企业合同审查与签订标准流程

企业合同审查与签订标准流程通用工具模板一、引言企业合同是经营活动的法律载体，规范合同审查与签订流程是防范法律风险、保障企业权益的核心环节。本流程基于《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合企业实际业务场景制定，旨在通过标准化操作提升合同管理效率，明确各部门职责分工，保证合同条款合法、合规、合理，为企业稳健经营提供法律支撑。二、适用范围与核心应用场景（一）适用范围本流程适用于企业各类民商事合同的审查、谈判、签订及归档管理，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、技术开发合同、保密协议等。（二）核心应用场景日常业务合作：与供应商、客户签订的常规采购/销售合同，需快速完成条款审核与流程推进；重大项目合作：涉及金额较大、履行周期较长或法律关系复杂的项目合同（如工程承包、战略合作），需强化多部门协同审查；标准化合同批量签订：针对格式化合同（如框架协议、年度服务合同），可简化部分审查环节，聚焦核心条款；合同纠纷预防：在签订前通过审查识别潜在法律风险（如主体资质缺失、违约责任模糊），减少履约争议。三、合同审查与签订全流程操作指南（一）第一步：合同需求发起与初步对接操作主体：业务部门（需求发起方）、法务部（支持部门）操作内容：需求发起：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限、核心诉求等，提交部门负责人审批。初步对接：业务部门与合作方就合作意向进行沟通，获取对方主体资格证明材料（如营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书等），核实合作方经营范围、资质许可（如行业特殊资质）是否满足合同要求。材料归集：将合作方资质材料、立项申请表、合作方案等整理成《合同基础资料包》，同步抄送法务部。输出成果：《合同立项申请表》（审批通过）、《合同基础资料包》（二）第二步：合同文本起草与内部审核操作主体：业务部门（起草方）、法务部（审核方）、财务部、技术部/业务部门（专项审核）操作内容：文本起草：业务部门根据合作需求及双方沟通结果，起草合同文本。优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），无模板时参考行业示范文本。合同内容应包含核心条款：主体信息、标的描述、数量/质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、通知与送达等。内部审核：业务部门初审：部门负责人审核合同内容是否符合业务需求、数据是否准确（如金额、数量）、逻辑是否自洽，重点核对标的与立项申请的一致性。法务部审核：法务部收到文本后，3个工作日内完成法律审查，重点关注：主体合法性：合作方是否具备签约资格（如超越经营范围、无资质许可）；条款合规性：是否符合法律法规强制性规定（如格式条款是否无效、利息是否超过法定上限）；权责明确性：双方权利义务是否对等、违约责任是否具体可执行（如逾期付款违约金计算方式）；风险可控性：是否存在潜在法律风险（如知识产权归属、不可抗力范围）。财务部专项审核：财务部重点审核价款构成是否合理、支付方式是否符合财务制度（如预付款比例、发票开具要求）、税务责任划分是否清晰。技术部/业务部门专项审核：涉及技术、服务等专业内容的，由对应部门审核技术标准、服务范围、验收标准等条款是否可落地。修订反馈：法务部或其他审核部门提出修改意见后，业务部门需在2个工作日内完成修订，并反馈审核部门确认，直至通过所有审核。输出成果：审核通过的《合同文本（修订版）》《合同审核意见表》（见模板2）（三）第三步：多轮谈判与条款修订操作主体：业务部门、法务部、合作方操作内容：谈判准备：业务部门与法务部共同制定谈判方案，明确谈判底线（如最低价格、最晚履行期限）、核心诉求及可让步条款，准备谈判依据（如行业惯例、成本分析）。组织谈判：由业务部门牵头，法务部参与，与合作方就合同条款进行沟通。谈判需形成书面记录，明确双方分歧点及共识内容。条款修订：根据谈判结果，业务部门修订合同文本，重点调整争议条款（如价格、违约责任），保证修订内容与合作方达成一致。重大条款变更需重新履行内部审核程序（如金额、主体变更）。输出成果：《合同谈判记录表》（见模板3）、《合同文本（谈判确认版）》（四）第四步：最终审批与用印申请操作主体：业务部门、法务部、管理层（审批人）、行政部（用印管理）操作内容：审批权限划分：根据合同金额、重要性分级审批（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人+法务部负责人审批；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部负责人+分管副总审批；金额＞50万元或重大合同：业务部门负责人+法务部负责人+分管副总+总经理审批。提交审批：业务部门将《合同文本（谈判确认版）》《合同审核意见表》《合同谈判记录表》及审批材料提交至对应审批人。用印申请：审批通过后，业务部门填写《合同用印申请表》（见模板4），注明合同编号、用印份数、用印用途，附最终版合同文本，提交行政部。行政部核对审批材料齐全后，安排专人用印，保证“审批-用印”一一对应。输出成果：《合同审批表》（审批完成）、《合同用印申请表》（审批通过）（五）第五步：合同签订与归档管理操作主体：业务部门、行政部、档案管理部门操作内容：合同签订：授权代表签字：法定代表人或其授权代理人（需出具《授权委托书》）在合同文本上签字，保证签字与主体一致。加盖公章：合同文本需加盖企业公章（或合同专用章），骑缝章（多页合同）；合作方需同时加盖公章并签字，核实其印章真实性（如与营业执照留存印鉴一致）。文本分发：行政部根据用印申请份数，将正本合同分发给业务部门（1份）、法务部（1份）、财务部（1份），副本留存行政部。归档管理：业务部门在签订后3个工作日内，将合同正本、附件、《审批表》《谈判记录表》等材料移交档案管理部门。档案管理部门统一编号、登记（录入《合同台账管理表》，见模板5），按年度、合同类型分类存放，电子版同步存入企业合同管理系统。建立合同借阅制度，内部部门因工作需要借阅合同需提交申请，经法务部负责人审批后登记借阅，期限不超过7个工作日。输出成果：签订完成的正本合同、《合同台账管理表》（更新版）四、核心流程配套模板表格模板1：合同立项申请表合同名称编号需求部门申请人合作方名称联系人/联系电话合同标的合同金额（大写）合同金额（小写）履行期限自___年_月__日至__年__月__日履行地点核心诉求简述（如：采购设备型号、服务范围、付款方式等）部门负责人意见（签字/日期）法务部初审意见（签字/日期）备注模板2：合同审核意见表合同名称编号审核部门法务部/财务部/技术部审核人审核日期____年__月__日审核类型□首次□修订审核意见（分条款说明，示例：第3.1条：质量标准未明确，建议补充“符合国家GB/T-2021标准”；第5.2条：预付款比例30%过高，建议调整为20%，验收后支付至80%。”）修订情况说明（业务部门填写修订内容，示例：“已按意见调整第3.1条质量标准，第5.2条预付款比例调整为20%。”）审核人签字日期模板3：合同谈判记录表合同名称谈判时间____年__月日:__谈判地点我方参与人业务部门经理、法务部专员对方参与人合作方经理、主管谈判议题（如：价格、违约责任、交付期限等）分歧点记录（示例：1.价格：我方报价10万元，对方要求降至9万元；2.违约责任：对方要求逾期付款违约金按日0.05%计算，我方坚持0.03%。”）共识内容（示例：1.最终价格确定为9.5万元，分三期支付；2.违约金按日0.04%计算，双方均逾期时相互抵销。”）后续行动（示例：“业务部门3日内按共识修订合同文本，法务部审核。”）我方签字对方签字模板4：合同用印申请表合同名称合同编号申请部门申请人用印类型□合同正本□合同副本□其他用印份数用印用途是否已审批□是□否审批人签字（按权限审批）审批日期合同文本份数正本__份，副本__份附件清单（如：《审批表》《谈判记录表》）行政部意见（签字/日期）用印人备注模板5：合同台账管理表合同编号合同名称签订日期合作方名称合同金额履行期限合同类型负责人归档日期备注五、关键风险点与操作提醒（一）法律风险防范主体资质审查：合作方为企业的，需核实营业执照（是否在有效期内、经营范围）、法定代表人身份证明；为自然人的，需核实身份证件；特殊行业（如建筑、食品）需检查对应资质许可证，避免“无资质签约”导致合同无效。条款合法性：禁止约定“霸王条款”（如“争议解决只能由我方所在地法院管辖”），违约金不得超过实际损失的30%（过高可申请法院调减），格式条款需显著提示对方注意免除或限制责任的条款。证据留存：谈判过程中的沟通记录（邮件、）、往来函件需书面化存档，重要承诺（如额外优惠）需写入合同附件，避免“口说无凭”。（二）流程规范提醒审批权限：严禁“先签批后补流程”或“越权审批”，重大合同需经总经理办公会集体审议，保证决策审慎。用印管理：公章由行政部专人保管，用印前必须核对审批材料与合同文本一致性，严禁在空白合同或空白纸张上用印。版本控制：合同修订需标注版本号（如V1.0/V2.0），避免双方对文本内容理解不一致，最终签订文本需为双方确认的“最终版”。（三）沟通协同要点跨部门协作：业务部门需及时向法务、财务部门同步合作方动态及业务需求，法务部审核中发觉问题应与业务部门沟通背景，避免“为审而审”影响业务推进。外部沟通：与合作方谈判时，需明确我方底线，避免随意承诺；条款变更需经内部确认后再告知对方，保证对外口径一致。（四）归档管理要求完整性：合同正本、附件、审批表、谈判记录等材料需一并归档，缺一不可，避免因材料缺失影响后续维