商务合同谈判记录与合同评审表

商务合同谈判记录与合同评审表工具指南一、适用业务场景说明本工具适用于各类商务合作场景中，需对合同谈判过程进行规范化记录，并通过多部门评审控制合同风险的流程。具体包括但不限于：企业间采购、销售、服务类合同的谈判与审核；项目合作、技术许可、知识产权转让等复杂合同的评审；涉及大额资金、长期履约或高风险条款的合同决策；跨部门协作（如业务、法务、财务、技术）的合同联合评审。二、标准化操作流程详解（一）商务合同谈判记录操作步骤步骤1：谈判前准备明确谈判目标：梳理合作核心诉求（如价格、交付周期、违约责任等）、底线条款及可让步空间；收集基础资料：包括合作方营业执照、资质证明、过往合作案例（如有）、我方内部审批文件（如立项报告、预算表）；组建谈判团队：至少包含业务负责人（主导谈判）、法务专员（审核条款合规性）、技术/财务专员（提供专业支持），明确分工；准备谈判提纲：列出需讨论的核心议题（如合同标的、权利义务、付款方式、争议解决等），预设各议题的谈判策略。步骤2：谈判中实时记录记录基本信息：填写《商务合同谈判记录表》中的“合同名称”“编号”“谈判时间”“地点”“参与方人员”（注明职务，如合作方代表：，总经理；我方代表：*四，业务总监）等基础信息；逐项记录议题讨论过程：按谈判提纲顺序，详细记录各议题的双方观点、数据支撑（如报价依据、交付周期计算方式）、关键承诺（如“合作方同意提供3个月免费质保”）；标注分歧点与共识点：对存在争议的条款（如付款比例、违约金比例）明确标注“未达成一致”，对已确定的条款（如“合同金额为人民币50万元”）标注“已达成一致”；核实关键信息：对涉及金额、时间、数量等核心数据，当场与对方核对无误，避免记录误差。步骤3：谈判后整理与确认24小时内完成记录整理：将谈判内容转化为条理化的文字，保证表述客观（避免使用“对方态度强硬”等主观评价），重点突出“未决事项”及“下一步行动”；内部复盘：谈判团队同步记录内容，对分歧点评估影响，制定后续谈判策略（如是否需提交上级审批调整底线）；提交对方确认：将整理后的谈判记录（盖章版）发送给合作方，要求其代表签字确认，作为合同附件，避免后续对谈判内容产生争议。（二）合同评审表操作步骤步骤1：评审发起与资料提交业务部门发起：填写《合同评审申请表》，注明合同基本信息（如合同名称、金额、合作方、主要条款概述）、需评审的重点问题（如“付款方式是否匹配我方现金流要求”）；提交完整资料包：包括谈判记录表、合同草案、合作方资质文件、技术附件（如规格书）、相关审批文件（如预算审批单），通过OA系统或邮件同步抄送法务、财务、技术等评审部门。步骤2：分部门专项评审法务部门评审（重点：合法性与风险防控）：审核合同主体是否适格（如合作方是否具备履约资质）、条款是否符合《民法典》等法律法规（如格式条款是否公平）、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院/仲裁机构；财务部门评审（重点：资金与税务风险）：核对合同金额与预算是否一致、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理、税务条款（如发票类型、税率）是否符合税法规定、是否存在大额资金支付风险；技术部门评审（如适用，重点：履约可行性）：审核技术参数、交付标准、验收流程是否明确、是否存在技术壁垒、我方是否具备履约能力（如生产周期、技术团队配置）；业务部门评审（重点：商业条款匹配度）：确认合同内容是否谈判结果一致、合作方义务是否满足我方业务需求（如交付时间、服务响应速度）、是否存在影响合作的关键漏洞。步骤3：评审意见汇总与决策法务部门汇总意见：收集各部门评审意见，梳理出“一致通过”“需修改”“不通过”三类结果，对“需修改”条款明确修改建议及责任部门；组织评审会议（如存在重大分歧）：由业务部门牵头，组织法务、财务、技术等部门召开评审会，逐项讨论争议条款，协商解决方案；形成评审结论：一致通过：法务部门在《合同评审表》中填写“评审通过”，注明“无修改意见”或“按修改意见调整后通过”；需修改：责任部门根据意见调整合同条款，重新提交评审；不通过：说明核心风险点（如“对方违约责任过轻，我方风险不可控”），终止合同或重新谈判。步骤4：审批与归档层级审批：根据合同金额及重要性，提交至对应管理层审批（如10万元以下部门总监审批，10-100万元分管副总审批，100万元以上总经理审批）；合同签署：审批通过后，由法务部门或业务部门安排双方签署，签署后加盖骑缝章；资料归档：将谈判记录表、合同评审表、合同正本、附件等资料整理成册，电子版存档至公司合同管理系统，纸质版交档案室保存，保存期限不少于合同终止后5年。三、工具模板表格设计（一）商务合同谈判记录表合同基本信息合同名称《项目采购合同》合同编号CG-2024-X谈判时间2024年X月X日14:00-17:00谈判地点我方公司3楼会议室参与方人员（我方）*四（业务总监）、（法务专员）、赵六（财务主管）参与方人员（合作方）（总经理）、（销售经理）、周七（技术总监）谈判议题1.合同金额及付款方式；2.交付周期及验收标准；3.违约责任条款；4.保密协议范围谈判议题与内容记录议题1：合同金额及付款方式我方提出：合同金额含税52万元，付款方式为“3预付+6验收后付+1质保金”；合作方提出：金额50万元，付款方式为“5预付+5验收后付”；讨论过程：我方强调含税价合理性，合作方同意按52万元签约，付款方式调整为“4预付+5验收后付+1质保金”（达成一致）。议题2：交付周期及验收标准我方要求：30日内交付，验收标准为《技术规格书V2.0》；合作方承诺：35日内交付，验收标准以双方签字确认的图纸为准；分歧点：交付周期、验收标准文件版本（未决事项）；下一步行动：合作方于3个工作日内提供《技术规格书V2.0》签字版，我方确认后交付周期调整为32日。议题3：违约责任条款我方主张：逾期交付每日按合同额0.1%支付违约金；合作方要求：逾期交付每日按0.05%支付，最高不超过合同额5%；讨论过程：法务专员指出0.1%符合行业惯例，合作方最终同意按0.1%执行，但违约金上限调整为8%（达成一致）。议题4：保密协议范围双方一致：保密范围包括技术资料、客户信息、商业数据，保密期限为合同终止后3年（达成一致）。未决事项与下一步行动未决事项1：交付周期调整为32日，需确认《技术规格书V2.0》签字版；未决事项2：合作方需提供近3年同类项目履约案例（用于风险评估）。下一步行动：合作方代表负责于2024年X月X日前提交上述资料，我方对接确认。签字确认我方代表签字：__________日期：2024年X月X日合作方代表签字：__________日期：2024年X月X日（二）合同评审表合同基本信息合同名称《项目采购合同》合同编号CG-2024-X合作方名称科技有限公司合同金额52万元（含税）合同类型采购合同评审发起部门采购部评审日期2024年X月X日评审参与部门采购部、法务部、财务部、技术部评审维度与意见评审维度1：主体资格（法务部）合作方提供营业执照、高新技术企业证书，均在有效期内，具备采购项目履约资质（通过）。评审维度2：商业条款（采购部）合同金额、付款方式、交付周期与谈判记录一致，满足我方业务需求（通过）。评审维度3：法律合规性（法务部）1.违约责任条款明确（逾期交付0.1%/日，上限8%）；2.争议解决约定由我方所在地法院管辖；3.格式条款无显失公平内容（通过）。评审维度4：财务风险（财务部）1.付款比例合理（预付4万，降低资金占用）；2.质保金1.04万（占比2%），符合行业惯例；3.税率13%，与专票匹配（通过）。评审维度5：技术可行性（技术部）《技术规格书V2.0》作为验收标准，技术参数明确，我方具备验收能力（通过）。评审结论□同意签署□需修改（修改意见：________________________）□不同意签署（原因：________________________）综合评审意见各部门评审均通过，合同条款合法、合规、合理，同意按现有版本签署。审批意见部门负责人审批：__________（采购总监）日期：2024年X月X日法务负责人审批：__________（法务经理）日期：2024年X月X日财务负责人审批：__________（财务总监）日期：2024年X月X日分管副总审批：__________日期：2024年X月X日总经理审批：__________日期：2024年X月X日四、使用过程中的关键要点（一）保证记录与评审的客观性谈判记录需“原汁原味”反映讨论内容，避免加入个人主观判断，对分歧点不得选择性记录；合同评审需基于事实和数据（如财务数据、技术参数），各部门不得仅凭经验或部门利益提出倾向性意见，需以“风险可控、合作共赢”为原则。（二）注重时效性与闭环管理谈判记录需在谈判结束后24小时内完成整理并提交对方确认，避免信息滞后导致争议；评审流程需明确各部门响应时限（如法务部需在2个工作日内完成评审），避免因拖延错过合作窗口期；对评审中提出的“修改意见”，需跟踪落实情况，保证问题闭环（如合作方未按时提交资料，需及时升级处理）。（三）强化保密与责任追溯谈