采购管理流程标准化作业指导书

采购管理流程标准化作业指导书一、适用范围与工作目标本指导书适用于公司各部门日常采购活动（包括物料采购、服务采购等），旨在规范采购全流程操作，保证采购活动合规、高效、经济，降低采购成本，保障物料/服务供应及时性，防范采购风险。通过标准化流程明确各环节职责分工，提升采购管理透明度与协同效率。二、采购管理流程步骤说明（一）采购需求发起与审批需求提出需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需求、项目需求等），填写《采购申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期、预算科目等信息。对技术参数有特殊要求的，需附技术说明书或图纸作为附件。部门内部审核需求部门负责人（如*经理）对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部。采购部初审采购专员（*某某）接收《采购申请表》，重点审核：（1）需求描述是否清晰、完整，技术参数是否明确；（2）预估单价与历史采购价、市场价是否匹配；（3）是否属于公司集中采购目录，是否需履行特殊审批流程（如大额采购、战略采购）。初审通过后，按采购金额分级报批：金额≤5000元：采购部经理（*总监）审批；5000元＜金额≤50000元：分管副总（*总）审批；金额＞50000元：总经理（*总）审批。审批结果反馈审批通过后，采购部将《采购申请表》原件反馈需求部门，同步启动采购流程；审批不通过的，注明原因并退回需求部门整改。（二）供应商选择与询价供应商寻源采购专员根据采购需求，从公司《合格供应商名录》中筛选候选供应商；若名录内无合适供应商，需启动新供应商开发流程：通过行业推荐、公开招标、网络平台等方式收集供应商信息，初步评估其资质（营业执照、相关行业许可证、生产/经营规模等）。询价比价对金额≥10000元的采购项目，至少向3家合格供应商发出《询价单》，明确需求规格、数量、交付时间、付款方式等要求，要求供应商在2个工作日内提供报价单及产品说明。采购专员汇总报价信息，填写《比价议价记录表》，对比分析价格差异、供应商履约能力（如交货期、质量保障、售后服务等），形成初步选择建议。供应商确定金额＜10000元的采购项目，由采购部经理直接确定供应商；金额≥10000元的采购项目，需组织需求部门、财务部共同参与评审，必要时进行现场考察，最终确定中标供应商，结果按权限报批（如金额＞50000元需总经理审批）。（三）采购订单执行与跟踪合同/订单签订采购专员根据审批结果，与供应商签订《采购合同》（或订单），明确双方权利义务：（1）标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；（2）质量标准、验收方法；（3）交付时间、地点、方式；（4）付款条件、违约责任等。合同签订前需经法务部（如有）审核，保证条款合规。订单下达与跟踪采购专员将已审批的《采购订单》同步给供应商及需求部门，要求供应商确认订单并回复预计交付时间；建立采购台账，实时跟踪订单执行进度，对延迟交货风险及时预警，与供应商沟通协调，保证按期交付。（四）物料/服务验收到货准备供应商按约定时间交付物料/服务前，通知采购专员及需求部门，需求部门准备验收场地、工具及人员。现场验收需求部门牵头组织验收（必要时邀请采购部、质检部参与），对照《采购订单》《技术说明书》进行核对：（1）数量清点：是否与订单一致，短缺或溢出需记录并拍照留证；（2）质量检查：外观、规格、功能是否符合要求，需提供质检报告的（如特种设备、原材料），需核查报告有效性；（3）资料核对：供应商是否提供合格证、保修卡、使用说明书等随货文件。验收合格后，需求部门填写《验收单》，参与验收人签字确认；验收不合格的，填写《不合格品处理单》，说明问题原因，及时通知采购部与供应商沟通退换货或索赔事宜。验收结果反馈《验收单》原件交采购部留存，同步更新采购台账，作为后续付款依据。（五）采购结算与归档发票核对供应商开具合规发票（与合同、订单、验收单信息一致），提交采购专员核对，确认无误后提交财务部。付款申请财务部核对发票、验收单、合同等单据无误后，按付款条款办理付款：现款结算：填写《付款申请表》，附发票、验收单等，按审批权限报批后支付；赊销结算：按合同约定账期到期前提交付款申请。资料归档采购专员负责将采购全流程资料（采购申请表、审批文件、询价记录、合同、订单、验收单、发票等）整理归档，保存期限不少于3年，保证资料完整、可追溯。三、常用模板表格（一）采购申请表申请编号申请部门申请人联系方式需求日期物料/服务名称规格型号数量预估单价总价预算科目用途说明技术参数/要求（可附页）需求部门负责人审批：日期：采购部初审意见：签字：日期：审批意见（分级填写）：签字：日期：（二）比价议价记录表采购项目名称规格型号数量供应商名称报价（元）交货期质量承诺售后服务优势/劣势分析A供应商B供应商C供应商采购专员建议：签字：日期：审批意见：签字：日期：（三）验收单验收单编号采购订单号供应商名称到货日期物料/服务名称规格型号数量验收数量验收项目标准要求实际结果是否合格外观规格功能资料完整性验收结论：□合格□不合格（不合格原因说明：）参与验收人：需求部门（某某）、采购部（某某）、质检部（*某某）日期：四、关键控制点与风险防范需求审批控制严禁无预算或超预算采购，需求描述模糊的《采购申请表》不得进入下一环节；审批人需对采购需求的必要性负直接责任，不得越级审批。供应商管理控制严禁从《合格供应商名录》外供应商采购（紧急采购需经总经理特批并书面说明原因）；定期对供应商进行绩效评估（交货准时率、质量合格率、服务响应速度等），淘汰不合格供应商。验收环节控制需求部门为验收第一责任人，不得推诿或简化验收流程；验收不合格的物料/服务必须隔离存放，严禁投入使用，采购部需在3个工作日内协调供应商处理。合同与付款控制合同条款需经法务审核（如有），明确违约责任，避免口头约定；付款前需核对“三单匹配”（订单、验收单、