供应商信息档案建立与维护模板

供应商信息档案建立与维护模板适用场景与价值在企业采购管理、供应链协作及风险防控过程中，供应商信息档案是核心基础资料。本模板适用于：新供应商准入：首次合作前对供应商资质、能力进行全面梳理，保证合作方符合企业要求；现有供应商管理：动态跟踪供应商合作表现、资质变化及经营状况，及时更新档案信息；供应链风险排查：通过档案信息快速识别供应商潜在风险（如资质过期、失信记录等），保障供应链稳定性；采购决策支持：基于历史合作数据与资质信息，为供应商分级、合作策略调整提供依据。规范建立与维护供应商档案，可提升采购效率、降低合作风险、强化供应链协同能力。全流程操作指南一、前期准备：明确职责与资料清单责任分工：由采购部牵头，法务部、质量部、财务部协同配合。采购部负责档案统筹管理，法务部审核资质文件合规性，质量部评估供应商绩效，财务部确认合作结算信息。资料准备：供应商提交资料：营业执照（副本）、相关行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证等）、法定代表人证件号码明、开户行信息、产品/服务清单、企业简介等；企业内部资料：供应商评估表、合作意向书、前期沟通记录等。二、信息采集：分类梳理关键数据按“基础信息-资质文件-合作信息-评价记录”四大维度采集数据，保证信息全面、准确：基础信息：供应商名称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、成立日期、注册资本、经营范围、法定代表人及联系方式（用代替，如“联系人：张，职位：采购经理”）；资质文件：资质证书名称、编号、发证机关、有效期、年检记录（扫描件或复印件需加盖供应商公章）；合作信息：合作产品/服务名称、规格型号、合作起始时间、合同编号、主要合作项目、结算方式、付款周期、历史合作金额；评价记录：质量合格率、交付准时率、服务响应速度、配合度、投诉处理情况等（由质量部、采购部定期填写）。三、档案建立：标准化归档管理电子档案：在企业ERP或供应商管理系统中建立电子档案，按“供应商名称+唯一编码”规则命名文件夹（如“科技有限公司-SUP2024001”），内设子文件夹分类存储资料（基础信息、资质文件、合同、评价记录等），保证电子档案与纸质档案一致；纸质档案：将供应商提交的纸质资料（需加盖公章）、内部评估表、合同关键页等整理成册，使用档案盒存放，盒面标注供应商名称、编码、建档日期及资料清单，便于查阅。四、日常维护：动态更新与定期核查动态更新：当供应商基础信息（如地址、联系方式）、资质文件（如证书延期、升级）、合作信息（如新增合作项目、结算方式变更）发生变化时，由采购部在3个工作日内通知供应商提交更新材料，审核通过后同步更新电子与纸质档案；定期核查：季度核查：采购部核对供应商合作信息（如订单量、交付情况）是否与档案一致；年度核查：法务部、质量部联合核查资质文件有效期（如营业执照、生产许可证是否在有效期内）、绩效评价数据是否准确，形成《供应商年度核查报告》。五、更新归档：保证档案时效性归档触发条件：新供应商建档、供应商信息变更、年度核查完成、合作终止（需补充终止原因、结算完成证明）时，均需更新档案；归档流程：资料收集→部门审核（采购部初审，法务部、质量部复审）→系统录入/纸质整理→档案管理员确认归档→记录《档案更新台账》（更新日期、内容、审核人、归档人）。供应商信息档案表（模板）一、基础信息字段名称填写内容示例备注供应商名称科技有限公司与营业执照一致统一社会信用代码91110108注册地址北京市海淀区路号大厦层经营地址同注册地址如不同需单独填写成立日期2010年5月12日注册资本1000万元人民币经营范围技术开发、技术咨询、销售电子产品法定代表人李*联系人张*职位：采购经理联系方式（用*代替中间4位）企业邮箱zhangxxtech（示例邮箱）二、资质文件资质名称证书编号发证机关有效期年检情况附件（扫描件/复印件）营业执照91110108北京市市场监督管理局2030年5月11日已年检是（加盖公章）ISO9001质量管理体系认证00120Q10001R0M中国质量认证中心2025年3月15日2024年3月已年检是高新技术企业证书GR20231100北京市科学技术局2026年12月31日无需年检是三、合作信息合作项目合同编号合作起始时间合作结束时间结算方式付款周期历史合作金额（万元）主要合作内容电子元器件采购CG20240012024年1月1日2024年12月31日月结30天30天150芯片、电阻、电容等技术服务FW20240022024年3月15日长期合作季结季末结算80软件开发、技术支持四、评价记录评价日期评价部门评价维度评分（100分制）评价内容摘要改进建议2024年6月30日质量部质量合格率98本季度交付产品合格率98%，高于目标值2%无2024年6月30日采购部交付准时率952笔订单延迟交付1-2天，已沟通改进优化生产排期，提前预警2024年12月31日质量部综合绩效92全年质量稳定，服务响应及时持续提升交付准时率关键注意事项一、信息真实性审核供应商提交的所有资料需加盖公章，采购部可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实企业基本信息（如注册地址、经营范围、经营状态），避免虚假资质或“皮包公司”风险。二、动态更新机制资质文件到期前3个月，采购部需主动提醒供应商提交续期材料；若供应商资质过期未续，立即暂停合作直至资质恢复，并在档案中标注“资质失效”状态及处理进展。三、保密与权限管理供应商档案涉及商业敏感信息，仅采购部、法务部、质量部等相关部门人员可查阅，查阅需登记《档案查阅台账》（查阅人、日期、目的、内容），严禁外泄或用于非工作用途。四、分类与标识管理按供应商合作类型（如原材料供应商、服务商、战略供应商）或风险等级（A/B/C类）对档案分类标识，便于快速定位；对