企业资料归档与管理制度范本

企业资料归档与管理制度范本第一章总则第一条制度目的为规范企业各类资料的收集、整理、归档、保管及利用工作，保证资料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范经营风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于[企业全称]（以下简称“公司”）各部门、子公司及全体员工在业务活动中形成的各类纸质资料、电子文件、声像资料等档案的管理。第二章资料归档范围与分类标准第三条归档范围公司资料归档范围包括但不限于以下类别：行政管理类：公司章程、股东会/董事会决议、内部管理制度、会议纪要、工作总结、请示报告等；人力资源管理类：员工招聘资料、劳动合同、人事档案、培训记录、绩效考核结果、薪酬福利文件等；财务管理类：财务报表、会计凭证、税务申报资料、审计报告、预算方案、费用审批单等；项目管理类：项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、合同协议、项目验收报告、进度计划等；合同管理类：业务合同、采购合同、服务合同、保密协议等（含纸质版及电子扫描件）；声像及实物类：公司活动照片、视频、荣誉证书、印章、重要样品等。第四条分类与编号规则分类原则：按“年度-类别-流水号”进行分类，保证类别清晰、层级分明。类别代码：行政管理类：XZ人力资源管理类：RL财务管理类：CW项目管理类：XM合同管理类：HT声像实物类：SX编号规则：纸质档案编号格式为“YYYY-LL-X”，其中“YYYY”为年份（如2024），“LL”为类别代码（如XZ），“X”为流水号（001-999）；电子档案编号格式为“YYYY-LL-X+E”，其中“E”代表电子文件。第三章资料归档操作流程第五条资料收集（责任主体：各部门资料员*）收集节点：各类资料在事项完成后30个工作日内完成收集，保证资料及时归档。收集要求：纸质资料需为原件（如需复印件需注明“与原件核对无误”并签字盖章），字迹清晰、无涂改；电子资料需为最终版本，格式为PDF、Word、Excel等常用格式，命名规范为“资料名称-日期-版本号”；声像资料需附带文字说明（包括时间、地点、人物、事件）。第六条资料整理（责任主体：各部门资料员*）核对与筛选：检查资料完整性，剔除无关、重复文件，保证归档资料与实际业务一致。装订与标注：纸质资料按件装订（左侧装订，过厚文件需分册），加装档案封面，注明资料名称、归档日期、部门、页数；电子资料按“年度-类别”建立文件夹，同一资料下的子文件统一命名规则。第七条分类与编号（责任主体：各部门资料员*）按第四条分类标准对资料进行归类，填写《资料归档清单》（详见附件1），保证编号唯一、准确。电子档案需在档案管理系统中录入编号、名称、形成日期、密级等信息，与纸质档案编号保持一致。第八条移交与归档（责任主体：各部门资料员与档案管理员）移交时间：每季度末月25日前，各部门向档案室移交本季度归档资料。移交流程：双方核对《资料归档清单》，确认资料数量、编号无误后，在清单上签字确认；纸质档案移交档案室，由档案管理员登记入库；电子档案至公司档案管理系统，同步备份至专用存储设备。第九条入库管理（责任主体：档案管理员*）档案管理员按编号顺序将纸质档案存入档案柜，标注存放位置（如：A区-01柜-02层）；电子档案存储于加密服务器，定期（每月）检查存储状态，防止数据丢失；建立《档案台账》，实时更新档案入库、借阅、销毁等信息。第四章档案保管与利用第十条保管要求纸质档案：存放在符合防火、防潮、防虫、防盗要求的档案室，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，定期（每季度）检查档案状态。电子档案：采用“本地备份+异地备份”模式，本地备份每周更新，异地备份每月更新，防止因设备故障或自然灾害导致数据丢失。涉密档案：单独存放，专人管理，查阅需经部门负责人及分管领导审批。第十一条保管期限根据资料价值及法律法规要求，保管期限分为：永久：公司章程、股东会决议、年度财务决算报告等；长期（10-30年）：重要合同、项目档案、员工人事档案等；短期（10年以下）：一般性通知、会议纪要、费用单据等。第十二条档案借阅（责任主体：借阅人、档案管理员*）借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》（详见附件2），注明借阅资料名称、编号、用途、借阅期限；经部门负责人审批（涉密资料需经分管领导审批）；档案管理员核对审批意见后，办理借阅登记，纸质档案需签字领取，电子档案需授权访问。借阅期限：一般不超过7个工作日，到期需归还；如需续借，需提前3天重新申请。借阅要求：借阅资料不得涂改、勾画、抽页、复制，不得转借或带出指定区域（涉密档案除外）。第十三条档案销毁（责任主体：档案管理员、监销人）销毁条件：保管期限届满、无保存价值的档案，需经鉴定后方可销毁。销毁流程：档案管理员编制《档案销毁清册》（详见附件3），列出待销毁档案名称、编号、数量、保管期限；由部门负责人、行政部负责人、分管领导组成鉴定小组进行审批；指定两名以上监销人，现场监督销毁过程（纸质档案需碎纸处理，电子档案需彻底删除并格式化存储介质）；监销人、档案管理员在《档案销毁清册》上签字确认，销毁记录永久保存。第五章责任追究第十四条责任划分各部门负责人：对本部门资料归档的及时性、完整性负领导责任；各部门资料员*：负责本部门资料收集、整理、移交的具体工作，对资料质量负直接责任；档案管理员*：负责档案的接收、保管、借阅、销毁等工作，对档案安全负管理责任。第十五条违规处理未按时归档、资料不完整或虚假的，对部门负责人及资料员*进行通报批评，扣减当月绩效5%-10%；因保管不善导致档案丢失、损坏或泄露公司机密的，视情节轻重给予经济处罚、降职直至解除劳动合同；构成违法的，依法追究法律责任。第六章附则第十六条制度解释与修订本制度由公司行政部*负责解释，每年根据实际执行情况修订一次，修订流程同制度制定流程。第十七条生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件附件1：资料归档清单序号资料名称形成日期归档日期密级保管期限类别编号页数备注经手人12024年度工作计划2024-01-052024-01-10普通长期XZ2024-XZ-00115*2X项目合同2024-02-202024-02-28机密永久HT2024-HT-0058*附件2：档案借阅申请表借阅部门借阅人联系方式资料名称编号借阅用途借阅期限部门负责人审批档案管理员意见归还日期备注市场部*138X项目招投标文件2024-XM-003项目复盘2024-03-15至2024-03-22同意