会议记录与议程设置模板

会议记录与议程设置模板一、适用工作场景本模板适用于各类职场会议的规范化管理，包括但不限于：团队例会：部门周会、项目组日常沟通会，用于同步进度、分配任务；专项研讨会：新产品立项、流程优化、问题复盘等需深入讨论的会议；决策会议：部门协调会、跨部门对接会，需明确责任与行动方案；项目启动/总结会：明确项目目标、阶段性成果及后续计划。二、议程设置操作流程（一）会前准备：明确会议核心目标梳理会议需求：根据会议类型（如决策、研讨、同步）确定核心目标，例如“确定Q3产品上线方案”“解决跨部门协作低效问题”。初步收集议题：向参会人员（如部门负责人、项目核心成员）征集需讨论的内容，避免遗漏关键问题。筛选与排序议题：按“紧急性、重要性”对议题排序，优先处理需决策或时效性强的内容（如紧急风险处理），将需深入讨论的议题安排在精力充沛的时间段（如会议前半段）。（二）确定会议基础信息会议主题：简洁明了，体现核心内容（如“2024年Q3市场推广策略研讨会”）；时间/地点：明确具体日期、开始/结束时间，线下会议需标注会议室，线上会议需注明平台（如腾讯会议）及会议号；参会人员：列出核心参会人（决策者、执行者）、列席人员（如相关支持部门），提前确认是否有时间冲突；主持人/记录人：主持人负责把控节奏，记录人负责实时记录（建议提前指定，避免临时推诿）。（三）分配议题时间与责任人预估每个议题时长：根据议题复杂度分配时间（如简单议题5-10分钟，复杂议题20-30分钟），总时长预留10%缓冲时间（如2小时会议预留12分钟机动时间）。明确议题负责人：每个议题指定1-2名主导人（如“市场推广方案”由市场部*经理主导），提前准备资料（PPT、数据报表等）。标注会议产出要求：明确每个议题需达成的结果（如“确定3个备选推广方案”“明确各部门协作分工”）。（四）提前分发议程与准备材料会议议程：至少提前1天发送给参会人员，包含时间、议题、负责人、产出要求，方便提前准备；会议材料：由议题负责人提前半天将相关资料（如方案初稿、数据报告）同步至参会人，保证现场讨论高效。三、会议记录操作流程（一）会前：记录准备熟悉议程与参会人员：提前梳理会议议题、关键人员（主持人、核心负责人），避免记录时混淆；准备记录工具：电子文档（如Word、飞书文档）或纸质笔记本，推荐使用电子档便于后续编辑；记录模板准备：打开“会议记录模板”（见下文），提前填写会议基础信息（主题、时间、参会人等）。（二）会中：实时记录关键信息记录讨论核心内容：不追求逐字记录，重点捕捉“观点分歧”“关键数据”“解决方案”（如“技术部提出需增加2周开发时间，市场部建议压缩测试环节以弥补”）；明确决议与行动项：对“已决策事项”需标注“通过/否决”，对“待执行事项”记录“具体任务、负责人、完成时间”（如“【行动项】用户调研报告由产品部*负责，8月15日前提交初稿”）；标注待办事项与疑问点：对未达成一致的议题或需进一步核实的信息，单独标注“待确认：预算明细需财务部*补充”。（三）会后：整理与分发24小时内完成记录整理：补充会中遗漏的细节，核对决议与行动项是否清晰（负责人、时间、任务描述无歧义）；提交审核：将记录发送给主持人或核心负责人确认，保证内容准确无误；正式分发与归档：确认后发送给所有参会人抄送相关方，同步存档至共享文件夹（如企业网盘），命名格式为“20240810-市场推广策略研讨会-会议记录”。四、会议议程设置模板会议基本信息会议主题2024年Q3产品迭代规划会会议时间2024年8月15日14:00-16:00地点公司3楼会议室A/腾讯会议（ID：56）参会人员产品部经理、研发部主管、测试部组长、运营部专员主持人产品部*经理记录人运营部*专员议程序号议题内容负责人预估时长（分钟）会议产出要求备注1Q2产品上线数据复盘产品部*经理20总结核心问题，提出优化方向附数据报表2Q3功能优先级排序讨论研发部*主管30确定3个核心功能上线顺序需评估开发资源3测试资源与排期确认测试部*组长15明确测试阶段关键时间节点与研发部*主管同步确认4运营推广初步方案讨论运营部*专员25确定推广渠道与目标用户群体方案初稿提前1天分发5会议总结与行动项确认主持人*10列出所有待办任务及责任人-五、会议记录模板会议基本信息会议主题2024年Q3产品迭代规划会会议时间2024年8月15日14:00-16:00地点公司3楼会议室A参会人员产品部经理、研发部主管、测试部组长、运营部专员（实到4人）主持人产品部*经理记录人运营部*专员议题序号讨论内容摘要决议/结论行动项负责人完成时间1Q2用户留存率低于预期（目标80%，实际65%），主要问题：新用户引导流程复杂、功能入口隐藏。1.优化新用户引导步骤（减少3个环节）；2.将“核心功能”入口调整至首页首屏。【行动项1】产品部负责2周内完成引导流程改版方案；【行动项2】UI设计组同步调整首页布局。产品部经理、UI设计组8月29日前2研发部提出：若优先开发“智能推荐”功能，需延迟“数据看板”功能2周；运营部建议优先“数据看板”以支撑用户行为分析。优先开发“数据看板”功能，“智能推荐”功能延后至Q4。【行动项1】研发部调整开发排期，8月20日前输出数据看板开发计划；【行动项2】产品部明确数据看板核心指标。研发部主管、产品部经理8月20日前3测试部*需额外增加1名测试工程师以保障Q3测试质量，当前人力不足。同意增加1名测试工程师，由人事部*负责招聘，9月10日前到岗。【行动项】人事部*发布招聘需求，优先考虑有电商测试经验者。人事部*负责人9月10日前4运营部*提出：小红书、抖音作为核心推广渠道，预算需增加5万元（原计划10万元）。预算调整为15万元，需财务部*审核。【行动项】运营部补充渠道投放明细，8月16日前提交财务部；【行动项】财务部*3个工作日内完成审核。运营部专员、财务部负责人8月18日前5总结：本次会议明确Q3产品迭代重点为“数据看板”与“新用户优化”，各行动项需按时推进。-全体参会人员按行动项落实，每周五同步进度。-持续跟进六、使用要点与注意事项（一）议程设置要点议题聚焦：单次会议议题不超过5个，避免发散讨论，保证每个议题有明确结论；时间预留：重要决策议题预留充足讨论时间，避免因时间仓促导致草率决策；材料前置：复杂议题需提前分发材料，让参会人有备而来，减少现场解释成本。（二）会议记录注意事项客观中立：记录时避免加入个人观点，准确还原讨论内容（如用“技术部提出”而非“技术部认为不合理”）；行动项清晰：每个行动项必须包含“任务描述、负责人、完成时间”，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“8月20日前完成”）；信息保密：涉及敏感数据（如成本、未公开策略）的会议记录，需标注“内部资料”，仅限参会人员