办公室日常工作办公手册

办公室日常工作办公手册一、总则

本手册旨在为办公室员工提供日常工作行为规范与操作指南，以确保工作环境高效、有序、和谐。通过明确工作职责、规范操作流程、强调行为准则，提升整体工作效率与职业素养。员工应认真学习并严格遵守本手册内容。

二、工作职责与岗位要求

（一）基本职责

1.按时上下班，遵守公司规定的作息时间。

2.完成本职工作，保证工作质量与效率。

3.保持工作区域整洁，爱护办公设备。

4.服从上级安排，积极配合团队协作。

（二）岗位特定要求

1.文秘岗：

(1)负责文件起草、整理与归档。

(2)协调部门会议，做好会议记录。

(3)处理部门日常行政事务。

2.技术岗：

(1)负责系统维护与技术支持。

(2)参与项目开发，解决技术问题。

(3)编写技术文档，做好版本管理。

3.销售岗：

(1)客户开发与关系维护。

(2)订单处理与跟进。

(3)市场信息收集与分析。

三、办公设备使用规范

（一）电脑使用

1.开机时检查设备状态，确保正常运行。

2.使用完毕后关闭电脑及显示器，节约能源。

3.定期清理电脑桌面，整理文件分类。

4.避免在系统运行时进行高强度操作，防止死机。

（二）打印机使用

1.打印前确认文件无误，避免浪费。

2.碳粉盒或墨盒更换需报备行政部。

3.大量打印任务应提前预约，避免影响他人工作。

4.定期清洁打印头，保持打印质量。

（三）电话使用

1.接听电话时，及时回应，语气礼貌。

2.重要事项记录在案，需跟进的事项及时反馈。

3.长时间通话应征得同意，或转接至语音信箱。

4.工作外电话非紧急情况避免占用工作时间。

四、文件管理流程

（一）文件分类

1.日常文件：分为上行文、平行文、下行文。

2.项目文件：按项目编号归档，包含计划、报告、总结。

3.法律文书：涉及合同、协议等，需双人核对。

（二）文件处理步骤

1.收文：

(1)签收并登记文件信息。

(2)分发至相关人员或部门。

(3)重要文件报备上级。

2.发文：

(1)起草初稿，经审核修改。

(2)打印并签字确认。

(3)通过指定渠道发送。

3.归档：

(1)按季度整理，剔除冗余文件。

(2)电子文件备份至云端存储。

(3)纸质文件装订成册，存放于档案柜。

五、行为规范与职业素养

（一）仪容仪表

1.衣着整洁，符合公司形象要求。

2.避免佩戴过多饰品，保持专业形象。

3.女性员工长发应束起，男性员工勤理发。

（二）工作沟通

1.面对面沟通时，保持眼神交流。

2.电话沟通时，先问候再说明事项。

3.邮件往来需及时回复，重要内容抄送相关人员。

4.避免在公共场合讨论敏感或负面话题。

（三）时间管理

1.制定每日工作计划，优先处理重要事项。

2.临时任务插入时，调整计划并告知团队。

3.避免长时间午休或闲聊，保持工作专注。

4.临近下班时整理当日工作，做好交接。

六、应急处理措施

（一）设备故障

1.电脑死机：尝试重启，若无效报修。

2.打印机故障：检查连接线，联系维修人员。

3.网络中断：确认线路状态，通知IT部门。

（二）火警处理

1.保持冷静，立即按下报警器或拨打火警电话。

2.小火情尝试使用灭火器，大火情迅速撤离。

3.撤离时沿消防通道行走，不乘坐电梯。

4.到达安全区域后清点人数，并向负责人汇报。

（三）医疗急救

1.轻微伤情：使用急救箱处理，严重者送医。

2.心脏骤停：立即进行心肺复苏，等待救援。

3.中暑症状：移至阴凉处，补充水分，送医观察。

七、附则

本手册自发布之日起实施，解释权归行政部所有。员工如有疑问可咨询部门主管，定期更新内容以适应工作需求。

一、总则

本手册旨在为办公室员工提供日常工作行为规范与操作指南，以确保工作环境高效、有序、和谐。通过明确工作职责、规范操作流程、强调行为准则，提升整体工作效率与职业素养。员工应认真学习并严格遵守本手册内容。

二、工作职责与岗位要求

（一）基本职责

1.按时上下班，遵守公司规定的作息时间。具体要求：

(1)提前10分钟到达工作地点，做好准备工作，如开机、查看邮件、整理桌面。

(2)严格遵守上下班打卡制度，如遇特殊情况需提前向直属上级请假。

(3)工作时间内不得擅自离岗，如需短暂离开（如取快递、短暂休息），需向同事说明去向及预计返回时间。

2.完成本职工作，保证工作质量与效率。具体要求：

(1)明确每日工作目标，制定任务清单，按优先级排序执行。

(2)工作过程中保持专注，避免无关干扰，如频繁查看社交媒体或处理私人事务。

(3)定期回顾工作进度，及时调整计划，确保按时完成任务。

(4)工作成果需经得起检验，数据准确、逻辑清晰、表达规范。

3.保持工作区域整洁，爱护办公设备。具体要求：

(1)每日下班前整理桌面，将文件归档，物品摆放整齐。

(2)保持桌面清洁，定期清理废纸、杂物，做到“工完场清”。

(3)正确使用办公设备，如电脑、打印机、电话等，避免野蛮操作导致损坏。

(4)发现设备故障或损坏，及时报备行政部或IT部门，并贴上“故障”标签，防止他人误用。

4.服从上级安排，积极配合团队协作。具体要求：

(1)接到上级指令后，及时确认理解，如有疑问立即沟通。

(2)积极参与团队会议，认真听取意见，做好会议记录。

(3)协作任务中，主动沟通进度，分享信息，共同解决问题。

(4)尊重同事意见，避免冲突，以合作共赢的态度完成团队目标。

（二）岗位特定要求

1.文秘岗：

(1)负责文件起草、整理与归档。具体要求：

a.起草文件时，需了解文件背景及目的，确保内容符合要求。

b.文件格式需统一，如字体、字号、行距等，并按规范排版。

c.整理文件时，按时间或项目分类，并进行编号，方便查找。

d.归档文件需存放在指定位置，并做好记录，重要文件需双备份。

(2)协调部门会议，做好会议记录。具体要求：

a.提前准备会议议程，并发送给参会人员。

b.会议开始前，检查会议室设备，如投影仪、麦克风等。

c.记录会议要点，包括决策事项、责任人及完成时限。

d.会议结束后，整理会议纪要，并发送给参会人员及相关部门。

(3)处理部门日常行政事务。具体要求：

a.负责部门办公用品采购、领用及管理。

b.协调部门差旅安排，如预订机票、酒店等。

c.负责部门员工考勤统计及请假审批。

d.接待来访人员，并做好登记工作。

2.技术岗：

(1)负责系统维护与技术支持。具体要求：

a.定期检查系统运行状态，及时发现并解决故障。

b.建立系统日志，记录异常情况及处理过程。

c.为用户提供技术支持，解决使用过程中遇到的问题。

d.编写技术文档，包括系统说明、操作指南等。

(2)参与项目开发，解决技术问题。具体要求：

a.参与项目需求分析，提出技术建议。

b.负责模块开发，编写高质量代码。

c.进行单元测试，确保代码质量。

d.参与项目部署，解决上线过程中遇到的问题。

(3)编写技术文档，做好版本管理。具体要求：

a.编写技术文档时，需条理清晰，易于理解。

b.文档内容需与实际操作一致，并定期更新。

c.对技术文档进行版本管理，记录每次修改的内容及时间。

d.将技术文档存放在共享文件夹，方便团队成员查阅。

3.销售岗：

(1)客户开发与关系维护。具体要求：

a.通过多种渠道开发潜在客户，如网络营销、展会等。

b.记录客户信息，建立客户档案，定期跟进。

c.了解客户需求，提供专业的解决方案。

d.与客户建立良好的关系，提高客户满意度。

(2)订单处理与跟进。具体要求：

a.接收客户订单后，确认订单信息，如产品型号、数量、价格等。

b.审核订单，确保订单符合公司政策。

c.与生产部门协调，安排订单生产。

d.跟踪订单进度，及时向客户反馈。

(3)市场信息收集与分析。具体要求：

a.收集行业动态、竞争对手信息等市场数据。

b.分析市场趋势，为公司制定市场策略提供参考。

c.定期撰写市场分析报告，并提出建议。

d.关注客户反馈，了解市场需求变化。

三、办公设备使用规范

（一）电脑使用

1.开机时检查设备状态，确保正常运行。具体操作：

(1)开机后，检查电脑是否启动正常，有无报错信息。

(2)检查显示器、键盘、鼠标等外设是否工作正常。

(3)登录系统时，检查账号密码是否正确。

2.使用完毕后关闭电脑及显示器，节约能源。具体操作：

(1)退出所有应用程序，关闭浏览器。

(2)点击“开始”菜单，选择“关机”或“注销”。

(3)等待电脑完全关闭后，关闭显示器电源。

(4)如需长时间离开电脑，可设置屏保或休眠模式。

3.定期清理电脑桌面，整理文件分类。具体操作：

(1)每日下班前，将桌面文件分类整理，如工作文件、个人文件、下载文件等。

(2)将不再需要的文件移动到回收站，并清空回收站。

(3)定期创建快捷方式，方便快速访问常用程序或文件。

(4)使用文件夹对文件进行分类，并命名清晰，方便查找。

4.避免在系统运行时进行高强度操作，防止死机。具体操作：

(1)避免同时打开过多应用程序，特别是占用内存较大的程序。

(2)下载文件或运行大型程序时，关闭其他不必要的程序。

(3)定期清理电脑缓存，释放内存空间。

(4)如电脑出现卡顿现象，可尝试重启电脑。

（二）打印机使用

1.打印前确认文件无误，避免浪费。具体操作：

(1)打印前，仔细检查文件内容，确保没有错误。

(2)打印预览功能，确认页面布局、字体、图片等是否正确。

(3)选择合适的打印模式，如草稿模式可减少墨粉消耗。

(4)如需打印多份，选择“打印份数”功能，避免重复打印。

2.碳粉盒或墨盒更换需报备行政部。具体操作：

(1)更换碳粉盒或墨盒前，先确认型号是否正确。

(2)按照说明书进行更换，注意安全操作。

(3)更换完成后，测试打印，确保打印质量。

(4)将用完的碳粉盒或墨盒交回行政部，以便统一处理。

3.大量打印任务应提前预约，避免影响他人工作。具体操作：

(1)需要大量打印时，提前与行政部预约，安排时间打印。

(2)如需在非工作时间打印，可提前将文件发送到打印服务器。

(3)打印过程中，避免长时间占用打印机，影响他人使用。

(4)打印完成后，及时清理打印区域，将打印纸归位。

4.定期清洁打印头，保持打印质量。具体操作：

(1)按照打印机说明书，定期进行打印头清洁。

(2)清洁时，注意不要损坏打印头喷嘴。

(3)清洁后，进行打印测试，确保打印质量恢复。

(4)如打印质量仍不理想，可联系IT部门进行维修。

（三）电话使用

1.接听电话时，及时回应，语气礼貌。具体操作：

(1)电话响铃三声内接听，如遇紧急情况可稍等。

(2)接听时，先问候对方，如“您好，请问有什么可以帮您？”

(3)认真倾听对方需求，并耐心解答。

(4)如无法立即解决，记录下对方信息，并承诺尽快回复。

2.重要事项记录在案，需跟进的事项及时反馈。具体操作：

(1)接听电话时，如涉及重要事项，应做好记录，包括时间、人物、事件等。

(2)记录完成后，向对方确认，确保信息无误。

(3)如有需要跟进的事项，应及时反馈给相关人员或部门。

(4)定期回顾电话记录，跟进未完成的事项。

3.长时间通话应征得同意，或转接至语音信箱。具体操作：

(1)如遇长时间通话，应先征得对方同意，避免影响工作。

(2)如无法立即接听，可告知对方自己正在忙，请稍后再拨。

(3)将电话转接至语音信箱，并告知对方留言方式。

(4)事后及时查看语音信箱，回复留言。

4.工作外电话非紧急情况避免占用工作时间。具体操作：

(1)工作时间内，应专注于工作，避免接听工作外电话。

(2)如遇非紧急情况的工作外电话，可告知对方自己正在忙，请稍后再拨。

(3)如有紧急情况，应先处理工作，再回复工作外电话。

(4)如需处理工作外事务，可安排在下班后或休息时间。

四、文件管理流程

（一）文件分类

1.日常文件：分为上行文、平行文、下行文。具体说明：

(1)上行文：下级向上级汇报工作、请示问题的文件，如报告、请示等。

(2)平行文：同级部门之间相互联系工作的文件，如函、通知等。

(3)下行文：上级对下级部署工作、指示问题的文件，如命令、决定等。

2.项目文件：按项目编号归档，包含计划、报告、总结。具体说明：

(1)计划：项目实施前，对项目目标、任务、进度等进行规划和安排。

(2)报告：项目实施过程中，对项目进展、问题、解决方案等进行记录和汇报。

(3)总结：项目结束后，对项目成果、经验教训等进行总结和评估。

3.法律文书：涉及合同、协议等，需双人核对。具体说明：

(1)合同：双方或多方之间约定权利义务关系的文件，如购销合同、租赁合同等。

(2)协议：双方或多方之间就特定事项达成一致的文件，如合作协议、保密协议等。

(3)双人核对：指文件起草完成后，由两人分别进行审核，确保文件内容准确、完整、合法。

（二）文件处理步骤

1.收文：

(1)签收并登记文件信息。具体操作：

a.接收文件时，检查文件是否完整，有无破损或缺失。

b.在《收文登记簿》中记录文件名称、来源、日期、页数等信息。

c.签收人签名，并注明签收日期。

(2)分发至相关人员或部门。具体操作：

a.根据文件内容，确定收文人。

b.在《收文分发单》中记录文件名称、收文人、分发日期等信息。

c.将文件直接送达收文人，或通过内部邮件系统发送。

(3)重要文件报备上级。具体操作：

a.确定哪些文件属于重要文件，如合同、协议、重要报告等。

b.在《重要文件报备单》中记录文件名称、报备人、报备日期等信息。

c.将文件副本提交给上级领导，以便查阅。

2.发文：

(1)起草初稿，经审核修改。具体操作：

a.根据发文事由，确定文件类型，如通知、报告、函等。

b.按照公文格式，起草文件初稿，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等。

c.将初稿提交给相关部门或人员审核，根据意见进行修改。

(2)打印并签字确认。具体操作：

a.审核通过后，将文件打印成正式版本。

b.按照规定，在文件上加盖公章或签字确认。

c.确保签字人员符合要求，如法定代表人、部门负责人等。

(3)通过指定渠道发送。具体操作：

a.根据文件类型和收文人，选择合适的发送方式，如邮寄、电子邮件、内部系统发送等。

b.在《发文登记簿》中记录文件名称、收文人、发送方式、发送日期等信息。

c.确认文件已成功送达收文人。

3.归档：

(1)按季度整理，剔除冗余文件。具体操作：

a.每季度末，对文件进行清理，将不再需要的文件剔除。

b.剔除的标准包括：重复文件、过期文件、无保存价值的文件等。

c.剔除的文件应按照规定进行销毁，并记录销毁情况。

(2)电子文件备份至云端存储。具体操作：

a.将重要电子文件备份到公司指定的云存储服务中。

b.定期检查备份数据，确保备份完整、可用。

c.制定备份策略，如每日备份、每周备份等。

(3)纸质文件装订成册，存放于档案柜。具体操作：

a.将纸质文件按类别、时间顺序进行整理。

b.使用装订机将文件装订成册，并编写卷号、页码。

c.将装订好的文件存放在指定的档案柜中，并做好存放记录。

五、行为规范与职业素养

（一）仪容仪表

1.衣着整洁，符合公司形象要求。具体要求：

(1)男员工：应穿着得体的商务服装，如衬衫、西装、领带等。

(2)女员工：应穿着得体的商务服装，如衬衫、连衣裙、套装等。

(3)避免穿着过于休闲的服装，如T恤、牛仔裤、运动鞋等。

(4)保持服装干净整洁，无污渍、无破损。

2.避免佩戴过多饰品，保持专业形象。具体要求：

(1)男员工：应避免佩戴过多或过于夸张的饰品，如戒指、手链、耳环等。

(2)女员工：应避免佩戴过多或过于夸张的饰品，如项链、耳环、手镯等。

(3)饰品应简洁大方，避免发出声响，影响他人工作。

(4)避免佩戴气味浓烈的香水，以免影响他人。

3.女性员工长发应束起，男性员工勤理发。具体要求：

(1)女性员工：长发应束起，如扎马尾、盘发等，避免披头散发。

(2)男性员工：应保持头发整洁，勤理发，避免头发过长或过短。

(3)避免将头发染成过于鲜艳的颜色，或进行过于夸张的造型。

(4)保持面部清洁，勤刮胡子，避免胡须过长。

（二）工作沟通

1.面对面沟通时，保持眼神交流。具体要求：

(1)与同事或客户面对面沟通时，应保持适度的眼神交流，以示尊重和专注。

(2)眼神交流的时间不宜过长，以免让对方感到不适。

(3)如因文化差异或个人习惯，无法进行眼神交流，可用微笑或其他肢体语言表达友好。

(4)避免眼神闪烁或躲闪，以免让对方产生不信任感。

2.电话沟通时，先问候再说明事项。具体要求：

(1)接听电话时，应先问候对方，如“您好，请问有什么可以帮您？”

(2)问候后，应简要说明自己的身份，如“我是XX部门的XX。”

(3)再根据对方的需求，说明来意或提供帮助。

(4)如需记录信息，可先询问对方是否介意，再进行记录。

3.邮件往来需及时回复，重要内容抄送相关人员。具体要求：

(1)收到邮件后，应及时查看，如需回复，应在24小时内回复。

(2)回复邮件时，应简洁明了，避免冗长或含糊不清。

(3)如邮件内容涉及多个部门或人员，应抄送相关人员，以便协同处理。

(4)重要邮件应抄送上级领导，以便了解工作进展。

4.避免在公共场合讨论敏感或负面话题。具体要求：

(1)在办公室等公共场合，应避免讨论敏感或负面话题，如政治、宗教、个人隐私等。

(2)如需讨论工作问题，应选择合适的场所，如会议室、办公室等。

(3)避免在公共场合大声喧哗，以免影响他人工作。

(4)保持良好的沟通氛围，避免与他人发生冲突。

（三）时间管理

1.制定每日工作计划，优先处理重要事项。具体要求：

(1)每日上班前，应根据工作安排，制定每日工作计划。

(2)工作计划应包括工作任务、完成时间、优先级等信息。

(3)优先处理重要且紧急的任务，再处理重要但不紧急的任务。

(4)定期回顾工作计划，根据实际情况进行调整。

2.临时任务插入时，调整计划并告知团队。具体要求：

(1)如遇临时任务插入，应及时调整工作计划，以确保任务完成。

(2)调整计划后，应告知团队成员，以便协调工作。

(3)如调整计划对其他成员造成影响，应协商解决，避免冲突。

(4)保持灵活的工作态度，适应突发情况。

3.避免长时间午休或闲聊，保持工作专注。具体要求：

(1)午休时间应合理安排，避免长时间午休，影响下午工作。

(2)午休时应保持安静，避免大声喧哗或进行其他干扰他人工作的事情。

(3)工作时间内应保持专注，避免长时间闲聊或做与工作无关的事情。

(4)可使用番茄工作法等时间管理技巧，提高工作效率。

4.临近下班时整理当日工作，做好交接。具体要求：

(1)临近下班时，应整理当日工作，回顾工作完成情况。

(2)如有未完成的工作，应记录在案，并告知下一位接手的人。

(3)如有需要交接的事项，应提前与相关人员沟通，做好交接准备。

(4)下班前，应关闭电脑、清理桌面，做好结束工作。

六、应急处理措施

（一）设备故障

1.电脑死机：尝试重启，若无效报修。具体操作：

(1)电脑死机时，首先尝试通过任务管理器关闭程序，如无法关闭，尝试重启电脑。

(2)重启电脑无效时，记录下死机前的工作状态，并联系IT部门进行维修。

(3)如电脑无法启动，应联系行政部安排维修或更换设备。

(4)在等待维修期间，可使用备用电脑或移动办公设备继续工作。

2.打印机故障：检查连接线，联系维修人员。具体操作：

(1)打印机无法工作时，首先检查打印机电源线和数据线是否连接正常。

(2)检查打印机状态指示灯，根据指示灯提示进行故障排除。

(3)如无法自行解决，应联系IT部门或打印机供应商进行维修。

(4)在打印机维修期间，可使用其他打印机或网络打印机继续打印。

3.网络中断：确认线路状态，通知IT部门。具体操作：

(1)网络中断时，首先确认是本地网络问题还是公司网络问题。

(2)检查网络线路是否松动或损坏，尝试重启路由器或交换机。

(3)如无法自行解决，应联系IT部门进行排查和维修。

(4)在网络恢复前，可使用移动网络或Wi-Fi继续上网。

（二）火警处理

1.保持冷静，立即按下报警器或拨打火警电话。具体操作：

(1)发现火情时，应保持冷静，不要慌张。

(2)立即按下附近的火警报警器，或拨打火警电话119。

(3)拨打火警电话时，应说清楚火灾地点、燃烧物、火势大小等信息。

(4)如有条件，可使用灭火器进行初期灭火，但需确保自身安全。

2.小火情尝试使用灭火器，大火情迅速撤离。具体操作：

(1)火势较小时，可尝试使用灭火器进行灭火。

(2)使用灭火器时，应按照“提、拔、握、压”的步骤进行操作。

(3)如火势较大，应立即撤离火场，不要贪恋财物。

(4)撤离时，应沿消防通道行走，不要乘坐电梯。

3.撤离时沿消防通道行走，不乘坐电梯。具体操作：

(1)撤离时，应保持冷静，不要拥挤，按顺序撤离。

(2)沿消防通道行走，不要走楼梯，也不要乘坐电梯。

(3)撤离到安全区域后，应清点人数，并向负责人汇报。

(4)如有人员被困，应立即报告消防人员，并协助救援。

4.到达安全区域后清点人数，并向负责人汇报。具体操作：

(1)撤离到安全区域后，应由部门负责人清点人数，确保所有人员已撤离。

(2)如有人员失踪，应立即报告消防人员，并协助寻找。

(3)清点人数后，应向公司负责人汇报情况，并协助消防人员进行灭火救援。

(4)在确保自身安全的前提下，可参与灭火救援工作。

（三）医疗急救

1.轻微伤情：使用急救箱处理，严重者送医。具体操作：

(1)轻微伤情，如擦伤、割伤等，可使用急救箱进行处理。

(2)使用急救箱时，应按照说明进行操作，避免感染。

(3)伤情较重，如出血不止、骨折等，应立即送医治疗。

(4)送医前，应进行简单的急救处理，如止血、包扎等。

2.心脏骤停：立即进行心肺复苏，等待救援。具体操作：

(1)发现有人心脏骤停时，应立即拨打急救电话120。

(2)如有条件，可进行心肺复苏，直到急救人员到达。

(3)进行心肺复苏时，应按照“按压-通气”的步骤进行操作。

(4)心肺复苏过程中，应保持冷静，不要放弃。

3.中暑症状：移至阴凉处，补充水分，送医观察。具体操作：

(1)发现有人中暑时，应立即将其移至阴凉通风处。

(2)补充水分，可给予清凉饮料或淡盐水。

(3)如症状较重，应立即送医观察治疗。

(4)送医前，应进行简单的急救处理，如解开衣领、松开腰带等。

七、附则

本手册自发布之日起实施，解释权归行政部所有。员工如有疑问可咨询部门主管，定期更新内容以适应工作需求。

一、总则

本手册旨在为办公室员工提供日常工作行为规范与操作指南，以确保工作环境高效、有序、和谐。通过明确工作职责、规范操作流程、强调行为准则，提升整体工作效率与职业素养。员工应认真学习并严格遵守本手册内容。

二、工作职责与岗位要求

（一）基本职责

1.按时上下班，遵守公司规定的作息时间。

2.完成本职工作，保证工作质量与效率。

3.保持工作区域整洁，爱护办公设备。

4.服从上级安排，积极配合团队协作。

（二）岗位特定要求

1.文秘岗：

(1)负责文件起草、整理与归档。

(2)协调部门会议，做好会议记录。

(3)处理部门日常行政事务。

2.技术岗：

(1)负责系统维护与技术支持。

(2)参与项目开发，解决技术问题。

(3)编写技术文档，做好版本管理。

3.销售岗：

(1)客户开发与关系维护。

(2)订单处理与跟进。

(3)市场信息收集与分析。

三、办公设备使用规范

（一）电脑使用

1.开机时检查设备状态，确保正常运行。

2.使用完毕后关闭电脑及显示器，节约能源。

3.定期清理电脑桌面，整理文件分类。

4.避免在系统运行时进行高强度操作，防止死机。

（二）打印机使用

1.打印前确认文件无误，避免浪费。

2.碳粉盒或墨盒更换需报备行政部。

3.大量打印任务应提前预约，避免影响他人工作。

4.定期清洁打印头，保持打印质量。

（三）电话使用

1.接听电话时，及时回应，语气礼貌。

2.重要事项记录在案，需跟进的事项及时反馈。

3.长时间通话应征得同意，或转接至语音信箱。

4.工作外电话非紧急情况避免占用工作时间。

四、文件管理流程

（一）文件分类

1.日常文件：分为上行文、平行文、下行文。

2.项目文件：按项目编号归档，包含计划、报告、总结。

3.法律文书：涉及合同、协议等，需双人核对。

（二）文件处理步骤

1.收文：

(1)签收并登记文件信息。

(2)分发至相关人员或部门。

(3)重要文件报备上级。

2.发文：

(1)起草初稿，经审核修改。

(2)打印并签字确认。

(3)通过指定渠道发送。

3.归档：

(1)按季度整理，剔除冗余文件。

(2)电子文件备份至云端存储。

(3)纸质文件装订成册，存放于档案柜。

五、行为规范与职业素养

（一）仪容仪表

1.衣着整洁，符合公司形象要求。

2.避免佩戴过多饰品，保持专业形象。

3.女性员工长发应束起，男性员工勤理发。

（二）工作沟通

1.面对面沟通时，保持眼神交流。

2.电话沟通时，先问候再说明事项。

3.邮件往来需及时回复，重要内容抄送相关人员。

4.避免在公共场合讨论敏感或负面话题。

（三）时间管理

1.制定每日工作计划，优先处理重要事项。

2.临时任务插入时，调整计划并告知团队。

3.避免长时间午休或闲聊，保持工作专注。

4.临近下班时整理当日工作，做好交接。

六、应急处理措施

（一）设备故障

1.电脑死机：尝试重启，若无效报修。

2.打印机故障：检查连接线，联系维修人员。

3.网络中断：确认线路状态，通知IT部门。

（二）火警处理

1.保持冷静，立即按下报警器或拨打火警电话。

2.小火情尝试使用灭火器，大火情迅速撤离。

3.撤离时沿消防通道行走，不乘坐电梯。

4.到达安全区域后清点人数，并向负责人汇报。

（三）医疗急救

1.轻微伤情：使用急救箱处理，严重者送医。

2.心脏骤停：立即进行心肺复苏，等待救援。

3.中暑症状：移至阴凉处，补充水分，送医观察。

七、附则

本手册自发布之日起实施，解释权归行政部所有。员工如有疑问可咨询部门主管，定期更新内容以适应工作需求。

一、总则

本手册旨在为办公室员工提供日常工作行为规范与操作指南，以确保工作环境高效、有序、和谐。通过明确工作职责、规范操作流程、强调行为准则，提升整体工作效率与职业素养。员工应认真学习并严格遵守本手册内容。

二、工作职责与岗位要求

（一）基本职责

1.按时上下班，遵守公司规定的作息时间。具体要求：

(1)提前10分钟到达工作地点，做好准备工作，如开机、查看邮件、整理桌面。

(2)严格遵守上下班打卡制度，如遇特殊情况需提前向直属上级请假。

(3)工作时间内不得擅自离岗，如需短暂离开（如取快递、短暂休息），需向同事说明去向及预计返回时间。

2.完成本职工作，保证工作质量与效率。具体要求：

(1)明确每日工作目标，制定任务清单，按优先级排序执行。

(2)工作过程中保持专注，避免无关干扰，如频繁查看社交媒体或处理私人事务。

(3)定期回顾工作进度，及时调整计划，确保按时完成任务。

(4)工作成果需经得起检验，数据准确、逻辑清晰、表达规范。

3.保持工作区域整洁，爱护办公设备。具体要求：

(1)每日下班前整理桌面，将文件归档，物品摆放整齐。

(2)保持桌面清洁，定期清理废纸、杂物，做到“工完场清”。

(3)正确使用办公设备，如电脑、打印机、电话等，避免野蛮操作导致损坏。

(4)发现设备故障或损坏，及时报备行政部或IT部门，并贴上“故障”标签，防止他人误用。

4.服从上级安排，积极配合团队协作。具体要求：

(1)接到上级指令后，及时确认理解，如有疑问立即沟通。

(2)积极参与团队会议，认真听取意见，做好会议记录。

(3)协作任务中，主动沟通进度，分享信息，共同解决问题。

(4)尊重同事意见，避免冲突，以合作共赢的态度完成团队目标。

（二）岗位特定要求

1.文秘岗：

(1)负责文件起草、整理与归档。具体要求：

a.起草文件时，需了解文件背景及目的，确保内容符合要求。

b.文件格式需统一，如字体、字号、行距等，并按规范排版。

c.整理文件时，按时间或项目分类，并进行编号，方便查找。

d.归档文件需存放在指定位置，并做好记录，重要文件需双备份。

(2)协调部门会议，做好会议记录。具体要求：

a.提前准备会议议程，并发送给参会人员。

b.会议开始前，检查会议室设备，如投影仪、麦克风等。

c.记录会议要点，包括决策事项、责任人及完成时限。

d.会议结束后，整理会议纪要，并发送给参会人员及相关部门。

(3)处理部门日常行政事务。具体要求：

a.负责部门办公用品采购、领用及管理。

b.协调部门差旅安排，如预订机票、酒店等。

c.负责部门员工考勤统计及请假审批。

d.接待来访人员，并做好登记工作。

2.技术岗：

(1)负责系统维护与技术支持。具体要求：

a.定期检查系统运行状态，及时发现并解决故障。

b.建立系统日志，记录异常情况及处理过程。

c.为用户提供技术支持，解决使用过程中遇到的问题。

d.编写技术文档，包括系统说明、操作指南等。

(2)参与项目开发，解决技术问题。具体要求：

a.参与项目需求分析，提出技术建议。

b.负责模块开发，编写高质量代码。

c.进行单元测试，确保代码质量。

d.参与项目部署，解决上线过程中遇到的问题。

(3)编写技术文档，做好版本管理。具体要求：

a.编写技术文档时，需条理清晰，易于理解。

b.文档内容需与实际操作一致，并定期更新。

c.对技术文档进行版本管理，记录每次修改的内容及时间。

d.将技术文档存放在共享文件夹，方便团队成员查阅。

3.销售岗：

(1)客户开发与关系维护。具体要求：

a.通过多种渠道开发潜在客户，如网络营销、展会等。

b.记录客户信息，建立客户档案，定期跟进。

c.了解客户需求，提供专业的解决方案。

d.与客户建立良好的关系，提高客户满意度。

(2)订单处理与跟进。具体要求：

a.接收客户订单后，确认订单信息，如产品型号、数量、价格等。

b.审核订单，确保订单符合公司政策。

c.与生产部门协调，安排订单生产。

d.跟踪订单进度，及时向客户反馈。

(3)市场信息收集与分析。具体要求：

a.收集行业动态、竞争对手信息等市场数据。

b.分析市场趋势，为公司制定市场策略提供参考。

c.定期撰写市场分析报告，并提出建议。

d.关注客户反馈，了解市场需求变化。

三、办公设备使用规范

（一）电脑使用

1.开机时检查设备状态，确保正常运行。具体操作：

(1)开机后，检查电脑是否启动正常，有无报错信息。

(2)检查显示器、键盘、鼠标等外设是否工作正常。

(3)登录系统时，检查账号密码是否正确。

2.使用完毕后关闭电脑及显示器，节约能源。具体操作：

(1)退出所有应用程序，关闭浏览器。

(2)点击“开始”菜单，选择“关机”或“注销”。

(3)等待电脑完全关闭后，关闭显示器电源。

(4)如需长时间离开电脑，可设置屏保或休眠模式。

3.定期清理电脑桌面，整理文件分类。具体操作：

(1)每日下班前，将桌面文件分类整理，如工作文件、个人文件、下载文件等。

(2)将不再需要的文件移动到回收站，并清空回收站。

(3)定期创建快捷方式，方便快速访问常用程序或文件。

(4)使用文件夹对文件进行分类，并命名清晰，方便查找。

4.避免在系统运行时进行高强度操作，防止死机。具体操作：

(1)避免同时打开过多应用程序，特别是占用内存较大的程序。

(2)下载文件或运行大型程序时，关闭其他不必要的程序。

(3)定期清理电脑缓存，释放内存空间。

(4)如电脑出现卡顿现象，可尝试重启电脑。

（二）打印机使用

1.打印前确认文件无误，避免浪费。具体操作：

(1)打印前，仔细检查文件内容，确保没有错误。

(2)打印预览功能，确认页面布局、字体、图片等是否正确。

(3)选择合适的打印模式，如草稿模式可减少墨粉消耗。

(4)如需打印多份，选择“打印份数”功能，避免重复打印。

2.碳粉盒或墨盒更换需报备行政部。具体操作：

(1)更换碳粉盒或墨盒前，先确认型号是否正确。

(2)按照说明书进行更换，注意安全操作。

(3)更换完成后，测试打印，确保打印质量。

(4)将用完的碳粉盒或墨盒交回行政部，以便统一处理。

3.大量打印任务应提前预约，避免影响他人工作。具体操作：

(1)需要大量打印时，提前与行政部预约，安排时间打印。

(2)如需在非工作时间打印，可提前将文件发送到打印服务器。

(3)打印过程中，避免长时间占用打印机，影响他人使用。

(4)打印完成后，及时清理打印区域，将打印纸归位。

4.定期清洁打印头，保持打印质量。具体操作：

(1)按照打印机说明书，定期进行打印头清洁。

(2)清洁时，注意不要损坏打印头喷嘴。

(3)清洁后，进行打印测试，确保打印质量恢复。

(4)如打印质量仍不理想，可联系IT部门进行维修。

（三）电话使用

1.接听电话时，及时回应，语气礼貌。具体操作：

(1)电话响铃三声内接听，如遇紧急情况可稍等。

(2)接听时，先问候对方，如“您好，请问有什么可以帮您？”

(3)认真倾听对方需求，并耐心解答。

(4)如无法立即解决，记录下对方信息，并承诺尽快回复。

2.重要事项记录在案，需跟进的事项及时反馈。具体操作：

(1)接听电话时，如涉及重要事项，应做好记录，包括时间、人物、事件等。

(2)记录完成后，向对方确认，确保信息无误。

(3)如有需要跟进的事项，应及时反馈给相关人员或部门。

(4)定期回顾电话记录，跟进未完成的事项。

3.长时间通话应征得同意，或转接至语音信箱。具体操作：

(1)如遇长时间通话，应先征得对方同意，避免影响工作。

(2)如无法立即接听，可告知对方自己正在忙，请稍后再拨。

(3)将电话转接至语音信箱，并告知对方留言方式。

(4)事后及时查看语音信箱，回复留言。

4.工作外电话非紧急情况避免占用工作时间。具体操作：

(1)工作时间内，应专注于工作，避免接听工作外电话。

(2)如遇非紧急情况的工作外电话，可告知对方自己正在忙，请稍后再拨。

(3)如有紧急情况，应先处理工作，再回复工作外电话。

(4)如需处理工作外事务，可安排在下班后或休息时间。

四、文件管理流程

（一）文件分类

1.日常文件：分为上行文、平行文、下行文。具体说明：

(1)上行文：下级向上级汇报工作、请示问题的文件，如报告、请示等。

(2)平行文：同级部门之间相互联系工作的文件，如函、通知等。

(3)下行文：上级对下级部署工作、指示问题的文件，如命令、决定等。

2.项目文件：按项目编号归档，包含计划、报告、总结。具体说明：

(1)计划：项目实施前，对项目目标、任务、进度等进行规划和安排。

(2)报告：项目实施过程中，对项目进展、问题、解决方案等进行记录和汇报。

(3)总结：项目结束后，对项目成果、经验教训等进行总结和评估。

3.法律文书：涉及合同、协议等，需双人核对。具体说明：

(1)合同：双方或多方之间约定权利义务关系的文件，如购销合同、租赁合同等。

(2)协议：双方或多方之间就特定事项达成一致的文件，如合作协议、保密协议等。

(3)双人核对：指文件起草完成后，由两人分别进行审核，确保文件内容准确、完整、合法。

（二）文件处理步骤

1.收文：

(1)签收并登记文件信息。具体操作：

a.接收文件时，检查文件是否完整，有无破损或缺失。

b.在《收文登记簿》中记录文件名称、来源、日期、页数等信息。

c.签收人签名，并注明签收日期。

(2)分发至相关人员或部门。具体操作：

a.根据文件内容，确定收文人。

b.在《收文分发单》中记录文件名称、收文人、分发日期等信息。

c.将文件直接送达收文人，或通过内部邮件系统发送。

(3)重要文件报备上级。具体操作：

a.确定哪些文件属于重要文件，如合同、协议、重要报告等。

b.在《重要文件报备单》中记录文件名称、报备人、报备日期等信息。

c.将文件副本提交给上级领导，以便查阅。

2.发文：

(1)起草初稿，经审核修改。具体操作：

a.根据发文事由，确定文件类型，如通知、报告、函等。

b.按照公文格式，起草文件初稿，包括标题、主送机关、正文、附件、落款等。

c.将初稿提交给相关部门或人员审核，根据意见进行修改。

(2)打印并签字确认。具体操作：

a.审核通过后，将文件打印成正式版本。

b.按照规定，在文件上加盖公章或签字确认。

c.确保签字人员符合要求，如法定代表人、部门负责人等。

(3)通过指定渠道发送。具体操作：

a.根据文件类型和收文人，选择合适的发送方式，如邮寄、电子邮件、内部系统发送等。

b.在《发文登记簿》中记录文件名称、收文人、发送方式、发送日期等信息。

c.确认文件已成功送达收文人。

3.归档：

(1)按季度整理，剔除冗余文件。具体操作：

a.每季度末，对文件进行清理，将不再需要的文件剔除。

b.剔除的标准包括：重复文件、过期文件、无保存价值的文件等。

c.剔除的文件应按照规定进行销毁，并记录销毁情况。

(2)电子文件备份至云端存储。具体操作：

a.将重要电子文件备份到公司指定的云存储服务中。

b.定期检查备份数据，确保备份完整、可用。

c.制定备份策略，如每日备份、每周备份等。

(3)纸质文件装订成册，存放于档案柜。具体操作：

a.将纸质文件按类别、时间顺序进行整理。

b.使用装订机将文件装订成册，并编写卷号、页码。

c.将装订好的文件存放在指定的档案柜中，并做好存放记录。

五、行为规范与职业素养

（一）仪容仪表

1.衣着整洁，符合公司形象要求。具体要求：

(1)男员工：应穿着得体的商务服装，如衬衫、西装、领带等。

(2)女员工：应穿着得体的商务服装，如衬衫、连衣裙、套装等。

(3)避免穿着过于休闲的服装，如T恤、牛仔裤、运动鞋等。

(4)保持服装干净整洁，无污渍、无破损。

2.避免佩戴过多饰品，保持专业形象。具体要求：

(1)男员工：应避免佩戴过多或过于夸张的饰品，如戒指、手链、耳环等。

(2)女员工：应避免佩戴过多或过于夸张的饰品，如项链、耳环、手镯等。

(3)饰品应简洁大方，避免发出声响，影响他人工作。

(4)避免佩戴气味浓烈的香水，以免影响他人。

3.女性员工长发应束起，男性员工勤理发。具体要求：

(1)女性员工：长发应束起，如扎马尾、盘发等，避免披头散发。

(2)男性员工：应保持头发整洁，勤理发，避免头发过长或过短。

(3)避免将头发染成过于鲜艳的颜色，或进行过于夸张的造型。

(4)保持面部清洁，勤刮胡子，避免胡须过长。

（二）工作沟通

1.面对面沟通时，保持眼神交流。具体要求：

(1)与同事或客户面对面沟通时，应保持适度的眼神交流，以示尊重和专注。

(2)眼神交流的时间不宜过长，以免让对方感到不适。

(3)如因文化差异或个人习惯，无法进行眼神交流，可用微笑或其他肢体语言表达友好。

(4)避免眼神闪烁或躲闪，以免让对方产生不信任感。

2.电话沟通时，先问候再说明事项。具体要求：

(1)接听电话时，应先问候对方，如“您好，请问有什么可以帮您？”

(2)问候后，应简要说明自己的身份，如“我是XX部门的XX。”

(3)再根据对方的需求，说明来意或提供帮助。

(4)如需记录信息，可先询问对方是否介意，再进行记录。

3.邮件往来需及时回复，重要内容抄送相关人员。具体要求：

(1)收到邮件后，应及时查看，如需回复，应在24小时内回复。

(2)回复邮件时，应简洁明了，避免冗长或含糊不清。

(3)如邮件内容涉及多个部门或人员，应抄送相关人员，以便协同处理。

(4)重要邮件应抄送上级领导，以便了解工作进展。

4.避免在公共场合讨论敏感或负面话题。具体要求：

(1)在办公室等公共场合，应避免讨论敏感或负面话题，如政治、宗教、个人隐私等。

(2)如需讨论工作问题，应选择合适的场所，如会议室、办公室等。

(3)避免在公共场合大声喧哗，以免影响他人工作。

(4)保持良好的沟通氛围，避免与他人发生冲突。

（三）时间管理

1.制定每日工作计划，优先处理重要事项。具体要求：

(1)每日上班前，应根据工作安排，制定每日工作计划。

(2)工作计划应包括工作任务、完成时间、优先级等信息。

(3)优先处理重要且紧急的任务，再处理重要但不紧急的任务。

(4)定期回顾工作计划，根据实际情况进行调整。

2.临时任务插入时，调整计划并告知团队。具体要求：

(1)如遇临时任务插入，应及时调整工作计划，以确保任务完成。