财务报销流程的规范手册与申请审批表单

财务报销流程规范手册与申请审批表单前言为规范公司财务报销管理，明确报销流程及责任，提高资金使用效率，防范财务风险，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工的各类费用报销事宜，涵盖日常办公、差旅、业务招待等常见场景，旨在保证报销工作合规、高效、透明。一、本手册适用范围（一）适用主体公司全体在职员工，包括正式员工、试用期员工及实习生（实习期间需经部门负责人提前备案）。（二）适用费用类型日常办公费用：包括办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等；差旅费用：包括员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；业务招待费用：包括客户接待、商务谈判等发生的餐饮费、礼品费等；其他合规费用：经公司批准的培训费、市场推广费、小额采购费等。（三）不适用情形与公司业务无关的个人消费；超出公司规定的费用标准（如差旅住宿超标、招待费超预算等）；无合法合规票据的费用（如无发票、发票抬头错误等）；未经事前审批的特殊大额费用（单笔超过5000元需提前3个工作日提交《大额费用申请表》）。二、财务报销全流程操作指南（一）步骤一：费用发生前准备事前审批：差旅费：提前填写《出差审批单》，注明出差事由、时间、地点、预算金额，经部门负责人审批后提交至行政部备案；业务招待费：提前填写《招待费用申请表》，注明招待对象、事由、预计人数、费用预算，经部门负责人及分管副总审批；大额采购（单笔≥2000元）：需签订采购合同或提供供应商报价单，经部门负责人及财务部审核。票据合规性检查：保证取得合法有效的发票（增值税普通发票或专用发票），发票抬头需为“公司全称”，税号、金额、日期等信息完整无误；发票需加盖供应商发票专用章，电子发票需打印并注明“已报销”字样，避免重复报销；差旅费需附行程单（机票、火车票）、住宿费发票、会议通知等证明材料；招待费需附客户名单及招待事由说明。（二）步骤二：填写报销申请表获取表单：登录公司OA系统或至财务部领取《通用费用报销申请表》（模板详见第三章）。填写信息：基本信息：如实填写申请人姓名、部门、工号、报销日期、费用归属期间；费用明细：按费用类型分项填写（如交通费、住宿费、餐饮费等），注明发生日期、金额、事由、发票号码及附件数量；附件清单：逐项列出所附发票及证明材料名称、数量、金额，保证与费用明细一致。签字确认：申请人需在表格“申请人签字”处签字，保证所填信息真实、准确。（三）步骤三：部门初审提交材料：将填写完整的《报销申请表》及附件（发票、行程单、审批单等）提交至部门负责人。审核要点：费用是否与部门业务相关，是否符合预算；票据是否真实、合规，附件是否齐全；报销金额是否合理，有无超标准情况（如差旅住宿标准：一线城市≤400元/晚，二线城市≤300元/晚）。结果处理：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”处签字；审核不通过的，需注明退回原因并交申请人修改。（四）步骤四：分级审批根据报销金额分级审批，审批路径报销金额（元）审批人≤5000部门负责人5000-20000部门负责人+分管副总＞20000部门负责人+分管副总+总经理审批要求：审批人需在2个工作日内完成审批，重点审核费用必要性、合规性及预算执行情况。对有疑问的费用，可要求申请人补充说明材料。（五）步骤五：财务部审核提交材料：审批通过的《报销申请表》及附件提交至财务部。审核内容：票据真伪：通过国家税务总局发票查验平台核实发票有效性；金额准确性：核对发票金额与报销申请表金额是否一致，计算有无错误；审批流程：检查各级审批签字是否完整，是否符合分级审批规定；费用标准：差旅、招待等费用是否超标准，超标准部分需说明原因并附审批文件。结果反馈：审核通过：财务部在“财务审核”处签字，并录入报销系统；审核不通过：注明退回原因（如发票无效、附件缺失、超预算等），通知申请人修改后重新提交。（六）步骤六：报销款项支付支付方式：银行转账：报销款将在审核通过后3-5个工作日内发放至员工工资卡；备用金：对于频繁发生小额费用的部门（如行政部），可申请定额备用金，报销时直接冲抵备用金。到账查询：员工可通过OA系统查询报销进度，到账后确认收款金额无误。（七）步骤七：资料归档财务部每月对报销单据进行分类整理，包括《报销申请表》、发票、附件等，按月份装订成册，保存期限不少于5年，以备审计查阅。三、通用报销申请表单模板通用费用报销申请表基本信息申请人姓名*工号报销日期年月日费用归属期间年月日至年月日费用明细序号123费用合计大写：人民币柠佰壹拾元整（¥710.00）附件清单1.增值税普通发票3张；2.高铁票1张；3.住宿费发票1张审批流程部门负责人签字：日期：分管副总签字：日期：财务审核签字：日期：总经理签字：日期：申请人声明本人承诺所提交报销信息真实、合法，如有虚假，愿承担一切责任。申请人签字：日期：四、报销常见问题与风险提示（一）票据类问题发票抬头错误：发票抬头必须为“公司全称”（如“科技有限公司”），不得简写或写错，否则财务部不予报销。发票信息不全：发票需包含税号、金额、开票日期、销售方名称及章戳，缺少任一信息均需退回。电子发票重复报销：电子发票需在报销时注明“已报销”，并同步至OA系统，避免同一张发票多次使用。（二）填写规范问题费用明细不清晰：需按费用类型分项填写，不得合并填写（如“交通费+住宿费”需分开列示），事由说明需简洁明了（如“项目客户接待”）。附件与金额不符：附件清单中的发票金额需与报销申请表合计金额一致，附件数量需与实际提交数量一致。（三）审批流程问题越级审批：未按分级审批规定签字（如5000元报销直接提交至总经理），财务部将退回重新审批。审批延迟：审批人需在2个工作日内完成审批，因个人原因导致审批延迟影响报销进度的，需承担相应责任。（四）其他注意事项报销时限：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未提交需部门负责人出具书面说明，经财务部审核后方可受理。大额费用特殊要求：单笔超过5000元的费用，需提前提交《大额费用申请表》，附合同或报价单，审批通过后方可发生费用。禁止行为：严禁虚报冒领、拆分报销（将超标准费用拆分为多笔小额报销）、使用虚假发票，一经发觉将按公司规定严肃处