合同借阅与管理操作规范范本

合同借阅与管理操作规范范本一、总则为规范合同借阅与管理工作，保障合同文本的安全完整，提升合同资源利用效率，维护企业合法权益，结合企业实际运营需求，制定本操作规范。本规范适用于企业内部各部门及相关人员对合同文本（含电子合同副本）的借阅、归还及日常管理活动。合同管理遵循“谁借阅谁负责、分级审批、安全保密、高效利用”的原则，确保合同借阅流程合规、管理责任清晰、信息安全可控。二、借阅流程规范（一）借阅申请借阅人需填写《合同借阅申请表》，明确借阅合同的名称、编号、借阅用途（如查阅条款、法务审核、业务参考等）、预计归还时间。若因特殊情况需复制合同内容，需在申请表中注明复制范围及用途，并附相关审批依据（如业务需求说明、法务审批意见等）。（二）审批流程1.一般合同（如日常业务合同、金额较低的合作协议等）：由借阅人所在部门负责人审批，确认借阅用途与工作关联性，签署审批意见。2.重要合同（如重大投资合同、战略合作协议、金额较高的商务合同等）：需经部门负责人初审后，报分管领导或法务部门负责人审批，必要时提交总经理办公会审议（具体分级标准由企业根据合同金额、风险等级另行制定）。（三）借阅登记合同保管人（或档案管理人员）收到审批通过的申请表后，需在《合同借阅登记台账》中详细记录以下信息：借阅人姓名、部门、联系方式；合同名称、编号、版本（正/副本）、页数；借阅时间、预计归还时间、实际归还时间；借阅用途、是否允许复制/摘录。登记完成后，保管人需与借阅人当面核对合同完整性（如页码、骑缝章、附件等），确认无误后办理借阅交接。（四）借阅期限与延期1.一般借阅期限不超过[X]个工作日（企业可根据实际调整，建议不超过7个工作日）；若因工作需要延长借阅期限，借阅人需在到期前[X]个工作日内提交《借阅延期申请》，经原审批人同意后，更新登记台账。2.逾期未归还且无合理说明的，保管人需书面催告借阅人，催告后仍未归还的，报企业合规或审计部门介入调查。（五）归还与核查借阅人归还合同前，需自行检查合同完整性（如是否有涂改、缺页、污损等），并确保复制/摘录内容已按审批要求使用（如需销毁的需提供销毁记录）。归还时，保管人需对照借阅登记信息逐项核查：合同文本与借出时一致，无损坏、缺失；若涉及复制，需确认复制件已按规定处理（如交还保管人存档或销毁）。核查无误后，保管人在登记台账中填写实际归还时间，双方签字确认，借阅流程结束。三、合同管理要求（一）保管规范1.合同保管实行“专人负责制”，企业应指定具备责任心、熟悉档案管理的人员担任合同保管人，保管人需定期接受档案管理、保密安全等培训。2.合同存放环境需满足“防火、防潮、防虫、防盗、防泄密”要求，纸质合同应存放于专用档案柜，电子合同副本需加密存储于企业内部服务器，禁止与互联网设备直连。（二）台账管理合同保管人需建立《合同管理总台账》，实时更新合同状态（如签订、借阅、归还、归档、作废等），台账内容应包含：合同基本信息（名称、编号、签约方、金额、签订日期、履行期限等）；借阅记录（借阅人、时间、用途、归还状态等）；特殊事项说明（如合同变更、纠纷处理、终止协议等）。台账需每月定期核对，确保与实际合同状态一致，核对记录由保管人签字存档。（三）安全保密要求1.借阅人需严格遵守企业保密制度，不得向无关人员泄露合同内容，不得将合同带离企业指定的工作场所（特殊情况需审批）。2.禁止在非涉密设备（如个人电脑、公共网络）中存储、传输合同内容；确需临时存储的，需采用企业认可的加密方式，并在使用后及时删除。（四）档案备份与移交1.电子合同副本需定期备份（建议每周一次），备份文件应存储于异地或云端（需符合数据安全法规），确保数据丢失时可恢复。2.合同保管人岗位调整时，需办理书面移交手续，移交清单应包含合同台账、纸质合同、电子备份等，移交双方及监交人签字确认后存档。（五）定期检查与整改企业应每季度组织一次合同管理专项检查，检查内容包括：借阅流程合规性（申请、审批、登记、归还记录是否完整）；合同保管环境是否达标；台账与实际合同是否一致；保密措施执行情况。对检查中发现的问题，需下达《整改通知书》，明确整改责任人、期限及要求，整改完成后复查闭环。四、责任与监督（一）责任划分1.借阅人责任：妥善保管借阅的合同，因个人原因导致合同损坏、丢失、泄密的，需承担赔偿责任（按合同重要性及损失程度核定），并视情节给予行政处分（如警告、记过、调岗等）；构成违法的，依法追究法律责任。2.保管人责任：因保管不善导致合同丢失、损毁或台账混乱的，视情节给予批评教育、绩效扣分或调岗处理；若存在故意泄露合同信息的，依法解除劳动合同并追究法律责任。（二）监督机制企业合规管理部门（或审计部门）负责对合同借阅与管理工作进行常态化监督，可通过抽查借阅记录、现场检查保管环境、访谈相关人员等方式开展监督。对发现的违规行为，有权直接向企业管理层报告，并提出处理建议。五、附则1.本规范由企业[XX部门，如法务部/综合管理部]负责解释，各部门可结合业务实际制定实施细则，但不得与本规范冲突。2.本规范自发布之日起施行，原有合同管理规定与本规范不一致的，以本规范为准。3.本规范修订需经企业总经理办公会审议通过，修订