仪器仪表厂会议室记录归档细则

仪器仪表厂会议室记录归档细则一、总则仪器仪表厂会议室记录归档细则（以下简称“细则”）旨在规范会议室记录的收集、整理、归档和利用，确保会议信息得到有效管理和保存，服务于公司决策、运营和知识传承。细则依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理办法》及相关行业规范制定，适用于仪器仪表厂全体员工及外部合作方在会议过程中产生的各类记录。本细则坚持“统一领导、分级管理、全程跟踪、安全保密”的原则，结合仪器仪表厂“精工智造、服务至上”的企业文化和“创新驱动、质量为本”的经营理念，强化扁平化管理效能，保障信息资源高效流转，促进安全生产与人文关怀的协同发展。二、适用范围1.本细则适用于仪器仪表厂所有部门及员工在会议室举行或参与的各种会议记录的归档工作，包括但不限于部门例会、项目评审会、客户沟通会、技术研讨会、安全生产会议等。2.外部合作方（如供应商、经销商、科研机构等）参与我厂会议时，其会议记录的收集和归档参照本细则执行，需经我厂档案管理部门审核后纳入企业档案体系。3.会议室记录的归档范围包括但不限于会议通知、议程、签到表、发言记录、决议事项、附件材料、录音录像（经授权）等，确保记录内容的完整性和准确性。三、组织架构与职责分工1.档案管理部门（或行政部）-负责制定和修订会议室记录归档细则，监督执行情况，定期开展归档质量检查。-指导各部门记录收集流程，提供归档工具（如电子档案系统、纸质档案盒）和技术支持。-负责会议室记录的最终验收和长期保管，确保档案安全。2.会议组织部门-负责会议记录的初步整理，包括文字记录、电子文档的初步分类和标记。-确保会议结束后24小时内完成记录初稿，并提交至档案管理部门。3.参会人员-负责会议发言记录的准确性，对关键决议事项进行确认。-如需录音录像，需提前报备档案管理部门，并遵守保密规定。4.信息安全部门-负责电子会议记录的加密存储和权限管理，防止数据泄露。四、管理内容与流程1.会议记录的收集-会议通知需明确记录要求，包括记录形式（文字/电子）、负责人等。-会议结束后，记录人需在2个工作日内完成记录初稿，并提交至档案管理部门。2.记录的整理与分类-档案管理部门对记录进行审核，补充遗漏信息，统一格式（如标题、日期、参会人员等）。-按会议类型（如生产类、研发类、销售类）和编号规则分类，便于检索。3.电子与纸质档案同步归档-纸质记录需存档于档案室，电子记录需上传至企业档案系统，并定期备份。-关键会议记录需双备份，包括纸质版和电子版，异地存储。4.档案利用与借阅-内部员工需经部门主管批准后借阅，外部人员需经档案管理部门同意。-借阅需登记时间、用途，归还时需检查完整性。五、权利与义务1.档案管理部门-权利：监督各部门记录归档执行情况，对不符合要求的记录进行整改。-义务：提供归档培训，定期更新归档标准。2.会议组织部门-权利：要求参会人员提供准确记录，对归档质量负责。-义务：确保记录的真实性，配合档案管理部门的审核工作。3.参会人员-权利：对会议记录内容提出异议，要求补充修正。-义务：按时提交记录初稿，遵守保密规定。六、监督与考核机制1.档案管理部门每季度开展归档检查，对记录完整性、准确性进行评分，结果纳入部门绩效考核。2.对未按规定归档的部门，扣除相应绩效分，并要求限期整改。3.建立档案问责制，因记录缺失或泄露导致损失的，追究相关责任人。七、附则1.本细则自发布之日起施行，由档案管理部门负责解释。2.未尽事宜参照《企业档案管理办法》及行业相关标准执