企业文档数字化信息管理制度范文

企业文档数字化信息管理制度范文第一章总则第一条目的与意义为规范企业文档数字化信息的管理，确保信息的真实、完整、安全、可用，提高工作效率，促进知识共享与传承，适应企业数字化转型发展需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于企业内部所有以数字化形式存在的各类文档信息的创建、采集、分类、编码、存储、访问、使用、共享、流转、归档、销毁等全过程管理。企业各部门及全体员工均须遵守本制度。第三条基本原则企业文档数字化信息管理遵循以下原则：（一）统一规划，分级管理：企业层面统一规划文档数字化信息管理体系，明确各级管理职责。（二）规范标准，确保质量：建立并执行统一的文档数字化信息创建、编码、格式等规范，保证信息质量。（三）安全保密，权责明确：严格执行保密规定，明确信息访问权限与责任，保障信息安全。（四）便捷高效，促进共享：在安全可控前提下，优化信息流转与共享机制，提升信息利用效率。（五）全程管理，动态更新：对文档数字化信息进行全生命周期管理，确保信息的时效性与准确性。第二章组织与职责第四条管理组织企业成立文档数字化信息管理工作小组（以下简称“工作小组”），由企业分管领导牵头，成员包括各主要业务部门及信息技术部门负责人。工作小组下设办公室，负责日常协调工作，办公室可设在企业综合管理部门或信息技术部门。第五条工作职责（一）工作小组职责：1.审定企业文档数字化信息管理相关制度、标准和发展规划。2.协调解决文档数字化信息管理工作中的重大问题。3.监督检查制度的执行情况。（二）办公室职责：1.组织拟订和修订文档数字化信息管理的具体实施细则和操作规范。2.组织开展文档数字化信息管理系统（平台）的建设、运维与推广。3.组织开展相关的培训、宣传和咨询工作。4.定期向工作小组汇报工作进展情况。（三）各业务部门职责：1.执行企业文档数字化信息管理的各项制度和规范。2.负责本部门产生或管理的文档数字化信息的创建、分类、初审、上传、更新、归档等工作。3.指定专人（或兼职）负责本部门文档数字化信息的日常管理和联络工作。4.配合企业层面的文档数字化信息管理检查与审计。（四）信息技术部门职责：1.负责文档数字化信息管理系统（平台）的技术架构搭建、日常维护、安全防护和技术支持。2.确保系统（平台）的稳定运行和数据安全。3.协助进行数据备份与恢复工作。第三章文档数字化信息的分类与标识第六条信息分类企业应根据自身业务特点和管理需求，制定统一的文档数字化信息分类标准。分类应具有科学性、系统性、可扩展性和实用性。可参考以下维度进行分类：（一）按业务领域或部门划分；（二）按信息内容属性划分（如制度规范、会议纪要、项目资料、客户信息、财务数据、技术文档等）；（三）按信息密级划分（如公开、内部、秘密、机密等）；（四）按信息生命周期阶段划分（如草稿、待审、在用、归档、废止等）。第七条信息标识所有文档数字化信息均应有唯一、规范的标识。标识应包含必要的信息要素，如分类代码、年份、顺序号等，以便于识别、检索和管理。具体标识规则由企业文档数字化信息管理办公室另行制定并发布。第四章文档数字化信息的创建与录入第八条创建规范（一）创建文档数字化信息时，应确保信息内容真实、准确、完整、规范。（二）文档格式应符合企业统一标准，优先选用通用、开放、不易失真的格式。如文本类可采用PDF、DOCX格式；图像类可采用JPG、PNG格式；表格类可采用XLSX格式等。（三）文档命名应清晰、规范，能准确反映文档内容。命名规则可包含部门、主题、日期（年份可用两位表示）、版本等要素。第九条录入审核（一）文档数字化信息录入（或上传至管理系统/平台）前，应由创建部门或相关负责人进行初审，确保符合创建规范和保密要求。（二）对于重要或敏感信息，应经过相关业务主管领导审核批准后方可录入。第五章文档数字化信息的存储与备份第十条存储管理（一）企业应为文档数字化信息提供安全、可靠的存储环境，优先采用企业统一的文档管理系统（平台）进行集中存储。（二）严禁将企业重要或敏感文档数字化信息存储在未经授权的个人设备、公共云存储或外部网络空间。（三）根据文档的重要性和访问频率，可采取分级存储策略，优化存储资源。第十一条备份与恢复（一）信息技术部门应建立健全文档数字化信息的备份机制，定期对存储的信息进行备份。备份介质应安全存放，并定期进行检查和测试，确保备份数据的可用性。（二）制定数据恢复预案，在发生数据丢失或损坏时，能够及时、有效地进行恢复。第六章文档数字化信息的访问与使用第十二条访问权限（一）文档数字化信息的访问权限应根据“最小权限原则”和“岗位相关原则”进行设定和管理。（三）权限的申请、变更和撤销应履行相应的审批程序，并记录在案。第十三条使用规范（一）用户应在授权范围内访问和使用文档数字化信息，不得越权操作。（二）严禁未经许可擅自复制、传播、篡改、泄露或用于其他与工作无关的目的。（三）使用过程中发现信息错误或过时，应及时向文档管理责任人或本部门负责人反馈。（四）引用或转载文档数字化信息时，应注明出处和来源。第七章文档数字化信息的共享与流转第十四条共享机制（一）鼓励在安全可控的前提下，促进文档数字化信息在企业内部的合理共享，以提高信息利用效率和协同工作水平。（二）共享方式可包括系统内授权访问、指定范围发送、共享文件夹等。（三）涉及敏感信息或需控制传播范围的共享，应严格履行审批程序。第十五条流转控制（一）通过系统（平台）进行的文档数字化信息流转，应遵循预设的流程和权限控制。（二）流转过程应有记录，包括流转节点、处理人、处理时间、处理意见等，确保可追溯。第八章文档数字化信息的归档与销毁第十六条信息归档（一）对于具有长期保存价值或达到预定保管期限的在用文档数字化信息，应及时进行归档处理。（二）归档应按照企业档案管理相关规定和文档数字化信息分类标准进行整理、编目，并移交至指定的归档存储区域。第十七条信息销毁（一）对于已过保管期限且无继续保存价值的文档数字化信息，或经批准确需销毁的信息，应严格按照规定的程序进行销毁。（二）销毁前应履行审批手续，由相关部门提出申请，经文档数字化信息管理办公室审核，报工作小组或分管领导批准后执行。（三）销毁过程应有专人监督，并做好销毁记录。对于存储在磁性介质或光介质上的信息，应采用技术手段确保数据无法恢复。第九章安全与保密第十八条安全防护（一）文档数字化信息管理系统（平台）应具备完善的安全防护措施，包括身份认证、访问控制、数据加密、防病毒、防篡改、日志审计等功能。（二）用户应妥善保管自己的系统账号和密码，定期更换密码，严禁转借或泄露给他人。（三）加强对终端设备（计算机、移动设备等）的安全管理，防止终端感染病毒或被非法入侵导致信息泄露。第十九条保密管理（一）严格执行国家及企业有关保密法律法规和规章制度，对涉密文档数字化信息实行重点管理。（二）涉密信息的创建、存储、传输、使用、销毁等环节，应符合保密规定，采取加密等安全措施。（三）严禁使用非涉密设备处理、存储涉密信息，严禁通过非涉密网络传输涉密信息。（四）发生或可能发生文档数字化信息泄露事件时，应立即采取补救措施，并按规定及时上报。第十章审计与监督第二十条日常监督各部门应加强对本部门文档数字化信息管理工作的日常监督检查，确保制度得到有效执行。第二十一条定期审计企业文档数字化信息管理办公室应定期（如每年度或每半年）组织对企业文档数字化信息管理情况进行审计和评估，包括信息的完整性、准确性、安全性、合规性以及系统（平台）的运行状况等，并将审计结果向工作小组汇报。第二十二条责任追究对于违反本制度规定，造成文档数字化信息失真、丢失、泄露或其他不良后果的，企业将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十一章附则