某曲艺家协会化妆用品采购实施细则

某曲艺家协会化妆用品采购实施细则

一、总则1.目的：为规范本曲艺家协会化妆用品采购行为，确保采购的化妆用品质量可靠、价格合理，满足协会演出及活动需求，特制定本实施细则。2.适用范围：本细则适用于某曲艺家协会所有因演出、培训、活动等工作需要而进行的化妆用品采购活动。3.采购原则：采购工作应遵循公开、公平、公正、诚信和效益的原则，严格遵守国家法律法规及协会相关规定，保障采购活动的合法性与规范性。二、采购组织与职责1.采购小组组成：成立专门的化妆用品采购小组，成员包括协会行政主管、财务人员、艺术指导以及至少一名资深曲艺演员代表。行政主管担任组长，负责整体协调与决策。2.采购小组职责-制定和执行化妆用品采购计划。-审核供应商资质，选择合适的供应商并建立合作关系。-负责采购谈判、合同签订与执行监督。-对采购的化妆用品进行验收，确保质量符合要求。-定期总结采购工作，向协会管理层汇报采购情况。3.各成员具体职责-行政主管：全面领导采购小组工作，把握采购方向，协调各方资源，对重大采购决策进行审批。-财务人员：负责采购预算的编制与审核，监督采购资金的使用，审核采购发票及相关报销凭证。-艺术指导：根据演出和活动需求，提供专业的化妆用品技术参数和质量标准建议，协助验收化妆用品是否符合艺术创作要求。-曲艺演员代表：从实际使用者角度，反馈化妆用品的使用体验和需求，参与供应商评价和产品验收。三、采购预算与计划1.预算编制-每年年底，由采购小组结合协会下一年度的演出、培训和活动计划，预估化妆用品的需求种类和数量。-财务人员根据市场价格信息，编制详细的化妆用品采购预算草案，提交协会管理层审议。-预算应包括各类化妆用品的名称、规格、数量、单价、总价以及采购时间安排等内容。2.预算调整-在预算执行过程中，如因演出规模扩大、活动增加等原因导致预算不足，采购小组应及时提出预算调整申请。-调整申请需详细说明调整原因、调整项目及金额，经协会管理层审批后执行。3.采购计划制定-根据批准的采购预算，采购小组制定年度采购计划，明确每季度或每月的采购项目和时间节点。-采购计划应根据实际需求和市场供应情况，合理安排采购批次，避免库存积压或短缺。四、供应商管理1.供应商选择标准-具有合法的经营资质，包括营业执照、生产许可证（如适用）、卫生许可证等相关证件。-具备良好的商业信誉，无不良经营记录和质量纠纷。-产品质量符合国家相关标准以及协会的艺术创作要求，能提供质量合格证明文件。-具有稳定的供应能力，能按时满足协会的采购需求，提供良好的售后服务。-价格合理，在市场上具有一定的竞争力。2.供应商寻找与筛选-通过多种渠道寻找潜在供应商，如行业推荐、网络搜索、供应商自荐、展会等。-采购小组对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商。-对初步筛选合格的供应商，采购小组可进行实地考察或要求提供样品，进一步评估其生产能力、质量控制和管理水平。3.供应商评估与合作确定-采购小组根据考察和样品评估结果，对供应商进行综合评分，评分指标包括产品质量、价格、供应能力、售后服务、信誉等。-对于评分较高的供应商，采购小组与其进行商务谈判，明确采购价格、交货方式、付款条件、质量保证等条款。-双方达成一致后，签订正式的采购合作协议，建立长期合作关系。4.供应商定期评价与淘汰-采购小组定期（每半年或一年）对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货及时性、售后服务等方面。-对于评价结果不合格的供应商，采购小组应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应终止合作关系，淘汰该供应商，并寻找新的合格供应商。五、采购流程1.采购申请-协会内部各部门根据演出、培训或活动安排，提前向采购小组提交化妆用品采购申请。-采购申请应详细注明所需化妆用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。2.采购审批-采购小组收到采购申请后，进行审核。审核内容包括申请的合理性、是否符合预算、库存情况等。-对于金额较小的采购申请，由采购小组组长审批；对于金额较大或重大采购项目，需提交协会管理层审批。3.采购实施-经审批通过后，采购小组根据采购计划和供应商合作协议，向选定的供应商发出采购订单。-采购订单应明确采购产品的详细信息、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。-采购小组跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时交货。4.验收环节-化妆用品到货后，采购小组组织相关人员进行验收。验收人员包括财务人员、艺术指导、曲艺演员代表等。-验收内容包括产品的数量、规格、质量、包装等方面。验收人员应核对产品与采购订单及相关标准是否一致，并检查产品的质量合格证明文件。-对于需要试用的化妆用品，可安排演员进行试用，确保其在实际使用中符合要求。-如验收发现问题，采购小组应及时与供应商联系，要求其采取补货、换货、退货等措施进行处理。六、采购合同管理1.合同签订-采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容包括供应商信息、采购产品信息、价格条款、交货条款、质量条款、付款条款、违约责任、争议解决方式等。-采购合同由采购小组起草，经协会法律顾问审核后，由协会法定代表人或其授权代表与供应商签订。2.合同执行监督-采购小组负责合同执行的监督工作，定期检查供应商的供货情况和协会的付款情况。-如在合同执行过程中出现变更或解除合同的情况，采购小组应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或解除合同协议，报协会管理层备案。3.合同归档与保管-采购合同签订后，由协会行政部门负责统一归档保管。合同档案应包括合同原件、补充协议、相关审批文件、往来函件等资料。-合同档案的保管期限按照协会档案管理制度执行，以备后续查阅和审计。七、采购资金管理1.资金支付-采购资金的支付严格按照采购合同约定和协会财务制度执行。-财务人员在收到采购发票、验收报告等相关凭证后，进行审核。审核无误后，按照审批流程办理付款手续。2.资金使用监督-财务人员定期对采购资金的使用情况进行统计和分析，确保资金使用合理、合规。-协会审计部门不定期对采购资金的使用进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。3.成本控制-采购小组在采购过程中，通过与供应商谈判、批量采购、优化采购渠道等方式，降低采购成本。-财务人员对采购成本进行核算和监控，定期向协会管理层汇报采购成本控制情况，提出改进建议。八、库存管理1.库存登记与盘点-建立专门的化妆用品库存台账，详细记录化妆用品的入库、出库、库存数量、存放位置等信息。-定期（每月或每季度）对库存进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成报告，报采购小组和协会管理层。2.库存保管-设立专门的化妆用品仓库，保持仓库环境干燥、通风、整洁，符合化妆用品的储存要求。-对不同种类、规格的化妆用品进行分类存放，便于管理和查找。-做好库存化妆用品的防潮、防虫、防火等措施，确保产品质量不受影响。3.库存预警与处理-设定合理的库存预警数量，当库存水平接近预警线时，采购小组应及时启动采购程序，补充库存。-对于积压或过期的化妆用品，采购小组应及时清理，按照相关规定进行处理，避免造成浪费。九、信息管理与公开1.采购信息记录-采购小组负责记录采购活动的全过程信息，包括采购申请、审批文件、采购订单、供应商信息、验收报告、付款记录等。-信息记录应真实、准确、完整，采用纸质和电子两种方式保存，便于查询和统计分析。2.采购信息公开-定期向协会内部成员公开采购信息，包括采购项目、采购金额、供应商情况等，接受会员监督。-对于重大采