采购申请审批流程与供应商评估表

采购申请审批流程与供应商评估表工具模板【适用场景：多场景采购管理】本工具模板适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购、服务类采购（如咨询、维修）等。无论是常规计划性采购，还是紧急临时采购，均可通过标准化流程实现需求提报、审批管控与供应商筛选的规范化管理，保证采购活动合规、高效、经济，同时降低采购风险，保障采购质量。【采购申请审批流程：从需求到落地的全步骤】一、需求发起与部门初审操作内容：需求部门根据实际工作需要（如部门新增设备、项目物料短缺、日常耗材补充等），填写《采购申请审批表》（模板见后），明确采购物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期等关键信息，部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认签字。负责人：需求部门经办人、部门负责人输出物：签字完整的《采购申请审批表》注意事项：需求描述需清晰具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸100包，签字笔50支”）；预估单价需参考历史采购数据或市场行情，保证预算准确性。二、采购部审核与预算核验操作内容：采购部收到《采购申请审批表》后，重点审核以下内容：需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标限额）；规格型号、技术参数是否明确，是否存在可替代的通用型号以降低成本；预估总价是否在部门预算范围内，超预算需求是否已履行预算调整流程。审核通过后，采购部在审批表上签字；若需修改，反馈需求部门补充完善。负责人：采购部专员、采购部经理输出物：采购部审核意见签字的《采购申请审批表》注意事项：对于技术复杂或专业性强的采购需求，采购部可组织技术部门共同评审参数合理性；紧急采购需标注“紧急”原因，并说明无法提前申请的客观因素。三、财务部预算确认操作内容：财务部对采购申请的预算执行情况进行复核，包括：采购项目是否纳入年度/季度预算，预算科目是否匹配；部门剩余预算是否可覆盖本次采购金额，若超预算需确认是否有专项预算调剂审批；付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、发票要求等）。复核通过后，财务部在审批表上签字确认；若预算不足，退回需求部门调整采购方案或申请预算追加。负责人：财务部专员、财务部经理输出物：财务部预算确认签字的《采购申请审批表》注意事项：预算确认需以财务系统实时数据为准，避免仅凭预算表判断；对于跨部门采购项目，需明确预算分摊比例并附相关说明。四、管理层分级审批操作内容：根据采购金额及重要性，由不同层级管理人员进行最终审批：小额采购（如金额≤5000元）：由采购部经理审批；中等金额采购（如5000元＜金额≤50000元）：由分管副总审批；大额采购（如金额＞50000元）或战略采购项目：由总经理审批，必要时提交总经理办公会集体审议。审批通过后，审批表返回采购部；若未通过，审批人需注明原因，退回采购部或需求部门处理。负责人：各级审批人（采购部经理、分管副总、总经理等）输出物：最终审批完成的《采购申请审批表》注意事项：审批权限需根据公司《采购管理办法》明确划分，严禁越级审批；审批人应从公司整体利益出发，审核采购的经济性、必要性及合规性。五、采购执行与反馈操作内容：采购部获得最终审批后，启动采购执行：根据采购金额选择采购方式（如询价、招标、单一来源采购等）；向合格供应商（需通过供应商评估）发出采购订单，明确交货期、质量标准、验收方式、付款条款等；跟踪供应商履约情况，保证按时交货；货物到货后，组织需求部门、质检部门进行验收，填写《验收单》；将验收单、发票、审批表等资料提交财务部办理付款。负责人：采购部专员、采购部经理、需求部门验收人输出物：采购订单、验收单、付款凭证注意事项：采购过程需留存书面记录（如询价记录、招标文件、合同等），保证可追溯；验收不合格的货物，需及时与供应商沟通退换货或索赔。【供应商评估流程：筛选优质合作伙伴的关键环节】一、供应商信息收集操作内容：采购部通过多渠道收集潜在供应商信息，包括：公开渠道（如行业展会、招标平台、行业协会名录）；现有供应商推荐（需评估推荐合理性）；客户主动合作申请（需提交基本资质材料）；历史合作供应商信息（定期更新维护）。收集的信息需包括供应商名称、联系方式、主营业务、产品/服务范围、成立时间、注册资本等基础信息。负责人：采购部专员输出物：《供应商信息收集表》注意事项：信息收集需覆盖不同类型供应商（如制造商、代理商、服务商），避免单一渠道依赖；对收集的初步信息进行真实性核查（如营业执照、经营范围等）。二、资质初审与初步筛选操作内容：采购部对收集的供应商进行资质初审，淘汰不符合基本要求的供应商，筛选标准包括：合法合规性：营业执照在有效期内，经营范围涵盖本次采购项目，相关行业资质证书齐全（如食品行业需SC认证，特种设备需生产许可证）；基本能力：生产/经营场所稳定，具备必要的生产设备、技术能力或服务团队；财务状况：无严重失信记录（可通过信用中国等平台查询），资产负债率合理，具备持续供货能力；合作意愿：愿意接受公司采购条款，配合提供样品、测试及后续服务。初审通过后，进入详细评估阶段。负责人：采购部经理、法务专员（可选）输出物：《供应商资质初审表》注意事项：资质证书需核实原件并留存复印件，复印件需加盖供应商公章；对于涉及安全生产、质量关键领域的供应商，需重点核查专项资质。三、实地考察（可选，关键采购必选）操作内容：对于金额较大、技术复杂或质量要求高的采购项目（如大型设备、核心原材料），采购部组织需求部门、质检部门对供应商进行实地考察，重点评估：生产/服务能力：生产规模、设备先进性、工艺流程、产能是否匹配需求；质量管控：是否有完善的质量管理体系（如ISO9001认证）、检测设备、质量追溯机制；供应链稳定性：原材料供应渠道、库存管理能力、应急供货预案；企业管理：现场管理水平、员工素质、企业文化、社会责任履行情况。考察后形成《供应商实地考察报告》，作为评估重要依据。负责人：采购部经理、需求部门代表、质检部门代表输出物：《供应商实地考察报告》注意事项：考察前需制定考察清单，明确考察重点；考察过程需客观记录，避免主观臆断；考察后与供应商沟通考察发觉的问题，要求整改并反馈。四、综合评估与分级操作内容：采购部组织评估小组（包括采购、技术、质量、财务等部门），对通过初审和考察的供应商进行综合评分，采用量化指标与定性评价结合的方式，评估维度及权重参考评估维度权重评估标准（示例）质量能力30%产品合格率（≥99%为优，95%-99%为良，＜95%为差）、质量认证、客户投诉率价格竞争力25%同类产品市场价格对比（低于平均价10%为优，持平为良，高于10%为差）交期履约能力20%平均交货周期（≤约定天数3天为优，≤7天为良，＞7天为差）、准时交货率服务水平15%售后响应速度（24小时内响应为优，48小时为良，＞48小时为差）、技术支持能力资质与合规性10%资质齐全性、无失信记录、合同履约率根据综合评分将供应商分为四级：A级（优秀）：90分及以上，优先合作，可列为战略供应商；B级（良好）：80-89分，常规合作，列入合格供应商名录；C级（合格）：70-79分，限定合作范围（如小额、低风险项目），需持续改进；D级（不合格）：70分以下，不予合作，已合作的中止合作。负责人：评估小组全体成员输出物：《供应商综合评估表》、《供应商分级名录》注意事项：评分标准需根据采购项目类型调整（如服务类采购可增加“服务方案合理性”权重）；评估过程需保留原始评分记录，保证公平公正。五、供应商准入与动态管理操作内容：准入：B级及以上供应商可录入公司《合格供应商名录》，采购优先从名录中选择；档案建立：为每个合格供应商建立档案，包括基本信息、评估报告、合作记录、质量反馈等；动态管理：每半年或一年对供应商进行复评，根据合作表现调整等级（如A级供应商出现质量问题降为B级，C级供应商持续改进可升级为B级）；退出机制：D级供应商或出现重大问题（如欺诈、严重违约、质量）的供应商，及时从名录中清除并终止合作。负责人：采购部专员、采购部经理输出物：《合格供应商名录》、《供应商档案》、《供应商复评报告》注意事项：供应商名录需及时更新，保证信息准确；复评前需收集需求部门、质检部门的合作反馈，作为复评依据。【模板工具：标准化审批与评估表单】表一：采购申请审批表申请单号申请部门申请人联系方式申请日期采购物品名称规格型号数量预估单价用途说明需求日期部门负责人意见签字：日期：采购部意见签字：日期：财务部意见签字：日期：管理层审批□采购部经理：签字日期：□分管副总：签字日期：□总经理：签字日期：审批结果□通过□未通过（原因：）备注表二：供应商综合评估表供应商名称联系人联系方式地址主营产品/服务成立时间注册资本营业执照编号资质证书（可附页）评估维度评分标准（满分100分）实际得分备注质量能力（30%）产品合格率__分（15分）、质量认证__分（10分）、投诉率__分（5分）价格竞争力（25%）市场价格对比__分（15分）、成本控制能力__分（10分）交期履约能力（20%）平均交货周期__分（10分）、准时交货率__分（10分）服务水平（15%）响应速度__分（8分）、技术支持__分（7分）资质与合规性（10%）资质齐全性__分（5分）、无失信记录__分（5分）综合得分评估等级□A级（90+）□B级（80-89）□C级（70-79）□D级（＜70）推荐意见□优先合作□常规合作□限定合作□不合作评估小组签字采购部：日期：技术部：日期：质量部：日期：【关键要点：保证流程高效合规的注意事项】一、采购申请环节需求描述精准化：避免“一批”“若干”等模糊表述，需明确规格、数量、用途，防止采购偏差；预算前置管理：需求部门在提报申请前需确认部门预算，避免因预算不足导致审批延误；紧急采购规范：紧急采购需注明紧急原因（如生产突发故障、不可抗力），并经采购部、财务部联合确认，事后3个工作日内补全审批手续。二、供应商评估环节资质审核“零死角”：重点核查与采购项目相关的专项资质（如医疗器械需《医疗器械经营许可证》），杜绝“资质挂靠”风险；评估指标差异化：根据采购项目类型调整权重（如技术密集型采购提高“质量能力”权重，服务类采购提高“服务水平”权重）；实地考察“重实效”：避免“走过场”，聚焦核心环节（如生产线的稳定性、质检流程的规范性），必要时要求供应商提供检测报告或样品。三、流程协作与记录跨部门沟通及时性：采购部需主动与需求部门、财务部门对接，对审批中的疑问（如预算不足、参数争议）24小时内反馈；审批记录完整性：所有审批环节需留存纸质或电子记录，包括审批表、邮件往来、会议纪要等，保存期限不少于3年；供应商信息动态更新：若供应商发生重大变更（如股权变更、地址迁移、资质过期），需在10个工作日内更