合同管理流程及文档模板集

合同管理流程及集一、适用范围与典型应用场景本工具模板集适用于各类企业及组织在日常运营中的合同全生命周期管理，涵盖采购、销售、服务、租赁、合作研发等多种合同类型。典型应用场景包括但不限于：新供应商合作合同签订、客户订单合同履行、服务外包协议管理、场地租赁协议签署等。通过标准化流程与模板，可规范合同管理行为，降低法律风险，提升合同处理效率，保证合同签订与履行过程的合规性、可追溯性。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草阶段明确需求与收集资料业务部门根据合作需求，梳理合同核心要素（如合作双方、标的物/服务内容、金额、履行期限、违约责任等），并收集对方主体资格资料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，保证资料在有效期内）。法务部门或合同管理员审核资料的完整性与真实性，重点核查对方经营范围是否匹配合作内容，是否存在法律限制（如经营异常、失信记录等）。选择模板与起草内容根据合同类型（如采购合同、服务合同），从模板库中选择对应基础模板（参考“核心”部分）。按模板要求填写具体条款：合同主体：填写双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（保证与营业执照一致）；标的条款：明确产品名称/服务内容、规格型号、质量标准、数量等（避免模糊表述，如“一批”“大约”）；权利义务：双方核心责任（如供货时间、验收标准、付款方式）、保密条款、知识产权归属等；违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及对应的违约金计算方式或赔偿范围（需合法合理，避免过高或过低）；争议解决：明确争议解决方式（诉讼或仲裁）及管辖地/仲裁机构（如“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”或“提交仲裁委员会仲裁”）。内部审核与修订起草完成后，由业务部门负责人*对合同内容与业务需求的匹配性进行初审；法务部门对合同合法性、条款严谨性、风险点进行复审，重点排查格式条款是否公平、是否存在法律漏洞；涉及财务、技术等专项条款的，需财务经理、技术总监会签，保证金额、技术参数等准确无误。（二）合同审批阶段提交审批申请审核通过后，合同管理员通过OA系统或审批流程提交合同审批，附上合同草案、对方主体资料、审核意见等材料。分级审批流程根据合同金额与重要性划分审批权限（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理*；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总；金额＞50万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总→总经理*。审批人需在1-3个工作日内完成审批，明确意见（如“同意”“修改后同意”“不同意”并说明理由）。审批意见反馈与修改若审批通过，合同管理员根据意见修订合同，形成最终版本；若审批不通过，退回业务部门重新起草或协商条款，修订后重新提交审批。（三）合同签署阶段用印申请与备案审批通过后，合同管理员填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批流程记录，提交至行政部门/印章管理部门用印。用印时需核对合同内容与审批版本一致性，保证“骑缝章”“公章”加盖清晰、位置正确（如合同首页、末页、签字页均需加盖公章）。合同签署与交付双方法定代表人或授权代理人签字（需提供授权委托书，明确授权范围与期限），签字需清晰可辨，不得代签（除非有合法授权）。签署完成后，合同管理员将正本合同至少2份（双方各执1份，或根据需要增加份数）交付对方，并留存复印件/扫描件备案；同时在《合同信息登记表》中记录签署日期、合同编号、交付情况等。（四）合同履行阶段履行跟踪与记录业务部门作为履行主体，按合同约定履行义务（如供货、付款、验收），并同步跟踪对方履约情况（如交货时间、质量反馈、付款进度）。合同管理员每周更新《合同履行跟踪表》，记录履行进度、存在问题及处理措施，保证双方按约履行。验收与付款涉及货物交付的，业务部门会同质检部门*按合同约定的质量标准、验收流程进行验收，并签署《验收确认单》；财务部门根据验收确认单、合同约定的付款条件（如“验收合格后30日内支付尾款”），办理付款手续，避免提前或逾期支付。异常情况处理若对方违约（如逾期交货、质量不合格），业务部门需及时收集证据（如催告函、验收报告），书面通知对方限期整改；若无法达成一致，可按争议解决条款启动法律程序，法务部门全程协助处理。（五）合同变更与续签变更流程因市场环境、合作需求等需变更合同条款的，由双方协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容（如金额、履行期限）、生效条件及原合同其他条款的效力。变更协议需履行原审批流程（金额或重要条款变更需重新审批），用印后与原合同一并归档。续签管理合同到期前1-2个月，业务部门评估合作效果，确认是否需续签；若续签，参照原合同起草、审批流程签订新合同，避免“自动续签”条款（除非明确约定续签条件与期限）。（六）合同归档阶段整理与分类合同履行完毕或终止后，合同管理员收集合同正本、审批记录、签署页、变更协议、验收单、付款凭证、往来函件等所有相关材料，按“合同编号”分类整理。归档与保管材料整理后，移交至档案室/档案管理员，归入“合同档案”专柜，保管期限一般为合同履行完毕后5-10年（涉及知识产权、重大纠纷的档案需长期保管）。建立电子档案库，对合同文本、相关材料扫描存档，便于查询与追溯，同时做好电子数据备份（如定期刻录光盘、云端存储）。三、核心及填写说明（一）《合同审批流程表》项目填写内容合同编号按规则编制（如“年份-部门简称-合同类型流水号”，如“2024-CG-001”代表2024年采购合同001号）合同名称如“设备采购合同”“项目服务外包合同”甲方（我方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式乙方（对方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式合同金额大写、小写（需一致）履行期限起止日期（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）核心条款摘要标的、质量标准、付款方式、违约责任等关键条款简要说明业务部门初审意见负责人签字、日期（注明“同意”或“修改意见：X”）法务部门复审意见法务专员签字、日期（重点标注风险点及修改建议）财务部门会签意见财务经理签字、日期（确认金额合理性、付款条件可行性）最终审批意见分管副总/总经理签字、日期（“同意签署”或“补充条款后签署”）填写说明：合同编号需唯一，避免重复；核心条款摘要需简明扼要，突出风险点；审批意见需手写签字，保证责任可追溯。（二）《合同信息登记表》合同编号签订日期合同类型对方主体合同金额（元）履行期限履行状态（待履行/履行中/已完成/终止）归档编号备注2024-CG-0012024-03-15采购合同科技有限公司120,0002024-04-01至2024-07-31履行中DA2024001预付款40%已付填写说明：履行状态需实时更新；归档编号为档案室归档时编制的档案号；备注栏可记录特殊事项（如变更情况、纠纷进展）。（三）《合同履行跟踪表》合同编号跟踪日期履行内容（如“第一批次交货”“验收”）履行情况（如“已完成/未完成，原因：”）责任人附件（如验收单、函件）2024-CG-0012024-04-10第一批次交货已完成，数量100台，质量合格业务经理*验收单（编号YSD2024001）2024-CG-0012024-05-20第二批次付款未完成，对方未开具发票财务专员*催告函（编号CHF2024002）填写说明：跟踪频率根据合同履行周期确定（至少每月1次）；履行情况需客观描述，附相关证明材料复印件。四、关键风险提示与合规要点主体资格审查风险签订前务必核实对方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签署时），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约；可通过“国家企业信用信息公示系统”查询对方经营异常、行政处罚等信息。条款合法性风险合同条款不得违反法律、行政法规的强制性规定（如“造成对方人身损害的免责条款”“因故意或重大过失造成对方财产损失的免责条款”无效）；违约金一般不超过实际损失的30%，过高可能被法院调减。履行过程监控风险避免口头承诺或补充协议，所有变更需书面确认并履行审批流程；付款前需核对对方收款账户是否与合同约定一致，防范“付款至错误账户”