多部门协作会议记录表模板

多部门协作会议记录表通用模板一、适用场景说明项目推进会议：需多部门协同完成的项目（如新产品研发、市场活动策划、系统升级等）的阶段性目标对齐、任务分配与风险同步；问题解决会议：涉及多个部门职责交叉的复杂问题（如流程卡点、资源冲突、客户投诉处理等）的根因分析与方案制定；资源协调会议：跨部门资源（人力、预算、设备等）的调配需求确认与优先级排序；政策/制度宣贯会议：需多部门共同理解并落地的公司战略、管理制度或流程优化的解读与执行分工。二、会议记录全流程操作指南（一）会前准备：保证会议高效聚焦明确会议核心目标组织部门（或发起人）需提前梳理会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线排期”“解决跨部门数据对接不畅”），避免目标模糊导致讨论发散。确认会议类型（决策型/同步型/讨论型），明确会议最终需达成的成果（如形成决议/明确下一步行动/输出待办清单）。确定参会人员与议程根据会议目标，邀请相关部门负责人及关键执行人（如涉及技术方案需研发部代表，涉及市场推广需市场部代表），提前3天发送《会议通知》，注明：会议主题、时间、地点（或线上会议）；核心目标及需提前准备的资料（如数据报表、方案草案）；每位参会者的预讨论议题（如“请研发部提供技术可行性评估”）。准备会议记录基础框架记录人提前打印或创建电子版会议记录表（参考本模板第三部分），预留“参会人员签到”“议程逐项记录”“决议事项”等模块，避免临场手忙脚乱。（二）会中记录：客观全面抓关键记录基础信息会议开始后，第一时间填写“会议名称”“日期”“时间”“地点”“主持人”“记录人”；组织参会人员签到（部门+姓名，用代替具体人名，如“市场部-张”“研发部-李”），标注缺席人员及原因（如“销售部-王：客户拜访请假”）。按议程逐项记录讨论要点对照会议议程，逐项记录“汇报人/部门”的核心观点（如“市场部-赵*：调研显示用户对A功能需求优先级最高，建议优先开发”）；重点记录不同部门的分歧与共识（如“研发部提出A功能开发周期需2周，市场部希望压缩至1周，最终共识：优先完成核心模块，次要模块延后”）；关键数据、决策依据需准确记录（如“根据财务部提供的预算数据，本次活动总预算控制在50万元以内”）。明确决议事项与行动计划对会议达成的决议，需记录“决议描述”（如“同意A功能分两阶段开发，第一阶段完成核心模块”）；对需执行的任务，逐条记录“任务内容”“责任部门/人”“完成时限”“所需资源”（如：“完成用户调研报告——市场部-赵*——8月15日前——需数据部提供用户画像数据”）；模糊表述需当场确认（如“尽快完成”需明确具体日期，“相关部门配合”需指定牵头部门）。记录待办与疑问对暂时未解决的问题，记录“待讨论事项”及“下一步建议”（如“B功能开发资源不足，建议下次会议专项讨论资源调配方案”）；对参会者提出的疑问，记录“问题”及“答复人”（如“财务部：活动预算是否包含推广费用？——答：已包含，详见附件预算表”）。（三）会后整理：保证信息闭环核对与补充记录会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议录音（如有）、笔记及参会者反馈，核对记录的准确性，重点检查：决议事项与任务分工是否完整；责任人、完成时限是否明确；关键数据及观点是否有误。对不确定的信息，及时与主持人或相关参会者确认（如“研发部-李*，关于A功能开发周期，记录为2周是否准确？”）。分发与归档核对无误后，将会议记录（含附件）发送至所有参会人员及相关部门负责人，抄送上级领导（如需）；邮件标题注明“【会议记录】+会议名称+日期”，简要说明“请查收会议纪要，如有异议请在1个工作日内反馈，逾期视为确认”；将最终版会议记录（含签字确认版，若需）按部门/项目分类归档，保存期限不少于1年（重要项目建议长期保存）。跟进任务执行记录人需在任务截止日前3天，通过邮件或即时通讯工具提醒责任人（如“提醒：市场部-赵*，用户调研报告截止日期为8月15日，请按时提交”）；定期（如每周）汇总任务进度，同步至主持人及相关部门，对逾期任务协助协调资源或推动解决。三、多部门协作会议记录表（通用模板）（一）会议基本信息项目内容会议名称例：Q3产品上线跨部门协作推进会会议日期例：2023年8月10日会议时间例：14:00-16:00会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议主持人例：项目管理部-刘*记录人例：行政部-陈*参会部门及人员市场部-赵、张；研发部-李、周；财务部-吴；销售部-郑缺席部门及人员销售部-王*（客户拜访请假）列席人员例：总经理-孙*（仅15:00-15:30参会）（二）会议议程及记录议程序号议题汇报人/部门讨论要点决议事项责任部门/人完成时限所需资源1产品功能优先级确认市场部-赵*1.用户调研显示A、B、C功能需求占比分别为40%、30%、30%；2.竞品分析：A功能为行业标配，B功能差异化不足。1.优先开发A功能核心模块；2.B功能待Q4评估后再定。研发部-李*9月30日前设计部提供UI原型稿2开发资源与预算分配研发部-李；财务部-吴1.研发部现有人力：5名开发（含2名实习生），A功能预计需2名全职开发1个月；2.财务部：A功能预算20万元（含人力、测试）。1.调配1名测试人员支持研发部；2.A功能预算控制在20万元内，超支需专项申请。研发部-李；财务部-吴8月20日前无3市场推广与销售协同方案市场部-张；销售部-郑1.市场部计划9月上线预热，10月正式推广；2.销售部需同步准备客户话术及培训。1.市场部8月25日前提交推广方案；2.销售部8月30日前完成销售团队培训。市场部-张；销售部-郑8月30日前培训部协助培训物料支持（三）下一步行动计划（待办事项）任务编号任务内容责任部门/人优先级完成时限状态（待启动/进行中/已完成/延期）备注20230810-001提交A功能核心模块开发计划研发部-李*高8月20日前待启动需包含详细排期与资源分配20230810-002提供用户画像数据支持市场调研数据部-孙*中8月12日前进行中市场部-赵*对接20230810-003制定销售团队培训课件销售部-郑*中8月25日前待启动市场部-张*提供推广素材（四）附件清单《Q3用户调研报告》（市场部提供）；《A功能开发成本预算表》（财务部提供）；《竞品功能对比分析》（市场部提供）。（五）签字确认角色签字日期主持人记录人参会代表四、使用注意事项与建议（一）记录原则：客观中立，突出重点避免记录个人观点或情绪化表述（如“研发部态度消极”），改为客观描述（如“研发部提出当前人力紧张，需评估新增任务的可行性”）；优先记录“决策结果”“任务分工”“时间节点”，而非冗长的讨论过程（若需保留讨论细节，可另附“会议讨论纪要”作为附件）。（二）责任明确：避免“模糊责任”任务分工需指定“唯一责任部门/人”，避免使用“相关部门配合”“团队负责”等模糊表述；完成时限需明确具体日期（如“8月15日前”），而非“下周内”“尽快”。（三）时效管理：及时跟进，闭环反馈会议记录需在24小时内初稿完成、48小时内分发确认，避免信息滞后；任务跟进需建立“提醒-反馈-汇报”机制，对逾期任务需记录原因