员工考勤管理及假期审批模板

通用员工考勤管理及假期审批模板适用工作情境操作流程详解一、考勤数据日常维护操作人：人力资源部门考勤专员/部门考勤对接人操作内容：数据收集：每日通过考勤系统（如指纹打卡、人脸识别、线上打卡工具）导员工打卡记录，核对异常数据（如未打卡、打卡时间异常），同步与员工确认原因（如外出办事、系统故障等），标注备注。数据录入：将核对后的考勤数据录入考勤管理系统，包括：员工基本信息（姓名、工号、部门）、日期、班次（如标准班9:00-18:00）、实际打卡时间、迟到/早退时长（分钟）、缺勤类型（旷工、请假等）。月度汇总：每月最后一个工作日汇总月度考勤数据，统计全勤天数、迟到/早退次数、缺勤时长等，《月度考勤汇总表》，提交人力资源部门负责人审核。二、假期申请发起与提交操作人：员工本人操作内容：确认假期类型及条件：根据企业《员工手册》或假期管理制度，明确申请假期类型（如年假需确认剩余天数，病假需提供医院证明）及申请提前期限（如事假至少提前3天，年假至少提前5天）。填写申请表：登录企业OA系统或填写《员工假期申请表》（见模板表格），填写内容包括：申请人信息（姓名、工号、部门）、假期类型、起止日期及总天数/小时、请假事由（如“家中有急事需处理”“年度体检”）、附件材料（如病假需病历扫描件）。提交审批：通过OA系统提交申请，或逐级提交纸质版申请表至直属上级；若涉及跨部门协作，需提前与相关部门负责人沟通工作交接事宜。三、多级审批执行操作人：直属上级→部门负责人→人力资源部门（根据假期类型及天数确定审批层级）操作内容：直属上级审批：收到申请后1个工作日内，根据员工工作安排判断假期合理性，确认工作是否可交接（如项目关键期需调整假期时间），审批通过后流转至下一级，不通过则注明原因退回员工。部门负责人审批：重点审核假期对部门整体工作的影响，保证岗位工作有人接替，审批通过后流转至人力资源部门；特殊假期（如产假、婚假）需同步符合国家及企业相关规定。人力资源部门备案/审批：常规假期（事假、年假等）：人力资源部门核对假期余额、申请材料完整性，备案后生效；法定假期（如产假、陪产假）：需额外核对员工入职时间、社保缴纳记录等，保证符合《劳动法》及地方政策，审批后更新员工假期余额。四、结果反馈与记录操作人：人力资源部门/直属上级操作内容：结果通知：审批通过后，人力资源部门通过OA系统或邮件通知员工及相关部门；审批不通过的，由直属上级告知员工原因，可调整后重新申请。考勤数据更新：假期结束后，人力资源部门将审批通过的假期数据同步至考勤系统，标记“已批准请假”，避免重复统计缺勤。员工销假：员工假期归来后1个工作日内，向直属上级销假，确认返岗时间，保证考勤数据与实际出勤一致。五、数据归档与分析操作人：人力资源部门操作内容：月度归档：每月将审批完成的《员工假期申请表》《月度考勤汇总表》分类存档（电子档+纸质档），保存期限不少于2年，备后续审计或查询。定期分析：每季度分析考勤数据，统计高频异常类型（如某部门迟到率较高）、假期使用率（如年假未休人数），针对性提出优化建议（如调整考勤时间、加强假期宣导）。表格模板示例表1：员工考勤记录表（月度）员工编号姓名部门日期工作日类型上班打卡时间下班打卡时间迟到/早退（分钟）缺勤类型缺勤时长（小时）备注001*销售部2024-03-01工作日09:1518:0015--路上拥堵002*研发部2024-03-02工作日---病假8附医院病历003*行政部2024-03-03法定节假日------表2：员工假期申请表申请编号申请人姓名工号部门岗位假期类型申请日期起止日期总天数/小时请假事由附件材料直属上级意见部门负责人意见HR部门意见最终审批结果备注QJ202403001*001销售部客户经理事假2024-03-042024-03-05至2024-03-062天家中有急事处理无同意，工作已交接同意备案通过-QJ202403002*002研发部工程师年假2024-03-102024-03-15至2024-03-173天计划家庭旅行无同意，项目进度已协调同意同意通过剩余年假1天使用要点提示考勤规则统一性：企业需明确考勤时间、迟到/早退界定标准（如“迟到超30分钟按旷工半天处理”）、假期申请提前期限等规则，并通过《员工手册》全员公示，保证执行一致。审批权限明确化：根据假期类型、天数划分审批层级（如事假≤1天由直属审批，＞1天需部门负责人审批），避免越级审批或权限模糊。材料真实性与完整性：病假、产假等需提供证明材料的假期，人力资源部门需核对原件（或扫描件），杜绝虚假申请；附件材料不全的申请应退回补充。数据及时更新：考勤专员需每日核对打卡数据，假期审批通过后24小时内同步至考勤系统，保证薪酬核算时数据准确。特殊情况处理：如员工突发疾病无法提前提交病假申请，