塑料厂销售合同管理办法

塑料厂销售合同管理办法

一、总则本办法适用于塑料厂全体涉及合同管理的员工以及与本厂有业务往来的客户。旨在规范塑料厂合同的签订、履行、变更、解除及档案管理等活动，保障本厂的合法权益，提高经济效益，促进本厂持续稳定发展。塑料厂秉持“质量至上、诚信为本、合作共赢”的经营理念，在合同管理过程中，遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保合同的合法性、有效性和可执行性。通过扁平化管理模式，减少不必要的管理层级，提高合同管理的效率和决策的科学性。同时，注重合同管理与社会效益相结合，积极履行社会责任，维护市场秩序。二、合同管理职责分工（一）业务部门1.负责合同项目的前期调研与客户资信调查，收集客户相关信息，评估客户的履约能力和信用状况，形成书面报告。例如，在与新客户签订合同前，业务员需了解客户的经营状况、财务状况、过往交易记录等信息，为合同签订提供参考。2.起草合同文本，确保合同条款准确反映业务需求和双方约定。在起草过程中，要充分考虑塑料行业的特点，明确产品规格、质量标准、价格、交货方式等关键条款。3.负责合同的洽谈与签订工作，积极与客户沟通协商，争取有利的合同条款。在洽谈过程中，要坚守本厂的利益底线，同时尊重客户的合理诉求，达成双方都能接受的合同条款。4.跟踪合同的履行情况，及时向相关部门反馈信息，协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现客户有违约迹象，应及时采取措施，维护本厂权益。（二）法务部门1.对合同文本进行法律审查，确保合同内容符合法律法规的规定，避免法律风险。重点审查合同的主体资格、条款的合法性、违约责任等方面。2.参与重大合同的谈判，提供法律意见和支持。在谈判过程中，从法律角度为业务部门提供建议，确保合同条款的合法性和有效性。3.处理合同纠纷案件，代表本厂参与诉讼、仲裁等法律程序。在纠纷处理过程中，要积极维护本厂的合法权益，争取有利的判决或裁决结果。（三）财务部门1.负责审核合同的财务条款，如价格、付款方式、结算周期等，确保合同的财务安排合理、合规。对合同的财务风险进行评估，提出防范措施。2.监督合同款项的收付情况，及时与业务部门沟通，催收到期款项。定期对合同款项的收付情况进行统计和分析，为管理层提供决策依据。（四）行政部门1.负责合同的登记、编号、归档等档案管理工作，建立健全合同档案管理制度，确保合同档案的完整性和安全性。2.提供合同管理的后勤支持和服务，如合同文本的打印、复印、传递等工作。三、合同签订管理（一）合同主体审查1.在签订合同前，业务部门必须对合同对方的主体资格进行严格审查，包括但不限于对方的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书等文件。确保对方具有合法的经营资格和签订合同的能力。2.对于重要客户或重大合同项目，业务部门应委托专业机构对客户进行资信调查，评估客户的信用状况和履约能力。资信调查内容包括客户的财务状况、经营业绩、市场声誉、行业地位等方面。（二）合同文本起草1.业务部门应根据业务实际情况和双方协商结果，起草合同文本。合同文本应包括但不限于合同名称、合同编号、签订时间、签订地点、双方当事人信息、标的、数量、质量、价格、付款方式、交货方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同文本应使用规范的法律术语和行业用语，表达清晰、准确，避免模糊不清或容易产生歧义的表述。对于塑料产品的规格、型号、质量标准等内容，要明确具体，可操作性强。（三）合同审核与审批1.合同文本起草完成后，业务部门应先进行内部审核，确保合同条款符合业务要求和本厂利益。审核通过后，将合同文本提交给法务部门进行法律审查。2.法务部门应在规定时间内对合同文本进行全面审查，重点审查合同的合法性、有效性、完整性以及潜在的法律风险。如发现问题，应及时与业务部门沟通，提出修改意见。3.经过法务部门审查后的合同文本，根据合同金额和重要程度，按照本厂的审批流程提交给相关领导进行审批。审批通过后方可签订合同。（四）合同签订1.合同签订应采用书面形式，由双方当事人或其授权代表签字并加盖公章或合同专用章。在签订合同前，要仔细核对对方签字人的身份和授权权限，确保签字的有效性。2.对于重大合同或涉及重要条款变更的合同，应组织双方进行合同签署仪式，以增强合同的严肃性和双方的合作信心。四、合同履行管理（一）合同执行计划1.合同签订后，业务部门应根据合同条款制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。合同执行计划应包括生产安排、原材料采购、质量检验、运输配送等方面的内容。2.将合同执行计划及时传达给相关部门，确保各部门了解自己在合同履行过程中的职责和任务，密切配合，共同推进合同的顺利履行。（二）生产与供应管理1.生产部门应根据合同执行计划，合理安排生产任务，确保按时、按质、按量完成产品生产。在生产过程中，要严格控制产品质量，遵守塑料行业的相关标准和规范。2.采购部门应根据生产计划，及时采购所需的原材料和零部件，确保原材料的质量和供应的及时性。加强与供应商的沟通与合作，建立稳定的供应渠道。（三）质量控制1.质量检验部门应按照合同约定的质量标准和检验方法，对产品进行严格的质量检验。在生产过程中，加强对关键工序和环节的质量监控，确保产品质量符合要求。2.对于检验不合格的产品，要及时采取措施进行处理，如返工、返修或报废等。同时，要分析原因，采取改进措施，防止类似问题再次发生。（四）交付与验收1.业务部门应按照合同约定的交货方式和时间，组织产品的交付工作。在交付过程中，要确保产品的包装、运输安全，避免产品损坏或丢失。2.客户验收时，业务部门应积极配合，提供必要的文件和资料。如客户对产品质量或数量有异议，应及时进行沟通和处理，协商解决问题。（五）款项收付1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理款项的收付工作。在收款过程中，要加强与客户的沟通，催收到期款项，确保本厂资金的及时回笼。2.对于客户逾期付款的情况，要按照合同约定收取违约金，并采取相应的催款措施，如发催款函、电话催收、上门催收等。必要时，可通过法律途径维护本厂的合法权益。五、合同变更与解除管理（一）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观原因需要变更合同条款，提出变更的一方应及时通知对方，并提供书面的变更申请。变更申请应说明变更的原因、内容和对合同履行的影响。2.对方收到变更申请后，应在规定时间内进行答复。如双方达成一致意见，应签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的条款、变更后的权利义务以及对合同履行的调整等内容。3.合同变更协议签订后，相关部门应根据变更内容及时调整合同执行计划，确保合同的顺利履行。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，一方有权提出解除合同。提出解除合同的一方应及时通知对方，并提供书面的解除合同通知。通知应说明解除合同的原因和依据。2.双方应就合同解除后的相关事宜进行协商，如已履行部分的结算、未履行部分的处理、违约责任的承担等。协商一致后，签订书面的合同解除协议。3.合同解除后，相关部门应及时清理合同档案，对已履行的合同进行总结和评估，为今后的合同管理提供经验教训。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警与报告1.在合同履行过程中，业务部门如发现可能引发合同纠纷的迹象，应及时进行预警，并向主管领导报告。报告内容应包括纠纷的起因、现状、可能产生的影响等。2.主管领导接到报告后，应立即组织相关部门进行分析和研究，制定应对措施，防止纠纷的扩大。（二）纠纷协商解决1.发生合同纠纷后，本厂应首先尝试与对方进行协商解决。协商过程中，要保持冷静、理性，以维护双方的合作关系为出发点，寻求双方都能接受的解决方案。2.业务部门应负责具体的协商工作，法务部门提供法律支持。协商达成一致意见后，应签订书面的和解协议，明确双方的权利义务和纠纷的解决方案。（三）法律途径解决1.如协商无法解决合同纠纷，本厂应及时采取法律途径维护自身合法权益。法务部门应根据纠纷的具体情况，选择合适的法律程序，如诉讼或仲裁。2.在法律程序中，法务部门应积极收集证据，准备相关法律文件，代表本厂参与诉讼或仲裁活动。同时，要与业务部门密切配合，提供必要的业务信息和支持。3.对于生效的法律文书，本厂应及时履行相关义务。如对方未履行法律文书确定的义务，应及时申请强制执行，确保本厂的合法权益得到实现。七、合同档案管理（一）档案建立1.行政部门应在合同签订后及时建立合同档案，对每份合同进行单独编号，并按照合同类别、签订时间等进行分类管理。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、相关附件（如客户资信调查材料、招投标文件、补充协议等）、履行过程中的往来函件、结算凭证等资料。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。行政部门应建立专门的合同档案室或使用档案管理软件，对合同档案进行集中管理。2.对电子合同档案，要做好数据备份工作，定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（三）档案查阅与借阅1.本厂员工因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到行政部门办理查阅手续。查阅过程中，要遵守档案管理制度，不得擅自摘抄、复制、涂改档案内容。2.如需借阅合同档案，应填写借阅申请表，经部门负责人和主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。（四）档案销毁1.对于超过保存期限或已无保存价值的合同档案，行政部门应按照规定的程序进行销毁。销毁前，要编制销毁清单，经主管领导批准后进行销毁。2.销毁合同档案时，应采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案内容无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。八、绩效考核与激励（一）合同管理绩效考核指标1.设立合同签订及时率、合同履行率、合同款项回收率、合同纠纷发生率等绩效考核指标，对业务部门和相关人员的合同管理工作进行量化考核。2.合同签订及时率=实际及时签订的合同数量/应签订的合同数量×100%；合同履行率=实际履行的合同数量/应履行的合同数量×100%；合同款项回收率=实际收回的合同款项金额/应收回的合同款项金额×100%；合同纠纷发生率=发生合同纠纷的合同数量/签订的合同总数量×100%。（二）激励措施1.对于在合同管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等，以激励员工积极做好合同管理工作。2.对因工作失误导致合同出现重大风险或造成经济损失的部门和个人，按照本厂的相关规定进行责任追究和处罚。处罚方式包括扣发奖金、警告、降职、辞退等。九、人力资源管理与人文关怀（一）培训与发展1.定期组织合同管理相关的培训课程，提高员工的合同管理知识和技能水平。培训内容包括法律法规、合同起草与审核、谈判技巧、风险防范等方面。2.鼓励员工参加外部培训和学习交流活动，拓宽视野，了解行业最新动态和合同管理的先进经验。为员工提供晋升和职业发展机会，根据员工的工作表现和能力，合理安排岗位和职责。（二）人文关怀1.关注员工在合同管理工作中的压力和需求，为员工提供必要的