行政文件存档分类标准化模板

行政文件存档分类整理标准化工具模板一、适用范围与背景本工具模板适用于各类企业、事业单位、机关及社会组织的行政管理部门，用于规范日常行政文件的存档与分类整理工作。组织规模扩大及文件量增长，传统文件管理易出现分类混乱、查找困难、归档不及时等问题，本模板通过标准化流程与工具设计，旨在实现行政文件的“分类清晰、存放有序、检索便捷、管理规范”，提升行政工作效率，保障文件安全性与可追溯性。二、标准化操作流程（一）文件收集与初步筛选明确收集范围行政文件包括但不限于：上级单位来文（通知、批复、函件等）、本单位发文（红头文件、制度、方案、报告等）、会议文件（纪要、议程、材料等）、合同协议类文件、人事类文件（员工档案、劳动合同、任免通知等）、财务类文件（报销凭证、审计报告、预算表等）、资产类文件（采购合同、验收单、登记表等）及具有保存价值的其他材料。定期收集机制日常文件：各部门需在文件形成后2个工作日内提交至行政部指定归档人员；专项文件（如年度总结、项目资料）：在专项工作结束后3个工作日内完成收集；上级来文：由办公室文秘人员签收后当日转交行政部。初步筛选与剔除收集时需检查文件完整性（如是否有领导签字、盖章是否清晰）、重复性（剔除内容完全相同的复印件）及时效性（如过期通知、草稿文件无保存价值的可经部门负责人确认后销毁）。（二）文件分类与编号一级分类（按业务属性）采用“部门+文件类型”双维度分类，一级分类共8类，编码规则为“两位大写字母+类别名称”，具体GL：行政管理类（含制度、流程、通知等）HR：人力资源管理类（含人事任免、劳动合同、培训记录等）FI：财务管理类（含预算、报销、审计报告等）CT：合同协议类（含采购、销售、服务合同等）MT：会议管理类（含各类会议纪要、议程等）PR：项目管理类（含立项、执行、验收报告等）AR：资产管理类（含固定资产登记、维保记录等）OT：其他类（含未纳入上述类别的临时性重要文件）二级分类（按文件特征）在一级分类下，按“年份+月份+文件流水号”进行二级编码，规则为“一级分类编码+4位年份+2位月份+3位流水号”（如GL202405001）。示例：2024年5月行政管理类的第1份通知，编号为“GL202405001”；同一月份流水号从001开始连续编排，跨年重新编号。特殊文件处理涉密文件：单独分类（如“机密文件”），编号前加“M-”（如M-GL202405001），存放于带锁保密柜；跨年度项目文件：按项目名称固定分类（如“项目”），编号中增加项目代码（如PR-202405001）。（三）文件登记与台账建立填写《行政文件归档登记表》每份文件归档时需登记以下信息：文件编号、文件名称、形成部门、形成日期、页数、份数（正/副本）、保管期限、存放位置（如“3号柜-1层-1格”）、归档人、归档日期，详见“核心工具模板”部分表格1。台账电子化管理将纸质台账同步录入Excel或档案管理系统，增加“检索关键词”“借阅记录”“销毁日期”等字段，支持按文件编号、名称、形成日期等条件快速检索。（四）文件整理与装订排序与装订按文件编号顺序排序，同一编号文件按“正本在前、附件在后，批复在前、请示在后”的规则排列；使用无酸纸档案夹装订，避免使用金属夹（防止锈蚀文件），对超过20页的文件需加装封面（注明文件编号、名称、页数、归档日期）。标签粘贴在档案夹左上角或侧面粘贴标签，标签内容为“一级分类名称+二级编号”（如“行政管理类-GL202405001”），字体为宋体小四号，黑色加粗。（五）归档存放与保管存放原则按一级分类分区存放，每个区域张贴分类标识（如“行政管理类区”“人力资源类区”）；柜层从上到下按“高频使用文件（近1年）-低频使用文件（近3年）-长期保存文件（3年以上）”排列；涉密文件存放于专用保密柜，钥匙由行政部负责人和保密员分别保管。环境管理档案室需保持温度18-22℃、湿度45%-60%，配备防火、防虫、防潮设备（如灭火器、干燥剂、樟脑丸），定期（每季度）检查存放环境并记录。（六）文件借阅与利用借阅流程借阅人填写《行政文件借阅申请表》（详见模板表格2），注明文件编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日）、归还日期；部门负责人审批（涉密文件需经分管领导审批）；归档人员核对文件无误后出借，借阅人签字确认。借阅规则借阅文件不得涂改、勾画、抽取、拆散；涉密文件仅限在档案室内查阅，不得带出；借阅到期需及时归还，如需续借需提前1天申请，续借不超过2天。（七）文件鉴定与销毁保管期限划分永久保存：如公司章程、年度发展规划、重大合同、审计报告等；长期保存（10-30年）：如会议纪要、管理制度、员工档案等；短期保存（1-10年）：如日常通知、报销凭证、临时性方案等。销毁流程每年12月，行政部会同相关部门对到期文件进行鉴定，填写《行政文件销毁审批表》（模板表格3）；经分管领导批准后，由2名以上人员共同监销，保证文件信息无法恢复（如使用碎纸机粉碎）；销毁后在台账中标注“销毁日期”“监销人”，并留存销毁记录。三、核心工具模板表1：行政文件归档登记表文件编号文件名称形成部门形成日期页数份数（正/副）保管期限存放位置归档人归档日期备注GL2024050012024年考勤管理制度修订通知行政部2024-05-0151正1副长期3号柜-1层-1格张*2024-05-02含附件3页HR202405002李*同志岗位调整通知人力资源部2024-05-0321正永久2号柜-2层-3格王*2024-05-03表2：行政文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期赵*市场部1382024-05-10文件信息文件编号GL202405001文件名称2024年考勤管理制度修订通知借阅事由新员工入职制度培训使用借阅期限2024-05-13审批意见部门负责人签字：钱*日期：2024-05-10归档人员签字：张*出借日期：2024-05-10归还记录归还日期：2024-05-12文件状态：完好归还人签字：赵*表3：行政文件销毁审批表文件编号文件名称形成日期保管期限销毁原因FI2023010012023年Q1费用报销凭证2023-01-15短期（5年）保管期满，无保存价值MT2023020053月办公例会纪要2023-03-10短期（3年）保管期满，无保存价值鉴定小组意见经鉴定，上述文件已达保管期限，内容无重复、无遗漏，可按规定销毁。签字：李、刘领导审批同意销毁。签字：陈*（分管领导）监销记录监销人：张、王销毁日期：2024-05-15销毁方式：碎纸机粉碎四、关键注意事项（一）责任到人，避免管理真空明确行政部为文件归档牵头部门，设专职档案管理员（如张*）负责日常登记、借阅、保管工作；各部门指定1名兼职联络员（如各部门文员），负责本部门文件收集与初步整理；档案管理员离职或调岗时，需办理文件交接手续，填写《档案交接清单》（含文件数量、编号、存放位置等），由部门负责人监交。（二）电子文件同步管理纸质文件扫描后需同步存入档案管理系统，命名规则与纸质文件编号一致（如“GL202405001.pdf”），扫描分辨率不低于300DPI，保证清晰可读；电子文件定期（每季度）备份，存储于移动硬盘或云端，防止因设备故障或病毒导致数据丢失。（三）保密与安全防范涉密文件需标注“密级”（如“秘密”“机密”），借阅需经总经理审批，借阅过程全程记录；档案室