2026年畜牧业养殖公司采购招标与竞争性谈判管理制度

2026年畜牧业养殖公司采购招标与竞争性谈判管理制度一、总则（一）编制目的为规范公司采购行为，通过招标与竞争性谈判实现“降本增效、保障质量、防范风险”，确保采购物资（如饲料、兽药、养殖设备等）符合生产需求，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国招标投标法》《政府采购非招标采购方式管理办法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等法律法规，结合公司采购实际制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于：养殖用饲料、兽药（疫苗、消毒剂等）、养殖设备（风机、水帘、饲喂系统等）、屠宰加工设备、包装材料及其他单次采购金额达到规定标准的物资或服务采购，涉及采购招标、竞争性谈判的组织、执行、监督及档案管理的所有部门与工作人员。（三）工作原则遵循“公开透明、公平竞争、公正择优、性价比优先”原则，落实采购主体责任，禁止暗箱操作、利益输送，确保采购过程合法合规，采购结果满足公司生产经营与质量管控要求。二、组织机构及职责（一）采购管理小组成立由公司负责人任组长，采购部门负责人任副组长，财务部门、质量管控部门、使用部门（如养殖车间、屠宰车间）、审计部门人员为成员的采购管理小组。小组负责统筹协调采购招标与竞争性谈判工作，审批采购计划、确定采购方式（招标或竞争性谈判），解决采购过程中的重大问题，每季度开展一次制度执行情况检查。（二）专项岗位职责采购执行岗（由采购部门人员担任）：负责编制采购计划、起草招标/谈判文件、联系供应商、组织采购活动（开标、谈判），跟进合同签订与履约，确保采购流程按计划推进。审核把关岗（由财务部门与质量管控部门人员共同担任）：财务部门审核采购预算合理性、资金支付计划；质量管控部门审核采购物资的质量标准、技术参数，确保符合生产与安全要求。监督监察岗（由审计部门人员担任）：监督采购招标与竞争性谈判全流程合规性，检查文件完整性、程序合法性，受理采购过程中的异议与投诉，防范违规行为。档案管理岗（由采购部门兼职人员担任）：负责收集、整理采购过程中的所有文件（招标公告、投标文件、谈判记录、合同等），按规定存档，确保可追溯。三、采购招标管理流程（一）招标项目立项使用部门根据生产需求提出采购申请，明确采购物资名称、规格、数量、质量标准、需求时限，提交至采购部门。采购部门结合库存情况、市场价格趋势编制采购计划，报采购管理小组审核；单次采购金额达到“招标标准”（按公司内部规定执行，脱敏处理）的项目，经采购管理小组审批后，确定采用招标方式采购。（二）招标文件编制与发布采购执行岗根据审批通过的采购计划，起草招标文件，内容需包含：采购物资技术参数与质量要求、采购数量、交货期、验收标准、投标报价要求（报价形式、有效期）、投标文件组成（资质证明、技术方案、报价单等）、开标时间与地点、评标标准（价格权重不低于40%，质量与服务权重不低于50%，其他权重不超过10%）及废标条款（如资质不全、报价超预算等）。招标文件需经审核把关岗（财务、质量部门）审核，采购管理小组审批后发布。发布渠道包括：公司官网采购专栏、行业知名采购平台或地方公共资源交易平台，公告发布时间不得少于20日（自公告发布之日起至投标截止日），确保潜在供应商有充足时间准备投标文件。（三）投标与开标潜在供应商需在投标截止时间前，将密封完好的投标文件（正本1份、副本3份，加盖公章）提交至采购部门指定地点，逾期提交或未密封的投标文件视为无效。采购执行岗接收投标文件时需登记供应商名称、提交时间，由监督监察岗现场见证。开标按公告约定时间、地点举行，由采购执行岗主持，采购管理小组成员、监督监察岗、各投标供应商代表（自愿参加）参与。开标前检查投标文件密封情况，确认无误后当众拆封，宣读供应商名称、投标报价、交货期等关键信息，现场记录并由参与人员签字确认。（四）评标与定标成立评标委员会，成员由采购管理小组从“公司评标专家库”（含技术、财务、质量专业人员）中随机抽取，人数为5人及以上单数，其中技术与质量专业人员占比不低于60%，监督监察岗人员不得担任评标委员，仅负责监督评标过程。评标委员会依据招标文件中的“评标标准”，对投标文件进行评审：先审查资质（营业执照、生产许可证、产品检测报告等），剔除不合格供应商；再对合格供应商的技术方案（是否满足质量标准）、报价（合理性与竞争力）、服务承诺（售后、交货期）进行综合评分，按得分从高到低排序，推荐1-3名中标候选人。采购执行岗将评标结果报采购管理小组审批，确定中标供应商后，在原招标公告发布平台公示中标结果，公示期不少于3日。公示无异议的，采购执行岗在5个工作日内发出《中标通知书》；公示有异议的，由监督监察岗核查处理，异议成立的需重新评标或重新招标。（五）合同签订与履约中标供应商收到《中标通知书》后，需在10个工作日内与公司签订采购合同，合同条款需与招标文件、投标文件内容一致，明确标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等。采购执行岗跟踪合同履约情况，质量管控部门按合同约定验收物资，验收合格后由财务部门按合同约定支付款项。四、竞争性谈判管理流程（一）谈判项目适用情形符合以下情形之一的采购项目，经采购管理小组审批后，可采用竞争性谈判方式：1.采购物资技术复杂或规格特殊，无法确定详细技术参数的（如定制化养殖设备）；2.紧急采购项目（如突发疫病所需的应急兽药），无法按招标流程耗时推进的；3.单次采购金额未达招标标准，但需通过竞争方式控制成本的；4.招标失败（合格投标人不足3家），经采购管理小组批准改为竞争性谈判的。（二）谈判准备采购执行岗根据采购需求，起草《谈判文件》，内容包括：采购物资概况、技术要求（可预留调整空间）、采购数量、报价要求（可多轮报价）、谈判流程、评审标准（侧重技术适配性与价格合理性）、合同主要条款。采购执行岗从“合格供应商库”（公司提前筛选备案，含资质审核、样品检测合格的供应商）中选取不少于3家符合基本条件的供应商，发出《谈判邀请书》，明确谈判时间、地点、需携带的资料（资质证明、技术方案、报价单等）。（三）谈判实施成立谈判小组，成员由采购执行岗1人、审核把关岗（财务/质量）1-2人、使用部门技术人员1人组成，共3人及以上单数，监督监察岗现场监督。谈判按“统一标准、分别谈判”原则进行：先由谈判小组向各供应商介绍项目需求、谈判规则，解答供应商疑问；再逐一与供应商进行谈判，重点沟通技术方案适配性、质量保障措施、价格构成、交货期与售后；每轮谈判结束后，谈判小组整理《谈判记录》，明确本轮谈判达成的共识与待确认事项，由谈判人员与供应商代表签字。谈判可进行多轮，直至谈判小组认为供应商方案满足需求且价格合理；最后一轮谈判前，需明确告知所有供应商“最终报价”要求，供应商在规定时间内提交书面最终报价，谈判小组不再接受后续调整。（四）成交确定与合同签订谈判小组根据“最终报价+技术方案适配性+服务承诺”综合评审，推荐1家成交供应商，报采购管理小组审批。审批通过后，采购执行岗在3个工作日内发出《成交通知书》，并在15个工作日内与成交供应商签订采购合同，合同条款需与谈判达成的一致意见相符。若谈判过程中发现所有供应商均无法满足需求，需终止谈判，重新组织采购。五、监督与异议处理（一）全程监督监督监察岗需全程参与采购招标与竞争性谈判活动，包括：审核招标/谈判文件合规性、监督开标/谈判过程、检查评标/评审记录完整性、核实供应商资质真实性；发现违规行为（如泄露标底、歧视性条款、私下接触供应商），需立即制止并上报采购管理小组，依规追究相关人员责任。（二）异议与投诉处理供应商对采购过程或结果有异议的，需在公示期内（招标项目）或收到《成交通知书》前（竞争性谈判项目），以书面形式向监督监察岗提出，说明异议理由并提供相关证明材料。监督监察岗需在收到异议后5个工作日内核查，形成《异议处理报告》，报采购管理小组审批；异议成立的，需调整采购流程（如重新评标、重新谈判），并将结果书面告知异议供应商；异议不成立的，需向供应商说明理由。供应商对异议处理结果不满意的，可在收到结果后10个工作日内，向公司上级监管部门（若有）或相关行政部门投诉，采购部门需配合调查，提供相关文件资料。六、档案管理（一）档案内容采购招标档案包括：采购申请、采购计划、招标公告、招标文件（含审核记录）、投标文件（含资质材料）、开标记录、评标报告、中标公示、《中标通知书》、采购合同及履约验收记录；竞争性谈判档案包括：采购申请、谈判文件（含审核记录）、《谈判邀请书》、供应商资质材料、谈判记录（各轮）、最终报价单、《成交通知书》、采购合同及履约验收记录。（二）档案保存档案管理岗需在采购合同履行完毕后1个月内，将所有档案按“项目编号”分类整理，装订成册，存入专用档案柜（具备防潮、防虫、防火功能）。档案保存期限不低于5年（自合同履行完毕之日起计算），超过保存期限的档案，需经采购管理小组审批后，按“粉碎销毁”方式处理，销毁过程记录存档。七、保障措施（一）制度保障采购管理小组每年根据国家法律法规更新、公司业务发展需求，修订本制度及配套文件（如评标专家库管理办法、合格供应商库管理办法），确保制度适用性；每季度组织一次采购人员制度培训，强化合规意识，提升操作能力。（二）人员保障建立“采购人员考核机制”，考核指标包括：采购计划完成率、采购成本降低率（与市场均价对比）、合同履约率、档案完整性，考核结果与绩效挂钩；定期组织采购人员参加行业培训，学习招标与谈判技巧、畜牧业物资质量鉴别知识，提升专业能力。（三）资金保障财务部门根据采购计划，预留采购专项资金，确保招标与竞争性谈判项目顺利推进