项目采购计划审批规范执行模板

项目采购计划审批规范执行模板一、适用范围与应用场景本模板适用于企业各类项目（包括新建工程、技术改造、设备购置、服务采购等）的采购计划审批流程，旨在通过标准化管理保证采购需求合理、预算可控、流程合规。适用于项目部（发起需求）、采购部（执行审核）、财务部（预算复核）、管理层（最终决策）等多部门协同场景，尤其适用于采购金额较大（通常单笔超5万元）、涉及关键物资或服务、需跨部门协调的项目采购计划审批。当项目启动需明确采购清单、预算及执行方案时，或年度采购计划分解至具体项目时，均需使用本模板规范审批流程。二、审批流程全步骤详解（一）采购计划发起与材料准备执行人：项目部采购专员/项目负责人操作说明：明确采购需求：根据项目立项文件、施工进度或业务需求，梳理需采购的物资/服务清单，包括名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、用途等核心信息。编制采购计划：填写《项目采购计划审批表》（见第三部分模板），附《采购需求明细表》《技术规格说明书》（如涉及设备采购）、《市场询价单》（至少3家供应商报价，紧急采购可提供1-2家报价并说明原因）、《项目立项批复文件》等附件。内部初审：提交项目部负责人（经理）审核，重点确认采购需求与项目目标的匹配度、数量合理性，签字确认后流转至采购部。注意事项：附件需完整、清晰，技术参数应明确可量化，避免“类似”“高端”等模糊表述；询价单需注明供应商名称、报价日期、联系方式（隐去隐私信息），保证价格参考依据充分。（二）采购部合规性与可行性审核执行人：采购部专员/采购经理操作说明：合规性审核：检查采购内容是否符合公司《采购管理办法》（如是否属于集中采购目录、是否需公开招标），采购方式（公开招标、邀请招标、询价、单一来源等）选择是否恰当。可行性审核：对比历史采购价格、市场行情，审核预估单价的合理性；核查供应商资质（如营业执照、相关资质证书，隐去具体编号），保证供应商具备履约能力。意见反馈：审核通过后，在审批表“采购部审核意见”栏签字，标注“建议按计划执行”；若需修改，注明修改要求（如“需补充供应商报价”“规格参数需明确指标”），退回项目部调整。注意事项：审核需在2个工作日内完成，紧急采购（如项目停工抢险）可加急处理，但需在备注栏说明紧急原因；对价格异常波动（如超历史价格20%以上）需重点核实，提供市场调研依据。（三）财务部预算与资金审核执行人：财务部专员/财务经理操作说明：预算匹配性审核：对照项目立项预算，核对采购计划总金额是否超预算，分项采购费用是否合理（如设备采购是否包含安装费、运维费等隐性成本）。资金来源确认：检查采购资金是否落实（如自有资金、专项拨款、融资资金等），保证资金支付计划与项目进度匹配。成本效益分析：对大额采购（如单笔超20万元），需审核是否提供《成本效益分析报告》，评估投入产出比。意见反馈：审核通过后签字“预算合规，同意执行”；若超预算，需标注“需追加预算并附批复文件”；若成本不合理，提出优化建议（如“建议分批采购以降低成本”）。注意事项：财务部需留存项目预算批复文件复印件，预算调整需经原审批部门确认；对分期付款的采购计划，需明确付款节点及比例。（四）管理层分级审批决策执行人：分管副总/总经理/总经理办公会操作说明：分级标准：根据采购金额及重要性确定审批层级，示例：单笔采购金额≤5万元：分管副总（副总）审批；5万元＜单笔采购金额≤20万元：总经理（总）审批；单笔采购金额＞20万元或涉及重大设备/战略采购：总经理办公会集体审议。审批要点：管理层重点审核采购的必要性、对公司战略/项目进度的影响、风险控制措施（如供应商违约应对方案）。意见反馈：审批通过后签字“同意执行”；需修改的，注明修改意见并退回；不予通过的，说明理由（如“不符合年度采购规划”“风险过高”）。注意事项：总经理办公会需形成会议纪要，作为审批附件；紧急情况下，可通过OA系统加签审批，事后补签书面意见。（五）审批结果反馈与计划执行执行人：采购部、项目部操作说明：结果通知：采购部汇总最终审批意见，通知项目部审批结果（通过/不通过/修改后重报）。计划调整：若审批通过，项目部按计划启动采购流程（如发布招标公告、签订合同）；若需修改，项目部根据意见调整后重新发起审批。执行跟踪：采购部负责跟踪采购计划执行进度，定期向管理层反馈（如“设备采购已签订合同，预计X月X日交付”）。注意事项：审批通过后的采购计划原则上不得擅自变更，确需变更的（如增减数量、更换供应商），需重新走审批流程并注明变更原因。（六）审批文件归档执行人：采购部档案管理员操作说明：收集材料：将审批完成的《项目采购计划审批表》、附件（询价单、技术规格书、会议纪要等）、合同复印件等整理成册。归档管理：按“项目名称+采购年份+编号”分类存档，电子版同步至公司OA系统，保存期限不少于项目结束后5年。注意事项：归档文件需保证原件清晰、签字页完整，电子版需加密存储，避免信息泄露。三、采购计划审批表模板（含填写示例）（一）主表模板项目采购计划审批表项目基本信息项目名称办公楼装修项目项目编号ZW2024-CX-001项目负责人经理联系电话（内部短号）项目起止时间2024-03-01至2024-08-31采购类别□设备□材料□服务√工程采购明细（部分示例）序号物资名称规格型号单位数量预估单价（元）预算金额（元）供应商意向采购方式1办公桌椅1.2m×0.6m钢木套2080016,000A家具公司询价采购2空调（1.5匹）某品牌KFR-35GW台102,50025,000B电器代理商公开招标3装修施工服务按设计图纸项1500,000500,000C装修公司邀请招标合计541,000审批流程记录部门审批人意见签字日期项目部初审项目部经理采购需求与项目进度匹配，数量合理，同意提交采购部审核。经理2024-02-20采购部审核采购部经理办公桌椅询价合规，空调采购建议公开招标，装修服务需补充施工方案。经理2024-02-22财务部复核财务部经理预算在项目立项金额内，分项费用合理，同意执行。经理2024-02-23分管副总审批分管副总副总同意按计划执行，重点关注空调招标供应商资质。副总2024-02-26备注1.空调采购需在3月15日前完成招标，保证4月进场安装；2.装修施工方案需附效果图及材料清单。（二）附件清单（可根据实际增减）《项目立项批复文件》（复印件）《采购需求明细表》（含所有物资/服务详细参数）《市场询价单》（至少3家供应商报价，隐去联系方式）《技术规格说明书》（如设备采购）《成本效益分析报告》（单笔超20万元采购需提供）《供应商资质文件》（营业执照、相关资质证书复印件，隐去编号）四、执行过程中的关键注意事项（一）材料完整性要求提交审批时，所有附件必须齐全且有效，缺一不可。例如：未提供《市场询价单》的采购计划，采购部有权不予审核；技术参数模糊的物资，需补充《技术规格说明书》或明确验收标准，避免后续履约纠纷。（二）审批时限管理各部门需在规定时限内完成审核，具体标准可参考：项目部初审：1个工作日；采购部审核：2个工作日（复杂采购可延长至3个工作日）；财务部复核：2个工作日；管理层审批：3个工作日（集体审议需5个工作日）。紧急采购需在申请表“备注”栏标注“紧急”，各部门应优先处理，总审批时限不超过5个工作日。（三）特殊情况处理预算调整：若采购计划超预算，需提前向财务部提交《预算调整申请表》，附原预算批复文件、超预算原因说明及解决方案，经原审批部门同意后方可发起采购审批。采购变更：执行过程中确需变更采购内容（如增减数量、更换规格），需重新填写《项目采购计划审批表》，注明变更原因及对项目的影响，按原审批流程报批。供应商替换：若原意向供应商无法履约（如报价超有效期、资质失效），需补充新供应商的询价单及资质文件，说明替换原因，经采购部审核后重新报批。（四）合规与风险控制严禁“化整为零”规避审批（如将20万元采购拆分为4个5万元采购），一经发觉将追究相关人员责任。涉及采购、国企项目的采购计划，需同时遵守《采购法》等相关法规，保证流程合法合规。对敏感采购（如涉及垄断行业、独家代理），需提供《独家采购说明》，说明无法竞争性采购的原因，经总经理办公会专项审议。（五）沟通