乒乓球俱乐部赛事奖品采购制度

乒乓球俱乐部赛事奖品采购制度

乒乓球俱乐部赛事奖品采购制度第一章总则第一条目的为规范乒乓球俱乐部赛事奖品采购行为，确保采购工作的公平、公正、公开，提高资金使用效益，保证奖品质量，更好地服务于俱乐部赛事活动，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于乒乓球俱乐部举办的各类赛事奖品的采购活动。涵盖俱乐部内部联赛、会员挑战赛、对外邀请赛以及其他各类有组织的乒乓球赛事。第三条采购原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：在满足预算的前提下，优先选择质量可靠、品质优良的奖品，以保证奖品的实用性和耐用性，体现俱乐部对赛事的重视和对参赛选手的尊重。3.性价比原则：通过充分的市场调研和比较，在保证奖品质量的基础上，尽可能降低采购成本，提高资金使用效益，实现性价比的最大化。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争，避免任何形式的歧视和不正当竞争行为。第二章采购组织与职责第四条采购小组构成成立专门的赛事奖品采购小组，成员包括俱乐部行政主管、财务人员、赛事负责人以及会员代表。行政主管担任采购小组组长，负责全面协调和指导采购工作。第五条采购小组职责1.行政主管：负责整体统筹采购工作，制定采购策略，协调各方面关系，对采购过程中的重大问题进行决策。2.财务人员：负责审核采购预算，监控采购资金的使用情况，对采购项目进行财务核算和监督，确保资金使用的合理性和合规性。3.赛事负责人：根据赛事特点和需求，提出奖品的种类、规格、数量等具体要求，协助采购小组进行市场调研，参与供应商的选择和评审工作，确保采购的奖品符合赛事实际需要。4.会员代表：代表会员的利益和需求，对奖品的选择提供参考意见，监督采购过程的公正性和透明度，反馈会员对奖品的看法和建议。第三章采购预算管理第六条预算编制赛事负责人应在赛事筹备阶段，根据赛事规模、参赛人数、奖项设置等因素，初步拟定奖品采购预算。预算内容应详细列出各类奖品的名称、规格、数量、预计单价和总价等信息。第七条预算审核采购预算编制完成后，提交给财务人员进行审核。财务人员应结合俱乐部的财务状况、赛事经费安排等情况，对预算的合理性、准确性进行审核，提出修改意见和建议。第八条预算审批经财务人员审核后的采购预算，上报俱乐部管理层进行审批。俱乐部管理层根据赛事的重要性、影响力以及俱乐部的整体发展规划，综合考虑后做出最终的审批决定。第九条预算调整在采购过程中，如因特殊情况需要调整预算，必须由采购小组提出书面申请，说明调整的原因、金额及对赛事的影响，经财务人员审核、俱乐部管理层审批后方可进行调整。第四章供应商管理第十条供应商选择标准1.资质信誉：供应商应具备合法的经营资质，具有良好的商业信誉，无不良经营记录和违法违规行为。2.产品质量：能够提供符合俱乐部赛事奖品要求的高质量产品，具备稳定的产品质量保证体系。3.价格优势：在保证产品质量的前提下，提供具有竞争力的价格，能够满足俱乐部对性价比的要求。4.服务能力：具备良好的售后服务能力，能够及时响应俱乐部的需求，提供包括产品退换货、维修保养等方面的优质服务。第十一条供应商信息收集采购小组通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、实地考察、供应商自荐等方式。建立供应商信息库，对收集到的供应商信息进行整理、分类和归档，以便后续查询和管理。第十二条供应商评估与选择采购小组根据供应商选择标准，对潜在供应商进行评估。评估方式包括资料审查、实地考察、样品检验、市场调查等。在评估的基础上，选择至少三家符合要求的供应商作为候选供应商，进行进一步的比较和洽谈。第十三条供应商合作协议签订与选定的供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务。协议内容应包括产品规格、价格、数量、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款，确保双方的合作有明确的法律依据和保障。第五章采购流程第十四条采购申请赛事负责人根据赛事奖项设置和实际需求，填写《赛事奖品采购申请表》，详细列出所需奖品的名称、规格、数量、预算金额等信息，经采购小组组长审批后提交给采购人员。第十五条采购询价采购人员根据采购申请，向选定的候选供应商发出询价函，要求供应商提供详细的产品报价单，包括产品名称、规格、单价、总价、交货时间、交货地点等信息。对供应商的报价进行整理和比较，分析各供应商的价格优势和劣势。第十六条采购谈判采购小组根据询价结果，选择价格合理、产品质量和服务有保障的供应商进行采购谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等方面，争取达成最有利于俱乐部的采购条款。第十七条采购合同签订谈判达成一致后，采购人员根据谈判结果起草采购合同，经采购小组审核、俱乐部管理层审批后，与供应商签订正式的采购合同。合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给财务人员、赛事负责人等相关人员，以便做好后续的工作安排。第十八条采购执行与跟踪采购人员负责采购合同的执行和跟踪工作，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付奖品。定期与供应商沟通，了解采购进度，及时解决可能出现的问题。如遇供应商无法按时交付或产品质量出现问题等情况，采购人员应及时采取措施，按照合同约定追究供应商的违约责任。第十九条验收与交付奖品到货后，采购小组组织相关人员进行验收。验收内容包括奖品的数量、规格、质量等方面，确保与合同约定一致。验收合格后，填写《赛事奖品验收单》，由验收人员签字确认。验收合格的奖品及时交付给赛事负责人，用于赛事颁奖环节。第六章质量控制第二十条质量标准明确在采购合同中明确奖品的质量标准，要求供应商提供的奖品必须符合国家相关标准和行业规范，以及俱乐部对奖品质量的特殊要求。第二十一条样品检验对于重要的、批量较大的奖品采购项目，在采购合同签订前，可要求供应商提供样品进行检验。样品检验合格后方可进行正式采购，确保采购的奖品质量与样品一致。第二十二条到货检验奖品到货时，严格按照合同约定的质量标准进行检验。检验方式包括外观检查、性能测试、数量核对等。如发现奖品存在质量问题，及时与供应商沟通，要求供应商采取更换、补货等措施，确保赛事奖品的质量不受影响。第二十三条质量反馈与改进建立质量反馈机制，收集参赛选手和会员对奖品质量的意见和建议。对于反馈中发现的问题，及时分析原因，采取相应的改进措施。如涉及供应商产品质量问题，与供应商协商解决，必要时终止合作关系，选择更合适的供应商。第七章付款管理第二十四条付款流程1.采购人员在奖品验收合格后，根据采购合同和验收单填写《付款申请单》，注明采购项目名称、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上相关的发票、验收单等证明材料。2.《付款申请单》经采购小组组长审核后，提交给财务人员进行复核。财务人员核对相关凭证和数据的准确性，确认无误后报俱乐部管理层审批。3.俱乐部管理层审批通过后，财务人员按照财务管理制度的规定，办理付款手续，将款项支付给供应商。第二十五条付款方式根据俱乐部的财务规定和与供应商的协商，选择合适的付款方式，包括但不限于银行转账、支票等。在付款过程中，严格遵守财务安全规定，确保付款的准确性和及时性。第二十六条付款记录与档案管理财务人员对每一笔采购付款进行详细的记录，建立付款档案。付款档案应包括付款申请单、发票、合同副本、验收单等相关资料，以便日后查询和审计。第八章监督与审计第二十七条内部监督俱乐部内部建立监督机制，由会员代表和内部审计人员对赛事奖品采购活动进行监督。监督内容包括采购流程的合规性、供应商选择的公正性、奖品质量的可靠性、资金使用的合理性等方面。定期对采购工作进行检查和评估，及时发现问题并提出整改建议。第二十八条审计检查定期或不定期对赛事奖品采购项目进行审计检查。审计部门对采购活动的全过程进行审查，包括预算编制、供应商选择、合同签订、采购执行、验收付款等环节。审计结果形成审计报告，对发现的问题提出处理意见和建议，督促相关部门进行整改。第二十九条违规处理对于在赛事奖品采购活动中违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处理。对于违规行为较轻的，给予警告、批评教育等处理；对于违规行为严重，给俱乐部造成经济损失或不良影响的，依法追究相关人员的责任。第九章档案管理第三十条档案内容建立完善的赛事奖品采购档案管理制度，明确采购档案的内容包括采购申请、采购预算、供应商信息、询价函、报价单、采购谈判记录、采购合同、验收单、付款凭证、质量反馈记录等与采购活动相关的所有文件和资料。第三十一条档案整理与归档采购人员负责在采购活动结束后及时对相关文件和资料进行整理，按照时间顺序和项目类别进行分类，确保档案资料的完整性和准确性。整理好的档案资料交俱乐部档案管理人员进行归档保存，便于日后查询和查阅。第三十二条档案保管与查阅档案管理人员按照档案管理制度的要求，妥善保管采购档案。档案保管期限按照国