某会计公司采购审批管理方案

某会计公司采购审批管理方案

一、总则1.目的：为加强本会计公司采购审批的规范化、科学化管理，确保采购活动的合法性、合理性与经济性，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本方案。2.适用范围：本方案适用于公司各部门及所有采购项目，包括但不限于办公用品、办公设备、财务软件、审计工具、培训课程等各类物资与服务的采购。3.原则-合法性原则：采购审批活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。-效益性原则：以满足公司业务需求为前提，追求采购资金的最优使用效益，降低采购成本。-公开透明原则：采购信息、审批流程等应保持公开透明，接受公司内部监督。-权责明确原则：明确各部门及审批人员在采购审批过程中的职责与权限，确保责任落实到位。二、采购审批组织与职责1.采购审批小组-组成：由公司总经理担任组长，财务总监、行政主管、相关业务部门负责人为成员。-职责：负责审议重大采购项目的必要性、可行性和预算安排；制定和调整采购审批相关政策和制度；协调解决采购审批过程中的重大争议和问题。2.采购部门-职责：负责收集各部门采购需求，进行市场调研，编制采购计划；组织采购活动，包括招标、询价、谈判等；与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况；整理采购相关资料，提交审批流程。3.使用部门-职责：根据业务需求提出采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等信息；参与采购项目的技术论证和验收工作；对采购项目的使用效果负责。4.财务部门-职责：审核采购预算的合理性，确保采购资金的安排符合公司财务状况；参与重大采购项目的财务评估；对采购付款进行审核和监督，确保付款合规。三、采购审批流程1.采购申请-使用部门根据实际工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额、预计使用时间等信息，并附上相关需求说明文件。-《采购申请表》由使用部门负责人签字确认后，提交至采购部门。2.采购部门审核-采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核。审核内容包括是否符合公司采购政策、是否存在替代产品、市场价格情况等。-采购部门根据审核情况，编制采购预算和采购计划，并在《采购申请表》上签署意见后，提交至财务部门。3.财务部门审核-财务部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、资金来源的可靠性以及是否符合公司财务制度。-财务部门在《采购申请表》上签署审核意见后，将申请表返回采购部门。如预算存在问题，采购部门需与使用部门沟通调整后重新提交审核。4.分级审批-一般采购项目：采购金额在规定额度以下的一般采购项目，由采购部门负责人审批后即可组织采购。-较大采购项目：采购金额超过一般采购项目额度但在一定限额内的较大采购项目，经采购部门负责人审核后，报财务总监审批。-重大采购项目：采购金额超过较大采购项目限额的重大采购项目，经采购部门、财务部门审核后，提交采购审批小组审议，由总经理审批。5.采购执行-采购部门根据审批通过的《采购申请表》和采购计划，按照公司规定的采购方式（如招标、询价、谈判等）组织采购活动。-在采购过程中，采购部门应严格遵守相关法律法规和公司采购制度，确保采购活动的公正、公平、公开。6.验收与付款-采购项目完成后，使用部门应及时组织验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格等是否符合合同要求。-使用部门填写《验收报告》，经部门负责人签字确认后提交采购部门。采购部门将《验收报告》和发票等相关资料提交财务部门审核。-财务部门审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式与审批1.公开招标-对于采购金额较大、技术复杂或具有广泛市场竞争的项目，应采用公开招标方式。-采购部门负责编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。-公开招标项目需经采购审批小组审议通过后实施，招标结果需报总经理审批。2.邀请招标-符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。-采购部门应选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，并按照规定程序组织招标活动。-邀请招标项目需经财务总监审批后实施，招标结果报总经理备案。3.竞争性谈判-符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。-采购部门应组织谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。-竞争性谈判项目需经采购部门负责人审核，报财务总监审批后实施。4.询价-采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。-采购部门向不少于三家供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。-询价采购项目由采购部门负责人审批后实施。5.单一来源采购-符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。-采用单一来源采购方式的，采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，经采购审批小组审议通过后，报总经理审批。五、采购审批的监督与评估1.内部审计监督-公司内部审计部门定期对采购审批流程进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司制度要求，审批程序是否规范，采购资金使用是否合理等。-内部审计部门发现问题后，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。2.投诉处理-建立投诉举报机制，接受公司内部员工及供应商的投诉举报。对于投诉举报事项，应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉举报人。-对经查实存在违规行为的部门和个人，按照公司相关规定进行严肃处理。3.绩效评估-定期对采购审批工作进行绩效评估，评估指标包括采购成本控制、采购质量、采购及时性、供应商满意度等。-根据绩效评估结果，总结经验教训，不断优化采购审批流程和管理方式，提高采购审批工作效率和质量。六、附则1.本方案自发布之日起生效实施，