业务洽谈及合同审批标准化流程模板

一、适用范围与业务场景本标准化流程模板适用于公司各类业务合作项目的洽谈、合同起草及内部审批全流程，包括但不限于产品采购、服务外包、市场推广、战略合作等场景。流程覆盖业务部门发起接洽、法务部门合规审核、财务部门条款校验、管理层最终决策等关键环节，旨在规范业务操作、降低合同风险、提升审批效率，保证合作项目合法合规、权责清晰。二、标准化操作流程（一）业务接洽与需求确认业务发起：业务部门接到合作需求后，由业务员*对接客户，明确合作标的、数量、价格、交付周期等核心要素，初步判断合作可行性。信息记录：填写《业务洽谈记录表》（详见第三部分表单），记录洽谈时间、地点、参与方（客户对接人、业务员）、核心内容及分歧点，并由双方签字确认（客户方可通过扫描件或邮件确认）。内部评估：业务部门负责人*组织团队评估合作风险（如客户资质、履约能力、市场环境等），形成《业务可行性初步报告》，提交至法务部及财务部预审。（二）合同起草与内部初审模板调用：业务部门根据合作类型（如采购类、服务类），调用公司标准化合同模板（由法务部统一制定），不得使用外部模板或自行起草格式合同。内容填充：业务员*依据洽谈结果填写合同核心条款，包括但不限于：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人）；合作标的、质量标准、验收方式；履行期限、地点、方式；金额、付款方式及开票信息（税率、账户等）；违约责任、争议解决方式（优先约定公司所在地法院诉讼）。内部初审：业务部门负责人*审核合同内容的完整性、业务逻辑的合理性，重点核对与洽谈记录的一致性，签字确认后提交法务部。（三）法务合规审核合规性审查：法务专员*重点审核以下内容：主体资格：客户是否为合法存续企业，需提供加盖公章的营业执照复印件（最新年检版）；条款合法性：违约责任、知识产权、保密条款等是否符合法律法规及公司制度；权责对等：是否存在单方加重公司义务、排除公司主要权利的“霸王条款”；模板适用性：是否使用最新版合同模板，特殊条款是否补充说明。反馈修订：法务部出具《合同审核意见单》，对存在问题的条款明确修改意见（如“付款节点需明确具体验收后X日内”），业务部门根据意见修订后重新提交，直至审核通过。（四）财务条款校验财务审核：财务专员*重点审核：金额准确性：合同总金额、分阶段付款比例是否与报价单一致；付款方式：是否符合公司资金管理规定，大额付款是否约定分期或担保措施；票务要求：开票类型、税率、开具时间是否符合财税政策，发票接收方信息是否准确；成本效益：合作成本是否预算范围内，利润率是否符合公司标准。意见反馈：财务部在《合同审批表》中签署审核意见，对财务风险条款（如“预付款比例超过30%”）提出预警，业务部门需与客户协商调整或提供风险应对方案。（五）管理层审批分级审批：根据合同金额及合作类型，按权限提交对应管理层审批：金额≤10万元：业务部门负责人*、法务部、财务部审批通过后生效；10万元＜金额≤50万元：增加分管副总*审批；金额＞50万元：需提交总经理*审批，重大项目（如战略合作）需经总经理办公会审议。审批时限：各环节审批原则上不超过2个工作日，紧急项目需标注“加急”，审批时限缩短至1个工作日。（六）外部沟通与签署最终确认：审批通过后，业务员*将最终版合同（PDF盖章版）发送给客户确认，双方就无异议条款签署盖章（客户为自然人的需签字并按手印）。签署规范：合同签署需使用公司公章或合同专用章（严禁使用部门章或财务章），骑缝章加盖多页合同文本；若客户为异地单位，可采用“扫描件+原件邮寄”方式签署，扫描件需标注“与原件一致”并由双方经办人签字确认。（七）合同归档与执行跟踪资料归档：业务部门在合同签署后3个工作日内，将以下资料提交至档案室统一归档：正式合同文本（原件，一式两份，公司与客户各执一份）；《业务洽谈记录表》《合同审批表》《法务审核意见单》《财务审核意见单》；客户营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法定代表人签署）。执行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度，按约定节点验收、催收款项，并填写《合同履行记录表》；若发生违约，及时上报法务部及管理层，启动争议解决程序。三、常用配套表单模板表1：业务洽谈记录表洽谈基本信息内容洽谈时间年月日时分洽谈地点（如：公司会议室/客户办公室）我方参与人业务员、部门负责人客户参与人对接人*、职务核心洽谈内容1.合作需求描述：2.客户主要诉求：3.我方初步方案：4.分歧点及待解决问题：后续行动负责人：*；截止日期：年月日；需配合部门：双方签字（我方）业务员：*负责人：*客户确认（可选）（扫描件/邮件确认）表2：合同审批表合同基本信息内容合同名称（如：产品采购合同）合同编号（按规则编制：-年份-部门-序号）合作方（客户全称）合同金额大写：元整小写：¥元履行期限年月日至年月日审批节点审核意见业务部门初审（内容完整性、业务逻辑合理性）法务部审核（合法性、条款严谨性）财务部审核（金额准确性、付款方式、成本效益）分管副总审批（≥10万）（综合风险评估）总经理审批（≥50万）（重大事项决策）附件清单1.《业务洽谈记录表》2.客户营业执照复印件3.法务/财务审核意见单表3：合同条款核对清单条款类别核对要点是否通过备注主体信息公司名称、统一社会信用代码、法定代表人是否准确无误□是□否标的条款合作内容、规格型号、数量是否清晰□是□否质量标准是否约定国家标准、行业标准或具体参数□是□否履行期限起止时间、阶段性节点是否明确□是□否付款方式金额比例、支付时间、账户信息是否完整□是□否预付款≤30%为佳违约责任是否约定违约金计算方式、赔偿范围□是□否避免过高或过低争议解决是否约定公司所在地法院诉讼□是□否不约定仲裁保密条款保密范围、期限、责任是否明确□是□否四、关键注意事项与风险提示条款严谨性：禁止使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，所有时间、金额、数量需量化；涉及技术服务的，需明确验收标准及流程，避免“客户满意”等主观表述。资质审查：首次合作的客户，必须核查其营业执照、相关资质证书（如行业许可证），必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用记录，避免与失信主体合作。审批时效：各审批部门需在规定时限内完成审核，若因特殊情况需延长期限，需提前通知发起部门并说明原因；紧急项目可通过“线上审批+线下补签”方式加快流程。变更管理：合同履行过程中如需变更（如金额、履行期限），需重新履行审批流程，签订《补充协议》，严禁口头约定或单方修改条款。归档规范：合同原件需妥