行政办公流程标准化工作手册

行政办公流程标准化工作手册前言为规范公司行政办公行为，提升工作效率，保证各项行政工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖办公用品采购、会议室使用、文件归档、差旅管理、固定资产管理、印章使用、访客接待七大核心行政流程，适用于公司全体员工及相关行政人员。各流程均明确操作步骤、责任分工及执行要点，旨在实现行政工作的标准化、规范化管理。目录一、办公用品采购流程二、会议室使用管理流程三、文件归档管理流程四、差旅申请与报销流程五、固定资产管理流程六、印章使用管理流程七、访客接待服务流程一、办公用品采购流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司各部门日常办公所需的耗材、设备、家具等物品的采购需求，包括但不限于：笔、纸、文件夹等消耗品，打印机、扫描仪等电子设备，办公桌椅等固定资产。当部门办公用品库存不足或新增采购需求时，需按本流程执行。（二）操作步骤步骤1：需求提出部门指定专人（如行政对接人）根据实际需求，填写《办公用品采购申请表》（见模板1.1），注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度。若为批量采购或单价超过500元的物品，需附《采购需求说明》（详细阐述采购理由、功能需求及预算依据）。步骤2：部门审核部门负责人对采购需求的必要性及合理性进行审核，在《办公用品采购申请表》上签字确认，并提交至行政部。步骤3：行政部汇总与询价行政部每日17:00前接收各部门采购申请，汇总后编制《办公用品采购清单》。对于常规消耗品（如纸张、笔等），行政部根据历史采购记录直接对接固定供应商下单；对于非常规物品或单次采购金额超1000元的，需进行至少3家供应商比价，填写《询价记录表》（包含供应商名称、报价、产品参数、服务承诺等），保证性价比最优。步骤4：审批与下单采购金额≤2000元：由行政部经理审批后下单；2000元＜采购金额≤5000元：由行政部经理审核后，报请分管副总审批；采购金额＞5000元：需提交总经理审批。审批通过后，行政部根据《询价记录表》选定供应商，签订采购合同（如适用）并下达订单。步骤5：入库与登记物品送达后，行政部采购员与库管员共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后填写《办公用品入库登记表》（见模板1.2）。若存在质量问题或数量不符，需在24小时内联系供应商退换货，并记录退换货原因。步骤6：领用与发放各部门行政对接人凭《办公用品领用申请表》（见模板1.3）至行政部库房领用，领用时需签字确认。行政部每月5日前汇总上月《办公用品领用登记表》，按部门统计领用量，作为成本核算依据。（三）模板表格模板1.1：办公用品采购申请表申请部门申请人申请日期物品名称规格型号单位部门负责人签字：行政部审核意见：审批人签字：日期：模板1.2：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格型号供应商数量单价（元）总价（元）验收人库管员模板1.3：办公用品领用申请表领用部门领用人领用日期物品名称规格型号单位库管员签字：部门负责人确认：（四）执行要点提示需求提出应遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁超量或虚假采购；紧急采购（如24小时内急需）需提前电话报备行政部经理，事后补填申请表；库存物品实行“先进先出”管理，库管员每月末需盘点库存，更新《办公用品库存清单》，对临近保质期或易损耗物品提前预警；供应商管理：行政部每季度对合作供应商进行评估（包含价格、质量、交货及时性等），不合格供应商及时更换。二、会议室使用管理流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司所有会议室（含大会议室、小会议室、视频会议室）的预约、使用、清理及设备维护管理。凡需使用会议室的部门或个人，均需提前按流程申请。（二）操作步骤步骤1：会议室预约预约人通过公司OA系统或行政部线下填写《会议室使用申请表》（见模板2.1），注明会议名称、时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统等）、布置需求（如茶歇、横幅等）。若需使用视频会议系统，需提前1个工作日联系行政部IT人员调试设备。步骤2：预约审核与冲突处理行政部每日10:00、15:00分两次审核预约申请，优先保障部门例会、客户接待等重要会议；若出现时间冲突，行政部提前与预约人沟通，协调调整至其他可用会议室或变更时间。步骤3：使用准备会议开始前30分钟，行政部或会议室管理员根据《会议室使用申请表》准备设备：开启电源、调试投影/麦克风、摆放桌椅、设置茶水（如需）；若为视频会议，IT人员需提前15分钟到场连接设备，测试音视频效果。步骤4：会议使用与监督预约人需提前10分钟到场，确认设备正常使用；会议期间，需保持会议室安静，禁止吸烟、饮食（特殊会议除外），爱护设备设施；行政部不定期巡查，对违规使用行为（如未预约占用、设备损坏未报备等）进行记录并通报。步骤5：会后清理与设备复位会议结束后，预约人组织清理会场，带走个人物品及垃圾，关闭设备（投影仪、灯光、空调等）；会议室管理员检查会场设施，确认无损坏、物品无遗漏后，在《会议室使用登记表》（见模板2.2）上签字确认。（三）模板表格模板2.1：会议室使用申请表申请部门申请人联系方式申请日期会议名称会议时间开始时间结束时间参会人数会议室选择（□大会议室□小会议室□视频会议室）所需设备（□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□其他：______）布置需求（□茶歇□横幅□桌型：□□式）部门负责人签字：行政部审核：预约编号：模板2.2：会议室使用登记表使用日期会议室名称使用部门会议名称开始时间结束时间使用人设备检查（□正常□异常：______）会场清理（□合格□不合格：______）管理员签字（四）执行要点提示会议室预约需提前1个工作日申请，紧急会议（如2小时内）需经行政部经理口头同意；禁止长期占用会议室（如连续预约超过3天），如需长期使用需报总经理审批；设备故障需立即停止使用，联系行政部IT人员处理，严禁私自拆卸或维修；会议结束后，预约人需保证桌椅复位、垃圾清理，违者将纳入部门绩效考核。三、文件归档管理流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司在行政、人事、财务、业务等活动中形成的具有保存价值的各类文件资料，包括纸质文件、电子文件、影像资料等。文件归档应保证完整性、安全性及可追溯性。（二）操作步骤步骤1：文件分类与整理文件形成部门按“年度-类别-问题”原则对文件进行分类，类别包括：行政类（如制度、通知、会议纪要）、人事类（如劳动合同、考勤记录）、业务类（如合同、客户资料）、财务类（如发票、报销单）等；纸质文件需去除夹子、回形针等金属物，对破损文件进行修补、裱糊，按时间顺序排序；电子文件需统一命名（格式：“日期-部门-文件名-版本号”，如“20231001-行政部-会议纪要-V1.0”），存储于指定服务器文件夹。步骤2：文件编号与登记行政部统一编制文件编号规则（如“行政-年份-序号”，即“XZ-2023-001”），并在文件右上角标注；纸质文件填写《文件归档登记表》（见模板3.1），注明文件名称、编号、形成日期、页数、密级（□公开□内部秘密□机密）、归档人、存放位置；电子文件同步录入《电子文件归档台账》（见模板3.2），包含文件路径、存储格式、备份日期等。步骤3：归档与保管纸质文件：归档部门于每月5日前将整理好的文件移交至行政部档案室，档案管理员核对无误后入库，存放于符合标准的文件柜（防火、防潮、防虫）；电子文件：由IT部门定期（每周五）对服务器中的电子文件进行备份，备份介质包括移动硬盘、云存储（公司指定平台），备份记录需存档。步骤4：借阅与使用借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板3.3），说明借阅原因、文件名称、借阅期限，经部门负责人审批后，档案管理员方可借出；机密及以上文件需经分管副总或总经理审批，借阅时需在档案室现场查阅，严禁带出；借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还，如需续借需提前1天申请。步骤5：鉴定与销毁行政部每两年组织一次档案鉴定，对超过保存期限、无保存价值的文件进行鉴定，填写《文件销毁审批表》（见模板3.4）；销毁需经部门负责人、行政部经理、总经理审批后，由2人以上共同执行（监销人需签字确认），纸质文件采用粉碎方式销毁，电子文件彻底删除并销毁备份介质。（三）模板表格模板3.1：文件归档登记表归档日期文件名称文件编号形成部门形成日期页数密级归档人存放位置（柜号-层号）模板3.2：电子文件归档台账归档日期文件名称文件编号存储路径存储格式文件大小备份日期备份位置归档人模板3.3：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期文件名称文件编号借阅原因借阅期限部门负责人签字：档案管理员审核：归还日期：模板3.4：文件销毁审批表文件名称文件编号形成日期保存期限销毁原因鉴定小组意见：部门负责人签字：行政部经理签字：总经理签字：监销人：销毁日期：销毁方式：（四）执行要点提示文件形成后需在1个月内完成归档，不得拖延或积压；电子文件需定期杀毒，防止数据泄露或损坏，涉密文件严禁通过私人邮箱、网盘传输；借阅文件需妥善保管，不得涂改、勾画、抽页、损坏，违者将追究责任；销毁文件需全程记录，保证可追溯，严禁私自丢弃或作为废品出售。四、差旅申请与报销流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司员工因公出差（含国内、国外）的交通、住宿、补贴等事项的申请、审批及报销管理，旨在规范差旅行为，控制差旅成本。（二）操作步骤步骤1：出差申请员工出差前需填写《出差申请审批表》（见模板4.1），注明出差人、部门、出差地点、出差事由、出差起止时间、交通工具（□飞机□高铁□汽车□自驾）、住宿标准（按公司《差旅费管理办法》执行）、预估费用等。若为多人出差，需注明主要出差人及同行人员；若为客户接待，需附《接待方案》（含客户信息、行程安排、预算明细）。步骤2：审批部门负责人审核出差必要性及行程合理性，签字确认；出差费用≤3000元：由部门负责人审批；3000元＜出差费用≤8000元：由部门负责人审核后，报请分管副总审批；出差费用＞8000元：需提交总经理审批；国外出差无论金额大小，均需总经理审批。步骤3：差旅执行员工按审批后的行程出差，乘坐交通工具需符合标准（如经济舱、高铁二等座等），超出标准部分由个人承担；住宿需选择协议酒店或正规酒店，并索取增值税发票，发票抬头需为公司全称，项目需填写“住宿费”；出差期间需每日记录《差旅日志》（含工作内容、客户对接情况等），作为报销附件。步骤4：费用报销出差返回后3个工作日内，员工整理报销凭证（包括交通发票、住宿发票、补贴明细等），填写《差旅费用报销单》（见模板4.2），注明出差编号、费用明细、实报金额等；报销单需附《出差申请审批表》（复印件）、《差旅日志》、发票原件，若为自驾需附《里程表》（注明出发地、目的地、里程、过路费等）；部门负责人审核报销单的真实性、合规性，签字后提交至财务部。步骤5：财务审核与付款财务部核对报销单与审批单、发票的一致性，检查发票是否合规（如抬头、税号、印章等），住宿、交通标准是否超标；审核通过后，财务部于5个工作日内通过银行转账支付报销款项，超期未报销需说明原因。（三）模板表格模板4.1：出差申请审批表出差人部门职位出差地点出差事由出差时间自______年______月______日至______年______月______日共______天交通工具（□飞机□高铁□汽车□自驾）住宿标准（元/晚）预估总费用（元）同行人员：客户接待（□是□否）：部门负责人签字：分管副总审批：总经理审批：出差编号：申请日期：模板4.2：差旅费用报销单报销人部门出差编号报销日期费用明细交通费（元）住宿费（元）伙食补贴（元/天×______天）发票张数：发票金额（元）：退补金额（元）：部门负责人签字：财务审核：付款方式：□银行转账□现金（四）执行要点提示出差申请需提前3个工作日提交（紧急出差可电话申请，补填审批表）；交通、住宿标准严格按公司《差旅费管理办法》执行，如遇特殊情况超标，需在申请中注明原因并经总经理审批；发票需在出差期间取得，跨期发票不予报销；丢失发票需提供《发票丢失情况说明》（部门负责人签字、财务部审核），经总经理审批后，可按费用金额的80%报销；差旅补贴按出差自然天数计算，当天往返不享受住宿及伙食补贴。五、固定资产管理流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司单价2000元以上、使用年限1年以上的资产（如电脑、打印机、办公家具、生产设备等）的采购、领用、调拨、盘点、报废等全生命周期管理，保证资产安全、完整、有效利用。（二）操作步骤步骤1：资产采购申请需求部门填写《固定资产采购申请表》（见模板5.1），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、存放地点等，附《资产需求说明》（阐述采购理由及配置要求）。步骤2：审批与采购审批流程参照“办公用品采购流程”，根据采购金额划分审批权限；采购完成后，行政部、财务部、需求部门共同验收，核对资产信息、数量、质量，填写《固定资产验收单》（见模板5.2），三方签字确认。步骤3：资产登记与标签粘贴行政部将验收合格的资产信息录入《固定资产台账》（见模板5.3），包括资产编号、名称、规格型号、采购日期、使用部门、责任人、存放位置、折旧年限等；在资产显著位置粘贴“固定资产标签”，标签包含资产编号、名称、采购日期等信息，做到“一物一码”。步骤4：领用与调拨领用人填写《固定资产领用申请表》（见模板5.4），经部门负责人审批后，至行政部办理领用手续，签字确认《固定资产领用登记表》；部门间资产调拨需填写《固定资产调拨申请表》（见模板5.5），经调入、调出部门负责人及行政部审批后，更新台账信息，保证账实相符。步骤5：定期盘点行政部每季度末组织一次固定资产盘点，由行政部、财务部、使用部门共同参与，核对资产实物与台账信息，填写《固定资产盘点表》（见模板5.6）；对盘盈、盘亏、毁损的资产，需查明原因，填写《资产盘点差异报告》，经部门负责人、行政部经理、总经理审批后，进行账务处理。步骤6：报废与处置资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，使用部门填写《固定资产报废申请表》（见模板5.7），注明报废原因、资产信息、残值预估等；行政部组织技术鉴定（如需），确认无法修复后，按审批权限报批；报批通过后，由行政部联系专业机构回收处置，回收款项交财务部入账，并更新台账信息。（三）模板表格模板5.1：固定资产采购申请表申请部门申请人申请日期资产名称规格型号单位部门负责人签字：行政部审核：审批人签字：模板5.2：固定资产验收单验收日期资产名称规格型号资产编号供应商数量采购日期验收结果（□合格□不合格：______）使用部门签字：行政部签字：财务部签字：模板5.3：固定资产台账资产编号资产名称规格型号采购日期使用部门责任人存放位置原值（元）折旧年限净值（元）状态（□在用□闲置□报废）模板5.4：固定资产领用申请表领用部门领用人领用日期资产名称资产编号规格型号部门负责人签字：行政部审核：领用签字：模板5.5：固定资产调拨申请表调出部门调出日期资产名称资产编号规格型号数量调入部门调入日期调拨原因调出部门负责人签字：调入部门负责人签字：行政部审核：模板5.6：固定资产盘点表盘点日期盘点部门资产编号资产名称账面数量实盘数量差异（□盘盈□盘亏）差异原因责任人模板5.7：固定资产报废申请表申请部门申请人申请日期资产名称资产编号规格型号技术鉴定意见：部门负责人签字：行政部经理签字：总经理签字：（四）执行要点提示固定资产采购需优先考虑性价比高、售后服务好的品牌，签订采购合同时需明确质保期、维修条款；资产领用后，责任人需妥善保管，严禁私自外借、调换、拆卸；盘点中发觉差异需在3个工作日内查明原因并上报，不得瞒报、漏报；报资产报废需保证资产无残值或残值已处置完毕，处置过程需全程留痕。六、印章使用管理流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司公章、合同章、财务章、法人章、发票章等印章的使用、保管、刻制、销毁管理，保证印章使用的合法性、规范性，防范法律风险。（二）操作步骤步骤1：印章保管责任划分公章、合同章：由行政部指定专人（印章管理员）保管，实行“专人专柜、双人保管”（保险柜钥匙由行政部经理和印章管理员分别保管）；财务章、发票章：由财务部指定专人保管，保险柜钥匙由财务经理和出纳分别保管；法人章：由总经理本人或指定专人保管，使用时需经总经理审批。步骤2：印章使用申请使用人填写《印章使用申请表》（见模板6.1），注明用印单位/部门、用印事由、文件名称/合同编号、用印份数、用印人、经办人等，附需用印文件（合同、函件、证明等）复印件。步骤3：审批与登记审批权限：日常行政类文件（如通知、证明）：由行政部经理审批；合同、协议类文件：由法务部审核（如需）、分管副总审批；重要文件（如投标书、担保函）：需经总经理审批；审批通过后，印章管理员核对文件内容与申请表是否一致，确认无误后，在《印章使用登记表》（见模板6.2）上记录用印日期、用印文件名称、审批人、用印人等信息，方可盖章。步骤4：用印监督与文件存档用印过程中，印章管理员需全程监督，保证用印文件与审批内容一致，严禁在空白纸张、空白合同上盖章；用印后，文件原件交行政部（或财务部）存档，《印章使用申请表》《印章使用登记表》留存备查。步骤5：印章刻制、变更与销毁新刻印章需由行政部填写《印章刻制申请表》，经总经理审批后，到公安机关指定的刻章单位刻制，刻制完成后在公安机关备案；印章丢失、损坏或公司名称变更时，需及时办理印章变更或注销手续，并公告作废；废弃印章由行政部登记造册，报总经理审批后，联系公安机关统一销毁，销毁过程需拍照记录。（三）模板表格模板6.1：印章使用申请表申请部门申请人申请日期用印事由文件名称/合同编号用印份数用印文件类型（□合同□协议□证明□函件□其他：______）审批人用印人附文件份数：文件密级（□公开□内部秘密□机密）部门负责人签字：行政部（财务部）审核：总经理审批（如需）：模板6.2：印章使用登记表用印日期用印部门用印文件名称文件编号用印份数审批人用印人监管人存档位置（四）执行要点提示印章管理员需坚守岗位，非工作时间印章需存放于保险柜内，严禁携带印章外出（特殊情况需经总经理批准并派专人陪同）；用印文件需内容完整、逻辑清晰，若需修改需重新申请审批，不得在已审批文件上擅自涂改；严禁违规用印，如私用印章、在未经审批文件上盖章等，违者将追究法律责任；印章保管人离职时，需办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》（见模板6.3），由行政部经理监交。七、访客接待服务流程（一）适用范围与场景本流程适用于公司外部访客（包括客户、合作伙伴、上级单位、应聘者等）的预约、接待、引导、送客等全流程管理，旨在提升公司形象，规范接待行为，保证访客体验良好。（二）操作步骤步骤1：访客预约接待部门提前与访客确认来访时间、人数、身份、来访事由、是否需要特殊安排（如翻译、会议室、茶歇等），填写《访客接待预约表》（见模板7.1），提交至行政部。步骤2：接待准备行政部根据《访客接待预约表》安排：若需使用会议室，按“会议室使用流程”提前准备；准备访客资料（如公司简介、产品手册等）、饮用水、茶水（根据访客喜好选择红茶、绿茶、咖啡等）；若为重要客户或上级单位，需通知相关部门负责人到门口迎接。步骤3：访客迎接与登记访客到达时，前台行政人员主