合同签订与审核标准化模板

合同签订与审核标准化工具模板一、适用范围与常见应用场景企业间产品采购、服务委托、项目合作业务外包（如设计、研发、物流等）委托加工、代理销售房屋租赁、场地使用技术转让、知识产权许可其他需要明确双方权利义务的商业合作二、合同签订与审核标准化操作流程步骤1：合同发起与需求确认操作要点：由业务部门或合作发起方根据合作需求，明确合同核心要素：合作双方基本信息、合同标的（产品/服务名称、规格、数量等）、合作期限、金额及支付方式、双方主要权利义务、违约责任等。确认合作方的主体资格：要求对方提供营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需）、授权委托书（如签约非法定代表人），并核实其经营范围、资质许可（如特殊行业需提供经营许可证）是否与合同内容匹配。输出成果：《合同需求确认表》（含合作方基础信息、合作内容概要、关键条款清单）。步骤2：合同起草与内容填充操作要点：依据《合同核心要素模板表单》（见第三部分），完整填写合同条款，保证以下信息准确无误：合同双方名称、地址、法定代表人/授权代表信息（需与营业执照一致）；合同标的描述清晰（避免“一批产品”“相关服务”等模糊表述，需明确规格、型号、技术参数或服务标准）；金额大小写一致，明确含税/不含税价、税率及发票类型；履行期限、地点、方式具体（如“2024年12月31日前完成交付，交付地点为甲方指定仓库”）；违约责任量化（如“逾期交付每日按合同总额的0.05%支付违约金”）。涉及附件的（如技术协议、验收标准、报价清单），需在合同中注明附件名称及效力（“本合同附件为本合同不可分割的一部分，与具有同等法律效力”）。输出成果：合同初稿（加盖发起部门/发起方骑缝章）及附件清单。步骤3：内部审核与修订操作要点：业务初审：由业务部门负责人审核合同内容是否符合合作需求，标的、金额、履行方式等商业条款是否准确，与前期沟通一致。法务复审：法务部门重点审核法律合规性：条款是否存在歧义、是否违反法律法规；违约责任、争议解决方式是否公平合理；主体资格、授权权限是否合法有效；涉及知识产权、保密条款的，是否符合公司制度。财务终审：财务部门审核金额准确性、支付方式与公司财务流程是否匹配（如付款节点、发票要求、账户信息是否完整）。审核通过后形成《合同审核意见表》（见第三部分），审核人签字确认；如有修改意见，由发起方根据意见修订后重新提交审核。输出成果：审核通过的合同修订版及《合同审核意见表》。步骤4：对方确认与沟通操作要点：将最终审核版合同发送给合作方，确认其无异议。若对方提出修改意见，由发起业务部门与对方协商，达成一致后修订合同，并重新履行内部审核流程（如修改内容涉及重大条款变更，需再次通过法务、财务审核）。保证双方对合同条款的理解一致，避免口头承诺，所有约定均以书面合同为准。输出成果：双方确认的合同终稿（双方加盖骑缝章或标注“合同确认版本”）。步骤5：正式签订与盖章操作要点：签订方式：根据合作重要性及双方约定，可选择纸质签订（双方签字盖章）或电子签订（通过合法电子签约平台，保证身份认证及合同不可篡改）。盖章要求：企业需加盖合同专用章或公章（优先合同专用章），法定代表人或授权代表签字；多页合同需加盖骑缝章（保证合同连续性，防止拆换）；个人签订的，需由本人签字并按手印，附证件号码复印件。签订后及时收回合同原件（至少一式两份，双方各执一份；如需备案，增加相应份数）。输出成果：正式生效的合同原件（含附件）。步骤6：合同归档与管理操作要点：归档内容：合同原件、附件、《合同审核意见表》、对方资质文件、签订过程中的重要沟通记录（如邮件、会议纪要）。归档要求：按合同编号分类存放（编号规则：年份+部门简称+流水号，如“2024-采-001”），建立《合同台账》（含合同名称、编号、双方主体、签订日期、履行期限、金额、归档位置等信息）。履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付、付款、验收），及时记录履行情况，发觉问题提前预警并上报。输出成果：完整合同档案及动态更新的《合同台账》。三、模板表格（一）合同核心要素模板表单条款类别具体内容合同编号（按归档规则填写，如2024-服-003）合同名称（明确合作性质，如“技术开发合同”“产品采购合同”）甲方（采购方/委托方）名称：____________________地址：____________________法定代表人：某联系人：某联系方式：（示例：）乙方（服务方/供应方）名称：____________________地址：____________________法定代表人：某授权代表：某（需附授权委托书）联系方式：（示例：139）合同标的产品：名称______、规格型号______、数量______、质量标准（如：符合GB标准）服务：内容______、服务标准（如：响应时间≤24小时）合同金额含税总价：¥______（大写：____________________元整）不含税金额：¥______税率：______%发票类型：□增值税专用发票□增值税普通发票履行期限开始时间：______年______月______日结束时间：______年______月______日履行地点：____________________履行方式：____________________（如：分批交付/一次性完成）付款方式□一次性付款：合同签订后______日内支付100%□分期付款：1.首期：合同签订后______日内支付______%2.到期：______（如验收合格后）支付______%3.尾款：质保期满无息支付______%付款账户：户名______、账号______、开户行______违约责任甲方违约：逾期付款，每逾期一日按应付金额的0.05%支付违约金乙方违约：逾期交付/服务不符，每逾期一日按合同总额的0.05%支付违约金；造成甲方损失的，承担赔偿责任争议解决□提交______仲裁委员会仲裁□依法向甲方所在地人民法院起诉保密条款双方对合作中知悉的商业秘密（技术信息、经营信息等）承担保密义务，保密期限为合同终止后______年不可抗力因地震、战争等不可抗力导致无法履行的，双方免责，但需及时通知并提供证明附件清单1.《技术协议》2.《验收标准》（注：附件为合同组成部分）签订日期______年______月______日（二）合同审核意见表审核环节审核人审核日期审核意见修改建议审核结果业务初审*某2024–标的描述与需求一致，但付款节点需与项目进度挂钩建议增加“乙方完成阶段性成果并经甲方确认后，支付______%”通过，需修改法务复审*某2024–违约责任中“造成甲方损失的，承担赔偿责任”建议明确赔偿范围（直接损失）修改为：“造成甲方损失的，承担直接经济损失赔偿责任”通过，需修改财务终审*某2024–付款账户信息需补充开户行全称增加开户行全称：“中国工商银行分行支行”通过，需修改最终审核结论——2024–经修改后，合同条款符合业务需求、法律法规及财务流程，同意签订——同意签订四、使用过程中的关键风险提示主体资质审查：合作方为企业的，需核实营业执照是否在有效期内、经营范围是否包含合同内容；涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的，需查验其行业许可证，避免因主体不适格导致合同无效。条款明确性：避免使用“大概”“左右”“相关”等模糊表述，金额、数量、履行时间等需量化；违约责任应具体（如违约金比例、损失计算方式），避免“承担相应责任”等笼统条款。法律合规性：合同内容不得违反法律强制性规定（如“合同签订后不得解除”条款因违反《民法典》可能无效）；格式条款（如乙方提供的合同）需保证公平，不得免除己方责任、加重对方责任。沟通留痕：与对方协商条款时，重要修改需通过邮件、书面函件确认，避免仅通过口头沟通导致后续争议；审核过程中的修改意见需记录在《合同审核意见表》中，保证责任可追溯。归档完整性：合同原件需妥善保管，电子合同需通过正规平台存储并定期备份；履行过程中形成的补充协议、验收