行政公文写作规范模板与企业版

行政公文写作规范模板与企业通用版一、适用范围与典型应用场景本规范模板适用于企业内部各类行政公文的拟写、审核与印发，涵盖跨部门沟通、工作部署、情况汇报、事务协调、会议记录等核心场景。具体包括但不限于：下行文：用于上级对下级传达指示、部署工作（如《关于开展2024年度安全生产检查的通知》）；上行文：用于下级向上级汇报工作、请求指示（如《关于申请购置办公设备的请示》）；平行文：用于不相隶属部门之间商洽事务、询问答复（如《关于联合举办员工培训活动的函》）；记录性公文：用于记载会议主要内容及议定事项（如《2024年第3次总经理办公会议纪要》）。二、公文拟写全流程操作指南（一）明确发文目的与核心内容确定发文事由：清晰说明“为什么发文”，例如“为规范办公用品管理，降低行政成本”；界定受众范围：明确主送机关（上级、平级、下级或相关部门），避免多头主送或遗漏；梳理核心信息：列出需传达的关键事项、数据要求、时间节点等，保证内容完整、逻辑清晰。（二）选择公文类型并规范格式根据发文目的选择合适类型，各类公文格式要素公文类型核心要素示例标题结构通知标题、主送机关、（缘由+事项+要求）、发文机关、成文日期《关于开展2024年度员工健康体检的通知》请示标题、主送机关、（请示缘由+事项+请求）、附件（如有）、发文机关、成文日期《关于申请增设市场部新媒体运营岗位的请示》报告标题、主送机关、（工作概况+成效+问题+建议）、附件（如有）、发文机关、成文日期《2023年度人力资源部工作总结报告》函标题、主送机关、（商洽/询问/答复事项+意见）、发文机关、成文日期、公章《关于商请协助提供行业年度数据分析的函》会议纪要标题（会议名称+纪要）、会议时间、地点、参会人员、列席人员、记录人、会议议题、决议事项、附件《2024年第2次安全生产专题会议纪要》（三）结构撰写规范1.开头（缘由部分）简明说明发文背景、依据或目的，常用“为……根据……特……”等句式。示例：“为贯彻落实《企业安全生产管理办法》（安字〔2023〕5号），保证节后生产安全有序，现就开展节后安全生产专项检查工作通知”2.主体（事项部分）分条列项表述，使用“一、二、三……”或“1.2.3……”序号，每条内容单一、逻辑连贯；数据、政策依据需准确，涉及部门职责需明确责任主体。示例：“一、检查范围：各生产车间、仓库、办公楼及配套设施；二、检查时间：2024年2月20日至2月25日；三、责任分工：生产部负责车间设备检查，行政部负责消防设施检查，仓储部负责仓库安全管理。”3.结尾（要求或号召）下行文可提出执行要求，如“请各部门于2月28日前将自查报告报送行政部经理办公室”；上行文可表达请示意图，如“妥否，请批示”；平行文可提出协作请求，如“请贵部于3月5日前反馈意见，以便双方协调推进。”（四）格式排版与细节处理页面设置：采用A4纸，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中；字体字号：二号小标宋体字，居中编排；主送机关：三号仿宋体字，顶格编排，后加冒号；三号仿宋体字，首行缩进2字符，行距28磅；附件说明：下空一行左空二字编排“附件：”，后标附件名称；发文机关署名：成文日期之上，以成文日期为准居中编排；成文日期：阿拉伯数字，年、月、日完整标注（如“2024年2月18日”）。附件处理：附件另页编排，注明“附件1：X清单”，附件名称与说明一致。（五）审核、签发与印发流程拟稿人自查：检查内容完整性、格式规范性、数据准确性；部门负责人审核：重点审核事项可行性、职责分工明确性；分管领导签发：上行文需总经理签发，下行文/平行文由分管副总签发；编号印发：由行政部统一编号（如“*行办通知〔2024〕8号”），打印后加盖公章，通过内部系统或纸质文件分发。三、常见公文类型模板及示例（一）通知模板[发文机关全称]文件行办通知〔2024〕8号关于开展2024年度员工健康体检的通知公司各部门、全体员工：为保障员工身体健康，完善员工健康管理机制，根据公司《员工福利保障制度》（人字〔2023〕12号），现将2024年度员工健康体检安排通知一、体检对象公司全体在职员工（含试用期员工）。二、体检时间2024年3月1日至3月31日（工作日8:00-12:00），各部门需提前3个工作日与行政部专员预约。三、体检地点市中心医院体检中心（路号）。四、注意事项体检当天需空腹，携带证件号码及一寸照片1张；怀孕员工请提前告知体检中心，避免放射性检查；体检报告将于4月15日前由行政部统一发放至各部门。五、联系方式行政部专员，电话：8888。特此通知。[发文机关印章]2024年2月20日（二）请示模板[发文机关全称]文件人字〔2024〕5号关于申请购置办公设备的请示总经理办公室：公司业务规模扩大，现有办公设备（电脑、打印机等）使用年限超过5年，故障频发，已影响工作效率。经行政部排查，需购置台式电脑15台、多功能打印机3台，预算合计8.5万元（明细详见附件1）。根据《固定资产管理办法》（财字〔2023〕7号）相关规定，特申请购置上述办公设备，恳请批准。妥否，请批示。[发文机关印章]2024年3月5日（三）会议纪要模板2024年第2次安全生产专题会议纪要会议时间：2024年2月25日14:00-16:30会议地点：公司301会议室参会人员：总经理总、生产部经理、安全部主管、各车间主任列席人员：行政部专员记录人：行政部助理会议议题：节后安全生产检查工作部署一、会议决议事项生产部负责3月10日前完成车间设备全面检修，重点排查特种设备安全装置，形成《设备检修记录表》报安全部；安全部牵头，联合行政部、仓储部，于3月15日前开展全厂安全隐患大检查，重点检查消防通道、用电安全及危化品存储，形成《安全隐患整改清单》，明确整改责任人及完成时限；各车间需在3月20日前组织员工开展安全生产培训，培训内容包含新设备操作规范及应急处置流程，培训记录报安全部备案。二、工作要求各部门需高度重视安全生产，严格落实“一岗双责”，保证各项措施3月底前落地；安全部每周通报整改进展，对未按时完成的责任部门予以通报批评。报送：总经理办公室分送：生产部、安全部、行政部、各车间2024年2月26日四、使用规范与常见问题规避（一）格式规范要点标题准确性：避免使用“通知……的通知”等冗余表述，标题应直接反映公文核心内容（如“关于……的通知”）；主送机关唯一性：请示类公文只能有一个主送机关，避免“请各领导批示”等模糊表述；附件完整性：提及附件的，需在附件中提供详细内容，避免“附件略”等不规范表述；成文日期逻辑性：成文日期应早于印发日期，会议纪要日期为会议结束当日。（二）内容撰写注意事项用语规范：使用“拟”“请”“予以”等书面语，避免口语化表达（如“搞定”“麻烦”）；数据严谨：涉及时间、数量、预算等数据需反复核对，保证与实际情况一致；职责明确：涉及多部门协作时，需明确牵头部门与配合部门，避免职责交叉或遗漏；保密要求：涉密公文需标注“秘密”“机密”“绝密”及保密期限，按规定范围分发。（三）常见错误示例与修正错误类型错误示例修正后标题冗余《关于开展关于办公用品清查工作的通知》《关于开展办公用品清查工作的通知》主送