与应用场景本手册旨在规范机关、企事业单位及社会团体在行政工作中的公文撰写与排版流程，保证公文的严肃性、规范性和有效性。适用于以下场景：上级机关指示传达：如通知、通报、批复等需向下级部署工作、反馈情况的正式文件；单位内部事务管理：如会议纪要、工作方案、请示报告等内部运转文件；跨单位公务往来：如函、会议邀请函等涉及对外沟通的正式文书；重大事项决策备案：如决定、意见等需存档备查的重要文件。二、行政公文格式的核心构成要素行政公文格式需严格遵循《政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，核心要素可分为“文头、主体、文尾”三部分，具体（一）文头部分（红头文件专属）文头位于公文首页上方，通常为红色印刷，体现发文机关权威性，包含以下要素：要素名称位置与格式要求示例发文机关标志居中排布，使用小标宋体字，字号一般由发文机关酌定，以醒目美观为原则，通常为22mm×15mm市人民文件发文字号由“发文机关代字〔年份〕序号号”组成，年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括起；居中排布，文头下方4mm处国办发〔2023〕1号签发人上行文应当标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，前标“签发人：”，后标签发人姓名，冒号后用楷体字签发人*签发人：张*（二）主体部分主体是公文的核心内容，包含标题、主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等要素：要素名称位置与格式要求示例标题一般由“发文机关+事由+文种”三部分组成，居中排布，用小标宋体字，二号字；除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号市人民关于开展2023年度安全生产检查的通知主送机关标题下空一行，左侧顶格编排，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号；如主送机关过多而致公文首页不能显示时，应将主送机关移至版记各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：主送机关下空一行编排，自然段左空二字，回行顶格；文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层黑体、第二层楷体、第三层仿宋，第四层可同第三层；行距一般为28磅一、检查目的（一）排查安全隐患…附件说明如有附件，在下空一行左空二字编排“附件：”，后标附件名称全角冒号和附件编号；附件名称后不加标点，附件如有序号应使用阿拉伯数字（如“附件：1.X”）附件：1.市安全生产检查评分表发文机关署名联合行文时，应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列一般将主办机关排列在前；如需加盖印章，印章用红色，不得出现空白印章市人民（印章）成文日期署名下方标注成文日期，右空四字编排；年份标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），使用阿拉伯数字2023年5月20日（三）文尾部分文尾位于公文末页，包括版记、页码等要素：要素名称位置与格式要求示例版记一般包括抄送机关、印发机关和印发日期；抄送机关在印发机关和印发日期之上，占一行，左右各空一字字编排，“抄送”二字后加全角冒号，抄送机关间用逗号分隔，最后用句号抄送：市委办公室，市人大办公室，市政协办公室印发机关和印发日期一般为发文机关办公厅（室），印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注市人民办公室2023年5月21日印发页码页码位于版心外下边缘，数字左右各放一条一字线，单页码右空一字，双页码左空一字；公文页码需“每页页码”而非“共X页第X页-1-三、公文拟制与排版的标准化步骤（一）拟稿：明确主题与内容框架确定文种：根据行文目的（如请求指示用“请示”，部署工作用“通知”）选择恰当文种，避免“请示”与“报告”混用、“函”与“请示”不分。收集材料：围绕主题收集政策依据、数据支撑、背景信息等，保证内容真实、准确、完整。搭建框架：按“引言（背景/目的）—主体（事项/要求）—结尾（希望/号召）”结构撰写，逻辑清晰，层次分明。（二）审核：核内容与格式一致性内容审核：由部门负责人审核政策依据是否有效、数据是否准确、措施是否可行，重点检查是否存在敏感表述或矛盾信息。格式审核：对照本手册“核心构成要素”检查标题、发文字号、主送机关、成文日期等要素是否规范，附件是否齐全。（三）签发：履行审批程序上行文（如请示、报告）：需经本单位主要负责人签发，或根据单位规定经分管负责人审核后报主要领导签发；下行文/平行文（如通知、函）：一般由分管负责人签发，重要公文需经单位集体审议后签发。签发人在“签发人”栏内手写签名，不得打印或代签。（四）排版：按规范设置格式页面设置：采用A4纸张（210mm×297mm），页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；版心尺寸156mm×225mm（含页码）。字体与字号：小标宋体，二号；仿宋GB2312，三号；一级黑体，三号；二级楷体GB2312，三号；三级仿宋GB2312，三号加粗。行距与段落：行距固定为28磅，段前段后间距0行；首行缩进2字符，两端对齐。（五）校对：保证无误后印发校对内容：检查文字、标点、数字、格式是否正确，附件是否与一致，页码是否连续。校对流程：实行“初校—复校—核红”三级校对制度，由拟稿人、校对人、核对人分别签字确认，避免“一人包办”。四、高频公文模板参考框架（一）通知类模板单位关于开展活动的通知主送机关：为贯彻落实[上级文件/会议精神]，根据[具体要求]，决定开展活动，现将有关事项通知一、活动目的（简述活动开展的背景和预期目标，如“进一步提升能力，保证工作落实到位”）二、活动时间年月日至月日三、活动内容（分点列出具体任务，如“1.组织培训；2.开展检查；3.推广经验”）四、工作要求（提出保障措施，如“1.加强组织领导；2.强化宣传引导；3.及时总结反馈”）单位（印章）年月日（二）请示类模板单位关于审批事项的请示市人民：为保证项目顺利推进，根据《条例》（X发〔〕X号）及我单位实际，拟开展事项（如“建设项目”“采购设备”），现将有关事项请示一、项目背景与必要性（说明开展事项的原因、依据及紧迫性，如“当前设施老化严重，存在隐患，亟需更新改造”）二、项目主要内容与预算（具体说明事项内容、实施步骤、所需资金等，如“项目包括工程，预计总投资万元，资金来源为”）三、请示事项（明确请求上级审批的内容，如“恳请批准项目立项，并拨付专项资金万元”）妥否，请批示。项目资金预算表单位（印章）年月日（三）报告类模板单位关于2023年度工作情况的报告市人民：根据上级要求，现将我单位2023年度工作情况报告一、工作成效（分领域总结成果，用数据支撑，如“全年完成任务项，同比增长%，群众满意度达%”）二、主要做法（提炼工作经验，如“1.强化统筹协调；2.创新工作方法；3.加强督导考核”）三、存在问题与下一步计划（客观分析不足，提出改进措施，如“当前存在问题，下一步将予以解决”）特此报告。单位（印章）年月日五、格式与内容易错问题规避指南（一）格式规范“五严禁”严禁要素缺失：上行文必须标注“签发人”，下行文需明确“主送机关”，附件说明不得遗漏附件名称及编号；严禁字体字号混用：标题不得用“黑体”或“仿宋”，一级标题不得用“楷体”，文号年份不得用方括号“[]”代替六角括号“〔〕”；严禁页码错误：双面印刷时，页码需“双页左空、单页右空”，不得出现“倒页”“跳页”；严禁印章不规范：印章需压成文日期，上不压，下不压成文日期底线（即“骑年盖月”）；严禁标点符号误用：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点；中“一、”“（一）”“1.”“（1）”后不得再用顿号、逗号。（二）语言表达“三避免”避免口语化：不得使用“大概”“可能”“搞定”等非正式表述，需用“基本”“预计”“完成”；避免歧义：时间、数量、范围等需明确，如“5月前”应写为“5月31日前”，“以上”“以下”需注明是否含本数（如“含本数”）；避免冗长：应简洁明了，每段控制在3-5行，避免大段文字堆砌；事由部分用“为……特作如下通知/报告”等固定句式，直接切入主题。（三）特殊场景处理要点联合行文：发文机关标志可用“主办机关+联合行文机关+文件”，如“市人