企业内审自查及改进措施清单

企业内审自查及改进措施清单通用工具模板一、适用场景与启动时机本工具适用于企业内部规范管理、风险防控及持续改进场景，具体包括：常规年度内审：为满足内部审计年度计划要求，系统梳理各部门/业务流程的合规性与有效性；专项问题检查：针对特定业务领域（如采购管理、财务报销、安全生产等）或高风险环节开展定向自查；外部审计前准备：在迎接外部审计机构检查前，提前排查潜在问题，降低审计风险；重大整改后复查：对历史审计发觉问题的整改效果进行验证，保证问题彻底解决；新制度/流程落地后评估：评估新制度执行过程中的适配性与执行偏差，及时优化调整。二、内审自查及改进全流程操作指引（一）准备阶段：明确目标与资源保障界定自查范围根据自查目标（如常规审计、专项检查等），明确自查覆盖的业务模块、部门、制度文件及时间范围（如“2024年Q3采购业务流程自查”）；列出《自查范围清单》，包括涉及的核心制度（如《企业采购管理办法》）、关键流程（供应商选择、合同签订、付款审批等）及责任部门。组建自查工作小组由审计部门牵头，抽调相关业务领域骨干（如财务、法务、运营部门人员）组成小组，明确组长（负责统筹协调）、副组长（负责具体实施）及组员职责（如资料审查、现场检查、访谈记录等）；保证小组成员具备独立性，避免自查与被检查部门存在直接利益关联。收集基础资料收集与自查范围相关的制度文件、流程文档、历史审计报告、整改记录、业务台账（如采购合同、费用报销单、会议记录等）；整理外部监管要求（如行业法规、会计准则等）及企业内部管理标准，作为自查依据。（二）自查实施：多维度排查问题制定自查方案明确自查时间节点（如资料审查阶段X月X日-X日，现场检查阶段X月X日-X日）、检查方法（资料审阅、现场观察、员工访谈、数据比对等）及人员分工；编制《自查工作计划表》，经管理层*审批后下发至各部门。开展资料审查与现场检查资料审查：对照制度与流程标准，抽查业务台账的完整性（如合同要素是否齐全）、合规性（如审批流程是否符合规定）、准确性（如数据与凭证是否一致）；示例：审查采购合同时重点核对供应商资质是否在有效期内、价格是否经过审批、验收手续是否完备。现场检查：实地观察业务操作流程是否与制度一致（如仓库物资管理是否执行“先进先出”原则），记录现场发觉的异常情况（如物料摆放混乱、操作记录缺失等）。访谈与沟通验证与部门负责人、关键岗位员工进行访谈，知晓制度执行中的难点、流程优化建议及潜在风险；访谈前准备《访谈提纲》，明确核心问题（如“采购需求提报的审批环节是否存在简化情况？”），访谈过程中做好记录并经被访谈人签字确认。（三）问题汇总与原因分析整理问题清单将自查中发觉的问题按“问题描述+证据支撑”形式记录，保证问题可追溯（如“2024年5月项目报销凭证缺少部门负责人签字，报销单号：X”）；对问题进行编号（如“CG-2024-001”，代表“采购类2024年第1号问题”），形成《内审自查问题初步清单》。问题分类与定责按问题性质分类：合规性（违反制度/法规）、有效性（流程无法达成目标）、完整性（记录/数据缺失）、风险性（可能导致损失/声誉影响）；根据问题发生环节，明确责任部门/责任人（如“合同审批流程缺失”由法务部门负责，“报销凭证不规范”由财务部门及经办人*共同负责）。深层原因分析运用“5Why分析法”或“鱼骨图法”，从“制度缺陷、执行不到位、监督缺失、资源不足”等维度分析问题根源；示例：报销凭证不规范的原因可能是“制度未明确签字要求（制度缺陷）”“员工培训不足（执行不到位）”“审核环节未严格把关（监督缺失）”。（四）制定改进措施与计划针对性制定措施针对每个问题，制定具体、可落地的改进措施，保证符合“SMART原则”（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）；示例：问题“报销凭证缺少负责人签字”，改进措施为“由财务部门*在X月X日前修订《费用报销管理细则》，明确签字要求，并组织全员培训”。明确责任与资源落实改进措施的责任部门/责任人*、完成时限（如“X年X月X日前完成”）及所需资源支持（如培训预算、系统权限调整等）；汇总形成《改进措施计划表》，经管理层*审核后下发执行。（五）跟踪验证与闭环管理整改过程跟踪责任部门按计划推进整改，自查小组定期（如每周）跟踪整改进度，对滞后项及时预警并协调解决；记录《整改跟踪日志》，详细说明整改进展、遇到的困难及解决措施。效果验证与评估整改期限届满后，自查小组通过复查资料、现场检查、员工访谈等方式验证整改效果；评估标准：问题是否解决（如“报销凭证签字率从80%提升至100%”）、流程是否优化（如“审批环节从3个减少至2个，效率提升20%”）、风险是否消除（如“合同法律风险点已通过法务审核覆盖”）。闭环管理与持续优化对整改达标的问题，标注“已完成”并归档；对未达标的问题，分析原因（如措施执行不到位、目标设定过高），调整改进措施后重新跟踪；定期（如每季度）回顾自查及整改效果，更新《企业内审自查问题清单库》，形成“自查-整改-验证-优化”的闭环管理机制。三、配套工具表格模板表1：内审自查问题清单表问题编号自查领域问题描述（含具体事例/证据）涉及制度/流程责任部门/人问题等级（高/中/低）整改措施完成时限整改状态（进行中/已完成/延期）验证结果（达标/不达标）备注CG-2024-001采购管理2024年5月项目采购合同（合同号：X）未经法务部门审核，存在法律风险《企业合同管理办法》法务部门*高由法务部门*在X月X日前完成该合同补审，并修订合同审核流程，增加“法务预审”环节X年X月X日进行中--FY-2024-002费用报销2024年Q3共15张报销单缺少部门负责人签字，占比12%《费用报销管理细则》财务部门*中财务部门*修订细则明确签字要求，并于X月X日前完成全员培训；报销单增加“签字确认栏”X年X月X日已完成复查10月报销单，签字率100%培训记录已存档表2：改进措施跟踪表措施编号对应问题编号改进措施描述责任部门/人资源需求（如培训、系统支持）启动时间计划完成时间实际完成时间验证方式（如资料复查、现场检查）效果评价（显著改善/部分改善/未改善）下一步行动（如持续监控、调整措施）CG-2024-001-01CG-2024-001修订《企业合同管理办法》，增加“10万元以上合同需法务预审”条款，并组织业务部门培训法务部门*培训预算2000元，OA系统流程更新X年X月X日X年X月X日X年X月X日复查新签订合同流程，抽查培训考核记录显著改善（新合同100%完成预审）每季度抽查合同执行情况，保证流程落地FY-2024-002-01FY-2024-002在报销系统中增加“部门负责人签字确认”电子审批节点，替代线下签字信息部门*系统开发费用5000元X年X月X日X年X月X日X年X月X日测试系统审批流程，检查线上签字记录显著改善（报销单签字率100%）持续监控系统运行稳定性，定期优化功能四、关键实施要点与风险规避（一）坚持客观公正，避免主观臆断自查过程中需以事实为依据，以制度为准绳，不得因个人偏好或部门利益选择性记录问题；对争议问题应组织多方论证（如邀请业务、法务、财务部门联合评审），保证问题定性准确。（二）强化全员参与，压实主体责任内审自查不仅是审计部门的工作，需各部门主动配合、全员参与；通过培训、宣导让员工理解自查对提升管理的重要性，避免“应付式”自查，保证问题真实、整改彻底。（三）注重闭环管理，杜绝“重查轻改”建立“问题-措施-验证-归档”的闭环机制，对整改效果不达标的事项启动“再整改”流程，避免问题“悬而未决”；定期向管理层*汇报自查及整改情况，保证资源投入与监督到位。（四）动态更新机制，适应管理需求根据企业战略调整、业务变化及外部监管要求