采购流程合规性检查标准化清单

采购流程合规性检查标准化清单一、适用场景与目标本清单适用于企业各类采购活动（包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等）全流程的合规性检查，旨在通过标准化检查工具，保证采购需求合理、供应商选择规范、合同条款严谨、资金支付合规，有效防范采购风险，保障企业资产安全，同时为采购流程优化提供依据。适用对象包括采购部门、法务部门、审计部门及业务需求部门，可在采购立项前、执行中、完成后或专项审计时使用。二、标准化操作流程（一）检查准备阶段明确检查范围与重点根据采购类型（如日常小额采购、招投标项目、战略采购等）和风险等级，确定检查的时间范围（如某季度、某项目全周期）、采购批次及关键环节（如供应商准入、合同签订、付款审批）。示例：针对年度框架协议采购，重点检查供应商选择过程是否合规、合同执行与实际需求是否一致。收集基础资料准备与采购流程相关的完整资料，包括但不限于：采购需求文件（如采购申请单、需求说明会议纪要）；供应商资料（如资质文件、报价单、评审记录、中标通知书）；合同文本及审批文件（如合同评审表、法务审核意见）；付款凭证（如发票、付款审批单、银行转账记录）；履约验收资料（如验收报告、交付清单、使用反馈）。（二）合规性检查执行阶段对照本清单模板逐项检查，记录检查结果，对不合规项详细描述问题并标注风险等级（高/中/低）。1.采购需求环节检查需求合理性：需求是否基于实际业务需要，是否存在超预算、无明确用途的采购；需求描述是否清晰（如规格、参数、数量、交付时间）。预算匹配性：采购金额是否在年度预算范围内，预算调整是否符合公司审批流程。审批完整性：采购申请是否经需求部门负责人、采购部门、财务部门逐级审批，审批流程是否符合权限规定。2.供应商选择环节检查供应商资质审核：供应商是否具备合法经营资格（如营业执照、相关行业资质证书）；是否在合格供应商名录内，名录外供应商是否有准入审批记录。选择方式合规性：达到招标金额标准的采购是否采用公开招标/邀请招标方式，招标过程是否公开透明（如发布招标公告、组建评标委员会）；未达招标标准的是否采用询价、竞争性谈判或单一来源采购，选择依据是否充分（如市场价格调研、供应商历史合作评价）。评审过程规范性：评审记录是否完整（如评分表、评审意见汇总表），评审人员是否与供应商存在利益关联，评审结果是否经相关负责人确认。3.合同管理环节检查合同条款完整性：合同是否包含标的物信息、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任、争议解决等核心条款，条款表述是否无歧义。法律审核流程：合同是否经法务部门或专业法律人士审核，审核意见是否落实，重大合同是否经管理层审批。签订规范性：合同签订方是否与供应商名称一致，签字盖章是否齐全（如公章、法定代表人签字或授权委托书），签订日期是否符合逻辑。4.履约与付款环节检查验收合规性：是否按合同约定进行验收（如由需求部门、采购部门、第三方机构共同验收），验收标准是否明确，验收报告是否经各方签字确认。发票真实性：供应商提供的发票是否与合同信息一致（如名称、税号、金额），发票内容是否与实际采购标的物匹配，是否存在虚假发票风险。付款审批流程：付款申请是否附验收报告、发票等合规凭证，付款金额是否与合同约定一致，审批流程是否符合财务制度（如是否经财务负责人、总经理审批）。5.档案管理环节检查资料完整性：采购全流程资料（从需求申请到付款完成）是否齐全，是否按公司档案管理规定分类整理。归档及时性：采购完成后是否在规定期限内（如30个工作日内）完成档案归档，电子档案与纸质档案是否一致。保存期限合规性：档案保存是否符合法律法规要求（如会计档案保存不少于10年），重要合同是否永久保存。（三）问题整改与复核阶段问题反馈与确认将检查中发觉的不合规项形成《采购合规性问题清单》，反馈至采购部门及相关责任部门，要求在5个工作日内确认问题并制定整改措施。整改跟踪责任部门提交整改计划（包括整改措施、责任人、完成时限），采购部门或审计部门跟踪整改进度，保证问题按期解决。复核验证整改完成后，对整改结果进行复核，确认问题是否彻底解决，是否采取有效措施防止同类问题再次发生（如优化流程、加强培训）。（四）报告归档阶段检查报告编制根据检查结果，编制《采购流程合规性检查报告》，内容包括：检查概况、合规性评价、问题清单、整改情况、改进建议等。报告审批与分发检查报告经采购部门负责人、审计部门负责人审批后，分发至管理层、采购部门、法务部门及相关业务部门，作为采购管理改进的依据。资料归档检查过程中的所有资料（如检查记录、问题清单、整改报告、检查报告）统一归档，保存期限不少于5年。三、采购流程合规性检查清单模板检查环节检查项目检查内容检查标准检查结果（合规/不合规）问题描述整改责任人整改期限整改情况采购需求环节需求合理性需求是否基于实际业务需要，是否存在超预算、无明确用途采购需求文件有明确业务背景，金额在预算范围内，用途清晰预算匹配性采购金额是否在年度预算内，预算调整是否合规预算内采购无需调整，超预算有审批记录审批完整性采购申请是否经需求部门、采购部门、财务部门审批审批流程完整，签字齐全供应商选择环节供应商资质审核供应商营业执照、行业资质是否在有效期内，是否在合格供应商名录内资证齐全且有效，名录外供应商有准入审批选择方式合规性招标采购是否按规定流程执行，非招标采购是否有充分依据招标有公告、评标记录；非招标有市场调研或历史合作评价评审过程规范性评审记录是否完整，评审人员是否回避利益关联方评分表、评审意见齐全，无利益关联人员参与合同管理环节合同条款完整性合同是否包含标的物、质量、交付、付款、违约责任等核心条款条款无遗漏，表述清晰无歧义法律审核流程合同是否经法务审核，审核意见是否落实有法务审核记录，重大合同经管理层审批签订规范性签约方与供应商名称一致，签字盖章齐全名称与供应商一致，公章、签字清晰履约与付款环节验收合规性是否按合同约定验收，验收报告是否签字确认需求、采购、第三方（如有）共同验收，验收报告齐全发票真实性发票信息与合同一致，内容与实际采购匹配发票名称、税号、金额正确，无虚假发票风险付款审批流程付款申请附合规凭证，审批流程符合财务制度附验收报告、发票，经财务负责人、总经理审批档案管理环节资料完整性采购全流程资料是否齐全从需求申请到付款凭证完整无缺失归档及时性采购完成后是否在规定期限内归档30个工作日内完成归档保存期限合规性档案保存是否符合法规要求会计档案≥10年，重要合同永久保存四、关键注意事项与风险提示时效性与动态更新本清单需结合最新法律法规（如《_________采购法》《企业内部控制基本规范》）及公司制度动态更新，保证检查标准始终合规。责任到人与全程追溯每个检查环节需明确责任人（如需求部门负责人、采购专员、财务审核人），问题整改需落实到具体人员，保证责任可追溯。风险导向与重点突出对高风险环节（如供应商选择、大额付款）需加大检查力度，必要时采用抽样检查或全量检查相结合的方式，避免遗漏关键风险点。跨部门协作与沟通检查过程中需加强采购部门、法务部门、财务部门、业务需求部