合同管理审核及执行标准手册

合同管理审核及执行标准手册前言本手册旨在规范企业合同全生命周期管理流程，明确合同审核、执行、变更及终止各环节的责任主体与操作标准，通过标准化流程降低合同风险、提升履约效率，保证企业合法权益得到有效保障。手册适用于企业各部门合同管理人员、业务经办人及相关审批人员，是合同管理工作的核心指导文件。一、手册适用范围与核心价值（一）适用场景日常合同签订：包括采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等常规业务合同的审核与管理。重大合同专项审核：对金额较大、条款复杂或涉及核心业务的合同（如战略合作协议、知识产权合同等）进行多部门联合审核。跨部门协作管理：当合同涉及业务、法务、财务、人力资源等多个部门时，明确各部门职责分工与协作机制。合同履约跟踪：对已签署合同的履行进度、付款节点、验收标准等进行全程监控与管理。合同纠纷处理：在合同履行过程中出现争议、违约或变更需求时，提供标准化处理流程。（二）核心价值风险防控：通过前置审核识别合同条款漏洞、法律风险及履约隐患，避免企业经济损失。效率提升：标准化流程减少重复沟通与审批延误，缩短合同从发起至签署的周期。合规保障：保证合同内容符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部管理制度要求。责任明确：清晰界定各部门在合同管理中的职责，避免推诿扯皮，保证问题可追溯。二、合同审核全流程规范（一）合同发起与准备需求提出业务部门根据业务需求（如采购物资、委托服务等），明确合同标的、数量、价格、履行期限等核心要素，填写《合同需求申请表》（见附件1）。涉及重大事项（如对外担保、资产转让）需附专项说明，由部门负责人签字确认后提交至法务部门。资料收集业务部门收集合作方主体资格材料（如营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书等），保证合作方合法存续且具备履约能力。涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需收集合作方行业资质许可证件。合同初拟业务部门根据需求及合作方提供的资料，参考企业标准合同模板（或起草合同文本），明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同文本应包含以下必备要素：合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法、签订日期等。（二）多部门联合审核业务部门初审审核重点：合同内容是否符合业务需求、标的物信息是否准确、履行条件是否具备、合作方履约能力是否充分。审核完成后，在《合同审核表》（见附件2）中填写初审意见，签字确认后传递至法务部门。法务部门审核审核重点：合同主体是否适格（如是否具备民事行为能力、是否超越经营范围）；条款是否合法合规（是否符合法律法规、是否存在无效情形）；权利义务是否对等、违约责任是否明确且合理、争议解决方式是否约定明确；合同文本是否完整、表述是否清晰无歧义。法务部门需在3个工作日内完成审核，对存在问题的条款提出修改建议，退回业务部门调整；无问题则签署审核意见，传递至财务部门。财务部门审核审核重点：价款或报酬的计算方式是否准确、支付条件是否明确；涉及税费、发票开具的条款是否符合财务规定；企业资金支付能力是否匹配合同履约要求；是否存在潜在财务风险（如预付款比例过高、质保金约定缺失）。财务部门在2个工作日内完成审核，签署意见后传递至分管领导或审批人。最终审批根据合同金额及重要性分级审批：金额≤10万元：由分管业务领导审批；10万元＜金额≤50万元：由总经理审批；金额＞50万元：提交总经理办公会集体审议。审批人重点审核合同是否符合企业战略目标、风险是否可控，审批通过后签署《合同审批表》，合同文本进入签署环节。（三）合同签署与归档文本核对业务部门在签署前，法务部门需再次核对最终版本与审批版本是否一致，保证条款无修改、无遗漏。签署形式合同签署需采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖合同专用章。授权代表签署的，需提供有效的《授权委托书》（见附件3），载明授权范围、权限及期限。印章管理合同专用章由法务部门专人保管，签署前需核对授权权限及审批手续，保证“审批-用印”分离，严禁违规用印。归档管理合同签署后3个工作日内，业务部门将合同正本（至少2份）提交至档案管理部门，同时扫描电子版存档。档案管理部门按“一合同一档”原则归档，档案内容包括：合同文本、审批表、合作方资质材料、补充协议、变更文件、履约证明等。三、合同执行与履约管理（一）合同交底交底组织合同签署后，业务部门负责人组织召开合同交底会，参会人员包括业务经办人、法务人员、财务人员及相关执行人员。交底内容明确合同核心条款（如履行期限、质量标准、付款节点、违约责任）；分配各部门履约职责（如业务部门负责交付、财务部门负责付款、法务部门负责争议处理）；提示潜在风险点及应对措施。（二）履行过程跟踪进度监控业务部门建立《合同执行跟踪表》（见附件4），实时记录合同履行进度（如货物交付时间、服务提供阶段、工程完工节点），每周更新并同步至法务及财务部门。对可能延迟履约的情况，业务部门需提前5个工作日向分管领导报告，并与合作方沟通解决方案。付款管理财务部门根据合同约定的付款条件（如“验收合格后30日内支付”），审核业务部门提交的履约证明（如验收报告、发票、结算单），确认无误后安排付款。严禁提前支付、超支付或支付未约定款项，付款凭证需随合同档案一并归档。验收与确认合同标的交付后，业务部门按约定的质量标准、数量进行验收，填写《合同验收单》（见附件5），由双方签字确认。涉及技术复杂的验收，可邀请第三方机构参与，出具验收报告作为履约凭证。（三）风险预警与应对风险识别业务部门每月对合同履行情况进行风险评估，重点关注以下情形：合作方未按约定期限履行义务；标的物质量不符合约定；合作方经营状况异常（如涉诉、破产、信用降级）；政策法规变化影响合同履行。应对措施发觉风险后，业务部门立即启动应急预案，与合作方协商变更合同条款、要求赔偿或解除合同；涉及重大风险（如合作方违约可能导致企业重大损失），及时上报总经理及法务部门，通过法律途径维权。四、合同变更、终止与纠纷处理（一）合同变更变更情形履行过程中因客观情况变化（如市场需求调整、政策变化）需变更合同内容；双方协商一致对原合同条款进行修改（如履行期限延长、价款调整）。变更流程业务部门提出变更申请，说明变更原因、内容及对合同的影响，附双方协商记录；变更申请经法务、财务、分管领导审核后，按原审批流程报批；变更内容需签订《合同变更协议》（见附件6），作为原合同补充文件，与原合同具有同等法律效力；变更协议签署后，及时更新《合同执行跟踪表》及档案信息。（二）合同终止终止情形合同已按约定履行完毕；双方协商一致解除合同；一方违约导致合同无法履行；因不可抗力（如自然灾害、战争）导致合同目的无法实现。终止流程业务部门确认终止条件成就，填写《合同终止申请表》，附终止证明材料（如履约完毕报告、违约证据、不可抗力证明）；法务部门审核终止程序的合法性，明确双方权利义务清算事宜（如未付款项结算、违约赔偿）；终止申请经审批后，签订《合同终止协议》，清理未了事项，办理档案注销手续。（三）纠纷处理协商解决合同履行发生纠纷时，双方优先通过友好协商解决，业务部门负责沟通，法务部门提供法律支持。调解与仲裁/诉讼协商不成的，可依据合同约定向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼；法务部门负责收集证据（合同、履约记录、沟通函件等），制定诉讼/仲裁策略，委托律师代理案件。纠纷记录纠纷处理过程及结果形成书面报告，随合同档案归档，作为后续合作风险评估依据。五、合同管理工具与模板（一）常用模板列表模板名称适用场景主要内容《合同需求申请表》业务部门发起合同需求时需求部门、合同标的、预算、履行期限、合作方信息、部门负责人意见等《合同审核表》多部门联合审核环节合同基本信息、审核意见（业务/法务/财务）、审批签字栏《授权委托书》授权代表签署合同时授权人、被授权人、授权范围、权限期限、授权日期《合同执行跟踪表》合同履行过程监控合同编号、履行阶段、时间节点、责任人、完成情况、风险记录《合同验收单》合同标的交付验收验收项目、标准、数量、结果、验收人签字（双方）《合同变更协议》合同内容变更时变更条款、变更原因、生效时间、双方签字盖章（二）模板示例（节选）附件1：《合同需求申请表》（节选）申请部门申请日期合同名称预算金额（元）采购部2023-10-08办公设备采购合同150,000合同标的数量履行期限合作方台式电脑20台签约后15日内交付科技有限公司需求说明因业务扩张需新增办公电脑，配置要求：i5处理器、16G内存、512G固态硬盘，需提供3年质保。部门负责人意见同意申请，请法务、财务部门审核。签字：*某某日期：2023-10-08附件2：《合同审核表》（节选）合同编号HT-20231008-001审核日期2023-10-10审核部门审核意见签字日期业务部门标的物信息准确，履行期限合理，同意。*某某2023-10-09法务部门第5条违约责任约定过轻，建议调整为“逾期付款按日万分之六支付违约金”；补充争议解决为“提交合同签订地人民法院诉讼”。*某某2023-10-10财务部门价款含税，发票类型为增值税专用发票，支付条件明确，同意。*某某2023-10-10审批意见同意按法务部门意见修改后签署。签字：*某某（总经理）日期：2023-10-11六、风险提示与合规要点（一）审核环节风险主体资格风险：未核实合作方营业执照、授权委托书等材料，导致合同无效或履约主体不适格。应对：通过“国家企业信用信息公示系统”查询合作方信用状况，保证资质材料真实有效。条款漏洞风险：合同条款模糊（如“合理期限”“优质服务”）、违约责任缺失，导致争议无法解决。应对：法务部门参与核心条款审核，量化标准（如“响应时间≤24小时”），明确违约责任计算方式。（二）执行环节风险履约证据缺失：未保留交付凭证、验收记录、沟通函件等，发生纠纷时无法举证。应对：业务部门建立履约档案，所有重要沟通采用书面形式，关键节点由双方签字确认。超范围付款：财务部门未审核履约证明即付款，导致资金损失。应对：严格执行“验收合格→凭证审核→付款审批”流程，禁止“先付款后补手续”。（三）合规要点印章管理：严禁在空白合同、空白纸张上加盖公章，合同专用章专人保管