企业费用报销审核规范手册

企业日常费用报销审核规范手册一、编制目的与适用范围（一）编制目的为规范企业日常费用报销流程，明确报销标准与审核职责，提高费用管理效率，防范财务风险，保障企业资金合理使用，特制定本手册。（二）适用范围本手册适用于企业全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员）因履行工作职责发生的日常费用报销行为，涵盖差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、会议费等费用类型。财务部门、各业务部门及审批人员均须遵照执行。二、费用报销全流程操作指南（一）报销申请发起申请前提：费用发生前，如涉及大额支出（单笔超过5000元）或非常规费用（如海外差旅、大型会议），需提前填写《费用预支申请表》，经部门负责人及财务部门预审后方可执行。发起方式：通过企业OA系统“费用报销”模块在线提交申请，或填写纸质《费用报销单》后附相关材料提交至部门初审。（二）报销材料准备基础材料：合规发票：增值税专用发票或增值税普通发票，发票抬头需为企业全称，税号、开户行等信息准确无误；发票内容需与实际业务一致（如“办公用品”“差旅费”等），不得涂改、伪造。费用明细清单：如采购办公用品需提供明细清单（含品名、规格、数量、单价），差旅费需提供行程单、住宿清单等。辅助材料：差旅费：出差审批单（注明出差事由、时间、地点、交通工具）、住宿发票（需与审批标准一致）、交通票据（高铁票、飞机票、出租车票等）。业务招待费：招待事由说明、被招待单位名称及人员信息（如为外部客户，需注明合作背景）。其他费用：如会议费需提供会议通知、参会人员名单；通讯费需提供话费缴费凭证及企业统一套餐说明。（三）部门初审审核主体：由费用发生部门负责人或指定授权人员担任初审人。审核要点：真实性：确认费用实际发生，与业务内容匹配（如差旅费是否为部门员工因公出差产生）。合理性：判断费用金额是否在合理范围内（如招待费是否超出部门年度预算标准）。完整性：检查发票及附件是否齐全、填写是否规范（如报销人、部门、日期是否漏填）。初审结果：初审通过后，在OA系统或纸质单据上签字确认，并提交至财务部门；初审不通过的，需注明原因并退回报销人修改。（四）财务审核审核主体：财务部门指定审核专员，按费用类型分工审核。审核要点：合规性：检查发票真伪（通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”验证）、发票抬头及税号是否正确、费用类型是否符合企业报销制度（如个人消费不得报销）。准确性：核对发票金额与报销单金额是否一致，计算是否无误（如报销单汇总金额、税费抵扣金额）。标准性：对照企业《费用报销标准》（如住宿费标准：高管800元/晚，经理500元/晚，员工300元/晚），判断是否超标准报销，超标准部分需提供特殊情况说明并经总经理审批。附件完整性：确认所有辅助材料（如出差审批单、招待事由说明）是否齐全，逻辑是否自洽（如出差日期与住宿发票日期是否匹配）。审核结果：审核通过后，在系统中签字并流转至下一审批环节；审核不通过的，注明具体问题（如“发票抬头错误”“超标准未审批”）并退回报销人。（五）审批付款审批权限：根据费用金额及类型，按以下权限分级审批（示例）：金额≤2000元：部门负责人审批。2000元＜金额≤10000元：部门负责人+财务经理审批。金额＞10000元：部门负责人+财务经理+总经理审批。特殊费用（如固定资产购置）：需经总经理办公会集体审批。付款执行：最终审批完成后，财务部门于5个工作日内通过银行转账方式支付报销款项，报销人可在系统中查询付款进度。三、费用报销常用模板示例（一）费用报销单（模板）报销日期：______年______月______日单据编号：__________报销部门：______________________报销人：____________费用类型：□差旅费□办公费□招待费□交通费□其他__________附件张数：__________序号费用明细—————-123合计金额（大写）：______________________合计金额（小写）：￥__________部门负责人审批：__________财务审核：__________付款账户信息：户名__________，开户行__________，账号__________（二）差旅费报销明细表（模板）出差人：______部门：__________出差事由：______________________出差日期：自______年______月______日至______年______月______日共______天出差地点：______________________交通工具：□飞机□高铁□汽车□其他__________费用明细日期地点———-————住宿费交通费餐补其他合计金额：￥__________出差审批人：__________财务审核意见：______________________审批人：__________（三）发票粘贴单（模板）发票粘贴单单据编号：__________部门：______________________报销人：____________日期：______年______月______日粘贴区域：（此处粘贴发票，请勿超出边框）发票清单序号———-——123合计金额：￥__________审核人：__________四、审核要点与常见问题规避（一）核心审核要点发票合规性“三查”：查抬头：必须为企业全称，不得为“个人”“个体工商户”等模糊名称。查信息：发票代码、号码、金额、税额、开票日期不得有误，需与实际交易一致。查真伪：通过官方平台验证发票真伪，避免接收假发票、作废发票或失控发票。报销标准“四对照”：对照《企业费用报销管理制度》，明确各费用类型报销上限（如招待费不得超出业务收入的5‰）。对照员工职级标准（如高管与员工的住宿、交通费标准差异）。对照预算额度，超预算费用需提交《预算调整申请表》审批。对照业务真实性，杜绝虚假报销（如将个人消费伪装为办公费用）。附件完整性“五必须”：差旅费必须附出差审批单及行程单。招待费必须附招待事由说明及被招待方信息。办公费采购必须附采购清单及验收单（金额超1000元需）。会议费必须附会议通知及参会人员签到表。所有电子发票必须打印纸质版并注明“已验证”字样及验证日期。（二）常见问题与规避措施常见问题问题说明规避措施发票抬头错误发票抬头为个人或简称，导致无法抵扣税款报销前要求开票方按企业全称开具发票，财务部门提供企业全称及税号模板超标准报销未按职级对应标准报销（如普通员工住超标酒店）报销人提前学习《费用报销标准》，超标准部分提前申请审批附件缺失如差旅费无出差审批单，招待费无招待事由费用发生前确认需准备附件，部门初审时重点检查附件完整性虚假报销伪造发票或虚构业务报销财务部门加强发票真伪核验，对大额报销进行业务背景核实重复报销同一费用已通过其他渠道报销（如已用公务卡支付又报销现金）财务部门建立报销台账，核对历史报销记录，避免重复支付五、附则本手册由财务部门负责解释和修订，自发布