2026年能源加工公司产品追溯码管理制度

2026年能源加工公司产品追溯码管理制度第一章总则第一条制度目的与依据为规范公司能源加工产品追溯码管理工作，建立产品全生命周期可追溯体系，实现产品从原材料采购、生产加工、仓储物流到终端销售的全程追踪，保障产品质量安全、提升客户信任度，同时便于应对质量问题时快速定位原因与召回处理，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国食品安全法》（涉及食品相关能源加工产品时适用）《消费品召回管理暂行规定》等相关法律法规，结合公司能源加工产品（如煤炭加工产品、油气衍生产品、新能源材料产品等）生产与销售实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有能源加工产品的追溯码管理，包括追溯码设计、生成、赋码、信息采集、存储、查询、追溯及追溯码相关档案管理等全流程。覆盖生产、质量、仓储、销售、采购、信息管理等所有参与产品追溯码相关工作的部门及人员，同时适用于为公司提供追溯码技术支持的外部合作单位（如追溯系统开发服务商）。第三条管理原则唯一性原则：每批次或每件产品（根据产品特性确定追溯单元）对应唯一追溯码，确保追溯码不重复、可精准识别单个追溯单元。完整性原则：追溯码关联的信息需覆盖产品全生命周期关键环节，包括原材料信息、生产信息、质量检测信息、仓储物流信息、销售信息，确保追溯链条完整。准确性原则：追溯信息采集需真实、准确，严禁虚假录入或篡改数据，确保追溯结果可靠，可作为质量问题分析与责任认定的依据。安全性原则：加强追溯系统与数据安全管理，防止追溯信息泄露、丢失或被非法篡改，保障追溯体系稳定运行。便捷性原则：追溯码查询方式需便捷易懂，便于客户、监管部门及公司内部人员快速查询产品追溯信息，提升追溯效率。第二章组织架构与职责分工第四条产品追溯管理领导小组由公司高层管理人员、质量负责人、生产负责人、销售负责人组成，主要职责包括：审定公司产品追溯码管理总体方案与年度工作计划；审批追溯系统建设与升级预算；协调解决追溯码管理中的跨部门重大问题；监督追溯码管理制度执行情况；审定追溯信息公开范围与方式。第五条质量部门作为产品追溯码管理的归口部门，主要职责包括：牵头制定追溯码设计标准与信息采集规范；组织追溯系统选型、开发与维护；监督追溯码生成、赋码、信息采集的准确性与完整性；处理产品追溯相关投诉与质量问题追溯请求；管理追溯码相关档案资料；组织开展追溯码管理培训。第六条相关部门职责生产部门：按追溯码管理要求，在产品生产过程中完成追溯码赋码（如贴标、喷码）；采集生产环节信息（如生产时间、生产班组、生产设备、工艺参数），并录入追溯系统；确保生产过程中追溯码不脱落、不损坏，若出现损坏及时补赋追溯码并更新系统信息。采购部门：采集原材料供应商信息（如供应商名称、资质、联系方式）、原材料采购信息（如采购批次、采购时间、验收记录），录入追溯系统，确保原材料信息可与产品追溯码关联。仓储部门：接收产品时核对追溯码与产品的一致性；采集仓储信息（如入库时间、存储位置、出库时间、出库数量），录入追溯系统；确保产品在仓储过程中追溯码可识别，避免因存储不当导致追溯码损坏。销售部门：采集销售信息（如客户名称、联系方式、销售时间、销售数量、交货地址），与产品追溯码关联后录入追溯系统；向客户提供追溯码查询方式与说明；接收客户追溯查询请求，协助质量部门处理追溯相关问题。信息管理部门：负责追溯系统技术支持，包括系统安装、升级、故障维修；保障追溯系统服务器稳定运行与数据安全（如数据备份、防黑客攻击）；协助质量部门优化追溯系统功能，提升信息采集与查询效率。法务部门：审核追溯码管理相关合同（如与外部技术服务商的合作合同），确保符合法律法规要求；提供追溯相关法律支持，如应对监管部门检查、处理质量追溯相关法律纠纷。第三章追溯码设计与生成第七条追溯码设计标准追溯码采用“数字+字母”组合的编码形式，或采用二维码、条形码等可快速识别的图形编码形式（优先选择行业通用编码格式，确保兼容性），设计需满足以下要求：唯一性：编码规则需确保每批次或每件产品的追溯码唯一，编码长度根据产品年产量确定（如12位编码可满足年产1000万件产品的唯一性需求），编码中可包含产品类型标识、生产年份、生产批次等信息，便于快速识别。可识别性：图形编码需清晰易扫描，最小尺寸不小于2cm×2cm（根据产品包装大小调整），编码颜色与产品包装颜色对比明显（如深色包装用白色编码，浅色包装用黑色编码）；文字编码需字体清晰、字号不小于五号，确保人眼可辨认。耐用性：追溯码载体（如标签）需选择耐用材质，具备防水、防油、防磨损特性，确保产品在生产、仓储、运输、销售过程中追溯码不褪色、不损坏，可长期识别。第八条追溯码生成流程生成计划：质量部门每月根据生产计划，制定追溯码生成计划，明确各产品类型、各生产批次的追溯码数量与编码范围，避免编码重复。系统生成：信息管理部门按生成计划，通过追溯系统自动生成追溯码，生成后需由质量部门审核编码唯一性，审核通过后锁定编码，避免重复生成。编码分发：质量部门将生成的追溯码按生产批次分发至生产部门，同时在追溯系统中记录编码与生产批次的关联关系，确保生产部门可准确获取对应批次的追溯码。第九条特殊情况处理若因系统故障导致追溯码生成中断，信息管理部门需在2小时内排查故障并恢复生成；若无法立即恢复，质量部门需启用备用编码方案（如手工生成临时编码，确保编码唯一性），待系统恢复后将临时编码替换为系统生成编码，并更新追溯系统信息，避免出现编码遗漏。第四章追溯码赋码与信息采集第十条追溯码赋码要求生产部门需在产品生产完成、包装环节完成追溯码赋码，具体要求如下：赋码位置：选择产品包装显眼且不易磨损的位置（如包装正面左上角、侧面中部），确保在产品流通环节可轻松扫描或辨认；若产品无独立包装，直接在产品本体（如设备类产品外壳）合适位置赋码。赋码方式：根据产品特性选择贴标（粘贴预制追溯码标签）、喷码（通过喷码机在包装或产品上喷印追溯码）、激光打码（在金属类产品上激光雕刻追溯码）等方式，确保追溯码牢固、清晰。赋码检查：赋码完成后，生产部门需逐件或逐批次检查追溯码，确认无错赋、漏赋、重赋情况，若发现问题（如标签脱落、喷码模糊），立即重新赋码，并在追溯系统中记录补赋情况。第十一条全环节信息采集要求各部门需按以下要求采集对应环节信息，并在信息产生后24小时内录入追溯系统，确保信息与追溯码精准关联：原材料环节：采购部门在原材料入库验收后，录入供应商名称、供应商资质编号、原材料批次号、采购日期、验收合格证明编号等信息，同时关联该原材料将用于生产的产品批次追溯码范围。生产环节：生产部门在产品生产完成后，录入生产批次、生产开始时间、生产结束时间、生产班组编号、生产设备编号、关键工艺参数（如温度、压力）、生产人员姓名等信息，与产品追溯码一一关联。质量检测环节：质量部门在产品质量检测完成后，录入检测时间、检测人员、检测项目（如成分分析、性能测试）、检测结果、不合格产品处理方式（如返工、报废）等信息，关联对应产品追溯码。仓储环节：仓储部门在产品入库时，录入入库时间、存储货架编号、入库数量；在产品出库时，录入出库时间、出库数量、提货人姓名、运输车辆编号，与产品追溯码关联录入系统。销售环节：销售部门在产品发货后，录入客户名称、客户统一社会信用代码（或个人身份证号）、销售合同编号、发货时间、交货地址、联系方式、售后服务电话等信息，确保每笔销售订单可与对应产品追溯码关联。第十二条信息录入规范信息录入需遵循以下规范：准确性：录入数据需与实际情况一致，数字类信息（如时间、数量）需核对无误，文字类信息（如供应商名称、客户名称）需完整、无错别字。完整性：按信息采集规范要求录入所有必填项，不得遗漏关键信息（如生产环节需录入生产设备编号，不得空缺）。及时性：信息产生后24小时内完成录入，若因特殊情况延迟录入（如系统故障），需在故障排除后12小时内补录，并在系统中注明延迟原因。可追溯性：录入信息时需记录录入人姓名与录入时间，便于后续追溯信息录入责任。第五章追溯码查询与追溯应用第十三条追溯码查询方式公司提供以下多种追溯码查询方式，确保客户、监管部门及内部人员可便捷查询：线上查询：通过公司官网“产品追溯”专栏，输入追溯码（或扫描图形编码），即可查看产品全生命周期追溯信息；或开发微信小程序、手机APP，支持扫码查询，查询结果需简洁明了，分环节展示信息（如原材料信息、生产信息、销售信息）。线下查询：客户可拨打公司客服电话，提供追溯码，由客服人员查询后反馈追溯信息；公司在产品包装上标注查询方式（如官网地址、客服电话、小程序二维码），确保客户知晓查询途径。内部查询：公司内部人员（如质量、生产、销售部门人员）通过登录追溯系统，输入追溯码或筛选查询条件（如生产批次、客户名称），查询详细追溯信息，内部查询需设置权限（如生产部门仅可查询生产环节信息，销售部门仅可查询销售环节信息），确保信息安全。第十四条追溯应用场景追溯码主要应用于以下场景：质量问题追溯：当产品出现质量投诉或检测不合格时，质量部门通过追溯码查询产品原材料信息、生产信息、检测信息，定位质量问题原因（如原材料不合格、生产工艺参数异常），并通知相关部门采取整改措施（如更换供应商、调整工艺）。产品召回：若需实施产品召回，销售部门通过追溯码查询所有涉及召回产品的销售信息（如客户名单、交货地址），快速联系客户办理召回，同时生产部门查询召回产品生产批次，排查同批次产品是否存在类似问题。客户需求响应：客户因验收、审计等需求，申请查询产品追溯信息时，销售部门协助客户通过查询渠道获取信息，若客户需纸质追溯报告，质量部门可根据追溯系统信息生成报告并提供。监管部门检查：应对监管部门产品质量检查时，质量部门通过追溯码快速提供产品全生命周期信息，证明产品生产、销售合规性，配合监管部门完成检查工作。第十五条追溯处理流程当收到追溯请求（如客户查询、质量问题追溯）时，按以下流程处理：请求接收：质量部门或销售部门接收追溯请求，记录请求人信息（如姓名、联系方式）、追溯码、请求原因（如质量投诉、常规查询）。信息查询：相关部门通过追溯系统查询对应追溯码信息，若信息完整，直接整理反馈；若信息缺失，立即联系责任部门补充采集（如联系生产部门补充生产参数），补充完成后再反馈。结果反馈：线上查询请求通过系统自动反馈结果；线下查询请求在收到后24小时内反馈（复杂追溯请求可延长至48小时），反馈内容需准确、清晰，若涉及质量问题，需同时告知处理进展。记录归档：追溯处理完成后，将请求记录、查询结果、处理措施等信息归档至追溯档案，便于后续查阅。第六章追溯系统与数据安全第十六条追溯系统管理系统选型：追溯系统优先选择成熟、稳定的商业软件，或委托专业技术服务商定制开发，确保系统具备信息采集、存储、查询、统计分析等功能，且可与公司现有生产、销售系统对接（如ERP系统），实现数据共享。系统维护：信息管理部门定期（每月一次）对追溯系统进行维护，包括检查系统运行状态、清理冗余数据、更新系统补丁；每季度进行一次系统功能测试，确保信息采集、查询功能正常，若发现问题及时修复。系统升级：当公司产品种类增加、生产规模扩大或监管要求变化时，质量部门提出系统升级需求，信息管理部门制定升级方案，报追溯管理领导小组审批后实施，升级过程中需做好数据备份，避免数据丢失。第十七条数据安全管理数据备份：信息管理部门每日对追溯系统数据进行增量备份，每周进行一次全量备份，备份数据存储在专用服务器与异地备份设备中，确保数据损坏或丢失时可快速恢复。权限控制：追溯系统设置分级权限，不同部门人员仅可访问职责范围内的信息（如采购部门仅可访问原材料信息，不可访问销售信息）；人员离职时，信息管理部门立即注销其系统账号，防止信息泄露。安全防护：在追溯系统服务器安装防火墙、杀毒软件，定期进行病毒查杀；禁止在连接追溯系统的电脑上访问不明网站、下载非工作软件，防止恶意软件攻击；外部技术服务商访问系统时，需通过专用账号与加密通道，且有内部人员监督。数据保密：严禁工作人员泄露追溯系统中的客户信息、供应商信息等敏感数据；若因工作需要提供数据（如提供给监管部门），需经追溯管理领导小组审批，并签订保密协议。第七章档案管理与责任追究第十八条档案管理质量部门负责建立产品追溯码管理档案，对以下资料进行统一编号、分类存储：追溯码设计标准、生成计划、编码记录；追溯信息采集记录（如生产、采购、仓储、销售环节信息表单）；追溯请求处理记录（如请求单、查询结果、反馈记录）；追溯系统维护记录（如维护日志、升级方案、备份记录）；追溯相关合同、培训记录、监管检查记录。档案采用电子档案与纸质档案双备份方式存储，电子档案存储在追溯系统数据库与专用服务器中，纸质档案存放在档案柜中，保管期限为产品保质期届满后3年（无保质期产品保管期限为产品销售后5年）。第十九条责任追究对在产品追溯码管理过程中存在以下行为的，公司将依规追究相关人员责任：未按规定生成、赋码，导致追溯码重复、遗漏或无法识别的，追究生产部门或质量部门相关责任人责任，给予通报批评、绩效扣分。信息采集虚假录入、遗漏关键信息或延迟录入，导致追溯信息不准确、不完整的，追究责任部门相关人员责任，情节较轻的给予绩效扣分，情节严重的给予