项目管理文档资料归档模板

通用项目管理文档资料归档模板一、适用范围与核心价值二、标准化归档操作流程（一）项目启动阶段：归档准备与框架搭建明确归档责任分工项目经理：统筹归档工作，审核文档完整性，签署归档移交单。文档管理员（可由项目助理或指定成员兼任）：负责文档收集、分类、编号、存储及维护，建立归档目录。各模块负责人：按时提交本模块产生的文档，保证内容准确、版本最新。制定归档计划项目启动后3个工作日内，项目经理组织团队制定《项目归档计划》，明确以下内容：归档文档类型清单（如需求文档、计划报告、会议纪要、验收材料等）；各类文档的归档时间节点（如周报每周五提交、阶段成果物完成后2个工作日内提交）；文档存储路径（如公司服务器共享目录、云盘文件夹结构）；密级分类标准（如公开级、内部级、保密级）。建立归档目录结构按项目阶段+文档类型搭建层级目录，示例：项目名称-项目编号/├──01-项目启动/│├──项目章程.docx│├──可行性研究报告.pdf│└──干系人登记.xlsx├──02-项目规划/│├──项目计划书.pptx│├──需求规格说明书.docx│└──风险评估表.xlsx├──03-项目执行/│├──周报/│├──会议纪要/│└──变更记录/├──04-项目监控/│├──进度跟踪表.xlsx│└──质量检查报告.pdf└──05-项目收尾/├──验收报告.docx├──项目总结报告.pptx└──后续维护计划.xlsx（二）项目执行阶段：动态收集与分类整理日常文档提交各模块负责人在文档后1个工作日内，将最终版本（非草稿）提交至文档管理员，命名格式统一为：【文档类型】-【版本号】-【编制人】-【日期】（示例：需求规格说明书-V1.0--20240315.docx）。文档管理员接收文档后，2个工作内核对文档完整性（如是否包含审批签字、版本是否正确），并归档至对应目录。定期文档梳理每月最后一个工作日，文档管理员组织对当月归档文档进行复盘，检查是否有遗漏、重复或版本冲突，形成《月度归档情况汇总表》提交项目经理。项目经理每季度组织一次文档归档评审，重点检查关键文档（如需求、计划、验收材料）的合规性，保证与项目实际进展一致。变更文档管理项目文档发生变更时，原编制人需更新版本号（如V1.0→V1.1），并在文档中注明变更原因、变更内容及审批人，同步提交文档管理员替换旧版本，旧版本可移至“历史版本”文件夹保留（保留期限至项目结束后1年）。（三）项目收尾阶段：集中审核与正式归档完整性检查项目交付后5个工作日内，文档管理员对照《项目归档清单》（见本文三）逐项核查文档是否齐全，重点检查：启动类：项目章程、立项批复文件；规划类：需求说明书、计划书、预算表；执行类：重要会议纪要、变更记录、沟通记录；监控类：进度报告、质量报告、风险应对记录；收尾类：验收报告、总结报告、客户反馈表。审核与移交文档管理员整理完整文档后，提交项目经理审核，审核通过后填写《项目文档移交单》（见本文三），注明文档数量、密级、存储路径及移交日期。项目经理与文档管理员共同签字确认，移交至公司档案管理部门（或指定存储位置），档案管理部门接收后出具《归档回执》。归档备案档案管理部门将项目归档信息录入公司文档管理系统，建立索引（可按项目名称、编号、负责人等检索），保证权限可控（仅授权人员可访问）。项目结束后30个工作日内，文档管理员完成归档工作总结，报项目经理及上级主管部门备案。三、核心模板表格设计（一）项目文档归档清单序号文档名称文档类型版本号编制人编制日期密级存储路径归档日期备注1项目章程启动类V1.0*20240301内部01-项目启动/项目章程.docx20240302含审批签字2需求规格说明书规划类V2.1*20240315内部02-项目规划/需求说明书.docx20240316已评审3第5周项目周报执行类-周报V1.0*赵六20240412内部03-项目执行/周报/周报20240412.xlsx202404134项目验收报告收尾类V1.0*20240620公开05-项目收尾/验收报告.docx20240621客户签字（二）文档借阅与归还登记表借阅日期借阅人所属部门文档名称借阅原因借阅期限归还日期审批人备注20240415*研发部需求规格说明书-V2.1参考需求细节3个工作日20240418*电子版借阅20240520*市场部项目总结报告-V1.0项目复盘学习5个工作日20240525*纸质版借阅（三）项目文档版本变更记录表变更日期文档名称原版本号新版本号变更原因变更内容简述变更人审批人生效日期20240320需求规格说明书V2.0V2.1客户新增3项需求补充登录模块、报表导出功能说明**2024032120240510项目计划书V1.2V1.3进度延期调整修改测试阶段起止时间*赵六*20240511四、关键注意事项与管理要点（一）文档规范管理命名规则：严格遵循【文档类型】-【版本号】-【编制人】-【日期】格式，避免使用“最新版”“最终版”等模糊名称；日期格式统一为YYYYMMDD。格式要求：文字类文档优先使用.docx或.pdf格式，表格类优先用.xlsx，演示类用.pptx，保证跨设备兼容性；扫描件需清晰可辨，分辨率不低于300DPI。禁止内容：文档中不得包含涉密信息（如公司核心数据、客户隐私）、未经审核的敏感内容及与项目无关的资料。（二）责任与权限管理项目经理：对项目归档工作负总责，保证文档归档计划落地，定期检查归档进度，对缺失文档督促责任人补充。文档管理员：需具备基本的文档管理能力，熟悉项目流程，每日登录归档系统检查提交文档，及时反馈问题；离职前需完成所有文档交接并签署《文档交接清单》。团队成员：按时提交本模块文档，对文档内容真实性、准确性负责，配合文档管理员完成版本更新与归档工作。（三）保密与安全管控密级划分：根据信息敏感度分为三级——公开级：可对外展示（如项目宣传材料、公开报告）；内部级：仅限项目团队及公司内部相关部门访问；保密级：仅限项目经理、核心成员及授权人员访问（如客户合同、技术方案）。存储安全：电子文档存储在公司指定服务器或加密云盘，定期（每月）进行备份；纸质文档存入带锁档案柜，由档案管理部门统一保管。（四）动态维护与合规要求定期更新：项目进行中，如归档目录结构或文档类型需调整，需由项目经理发起变更，经