会议纪要标准化撰写与分发模板

会议纪要标准化撰写与分发工具模板一、适用场景与价值二、标准化操作流程（一）会前准备：奠定清晰基础明确会议目标与议程会议组织者需提前1-2天发布会议通知，明确会议主题、核心目标、时间、地点（或会议）、参会人员及议程安排。议程需细化至具体议题（如“项目A进度汇报”“Q3预算调整讨论”）及预计时长，保证会议聚焦。准备会议资料与分工发言人需提前准备相关材料（如PPT、数据报表、方案草案），并在会前24小时共享至参会人员。指定记录人（建议由熟悉业务的人员担任），提前熟悉议程及背景资料，准备记录工具（如电子文档、会议纪要模板）。（二）会中记录：抓取关键信息聚焦核心内容记录人需围绕“议题-讨论要点-结论-行动项”四要素记录，避免逐字逐字记录流水账。重点记录：争议点（如“对方案B的第三条存在分歧”）、决策结果（如“同意采用方案C，优先级调整为1-2-3”）、行动项（需明确“谁负责”“做什么”“何时完成”）。标注责任与时限对讨论中明确的任务，需实时记录“责任部门/人”及“完成时限”（如“*工负责完成客户需求调研报告，9月15日前提交”）。对未达成一致的事项，需标注“待议”及后续跟进动作（如“预算调整方案需财务部补充数据，下次会议再次讨论”）。（三）会后整理：规范与核对初稿撰写会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理初稿，按模板结构填充内容，保证语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表达（如“我觉得”改为“建议”）。信息核对初稿完成后，发送至主持人及关键发言人员进行核对，重点确认：决策结果是否准确；行动项的责任人、时限、内容是否无误；未明确事项是否标注清晰。核对意见需在1个工作日内反馈，记录人据此修改完善。（四）审核与分发：保证落地正式审批修改后的纪要需经主持人签字（或电子审批）确认，形成最终版本。定向分发审批通过后，1个工作日内将纪要发送至所有参会人员、相关协作部门及上级领导（如需）。分发时注明“会议纪要-会议名称-日期”，并附上会议附件（如PPT、调研报告等）。（五）归档管理：留存追溯依据最终版纪要以“日期+会议主题”命名（如“20230910_项目A推进会纪要”），存储至企业共享文档库（如钉钉钉盘、企业网盘），保存期限不少于1年，便于后续查阅与追溯。三、会议纪要模板结构会议基本信息会议名称（如“2023年Q3产品规划研讨会”）会议时间（年/月/日上/下午时分-时分）会议地点/（会议室A/钉钉会议号：X–）主持人*经理记录人*助理参会人员工、主管、*专员（共X人）缺席人员及原因*工（因出差）会议主题（明确会议核心目标，如“确定Q3产品迭代优先级及资源分配方案”）会议议程1.议题一：Q3用户需求调研结果汇报（工，30分钟）2.议题二：产品迭代优先级讨论（全体，40分钟）3.议题三：资源分配方案确认（经理，20分钟）会议主要内容记录议题一：Q3用户需求调研结果汇报讨论要点：1.工展示调研数据：核心用户需求TOP3为功能A（占比45%）、功能B（30%）、功能C（15%）。2.主管提出疑问：功能C的开发成本是否过高？是否可延后至Q4？3.工回应：功能C开发周期约2周，成本可控，建议优先上线以提升用户满意度。发言摘要：经理：“需结合Q4规划综合评估，避免重复开发。”议题二：产品迭代优先级讨论讨论要点：1.各部门对功能A、B、C优先级存在分歧：市场部主张功能A优先（用户需求高），技术部建议功能B优先（架构更易实现）。2.经理提议：按“用户价值-开发成本-战略匹配度”三维度评分，最终排序为A→B→C。决议结果：确定Q3产品迭代优先级为：功能A（9月上线）→功能B（10月上线）→功能C（11月试点）。议题三：资源分配方案确认讨论要点：1.人力资源：需调配2名开发人员、1名测试人员支持功能A开发。2.预算资源：功能A开发预算需增加5万元（含第三方接口费用）。决议结果：同意调配团队2名开发人员、测试组1名测试人员；预算调整申请由财务部审批后执行。会议决议与行动项序号决议/行动项内容1确定Q3产品迭代优先级为A→B→C，功能A于9月30日前上线2*工负责完成功能A详细开发方案，包含排期与成本明细3财务部审批功能A开发预算增加5万元的申请4市场部准备功能A上线推广方案，包含用户触达计划其他事项附件清单1.Q3用户需求调研报告.pdf2.产品迭代优先级评分表.xlsx下次会议安排时间：2023/9/1714:00-16:00地点：会议室B主题：功能A开发方案评审备注本次会议形成的行动项需纳入周报跟踪，负责人每周五17:00前更新进度四、关键注意事项与规范内容准确性：记录前务必核对参会人员、议程等基本信息，决策结果及行动项需经多方确认，避免信息偏差。行动项明确性：每个行动项需包含“具体任务+责任主体+可交付成果+完成时限”，避免使用“尽快”“适时”等模糊词汇。语言简洁性：纪要需以客观陈述为主，减少主观评价，重点突出“做了什么”“谁来做”“何时完成”。分发及时性：保证会议结束后3个工作日内完成分发与归档，避免因延迟导致执行脱节。保