企业文件管理制度范本

企业文件管理制度范本一、总则（一）目的为规范企业文件管理，保证文件内容准确、流转有序、安全可控，提高工作效率，防范管理风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部各类文件（含纸质文件、电子文件）的起草、审核、审批、印发、归档、借阅、销毁等全生命周期管理，涵盖行政、人事、财务、业务、研发等各部门。（三）基本原则规范统一：文件格式、分类、编号、流程等遵循统一标准。权责清晰：明确各部门、岗位在文件管理中的职责，避免推诿。安全保密：根据文件密级采取相应保密措施，防止信息泄露。全程留痕：文件流转各环节需记录操作人、时间、意见，保证可追溯。二、文件分类与分级（一）文件分类按性质分为以下类别（各部门可根据实际补充）：行政文件：通知、会议纪要、规章制度、请示报告等。人事文件：招聘录用、劳动合同、薪酬调整、培训记录等。业务文件：合同协议、项目方案、客户资料、销售数据等。财务文件：预算报表、费用凭证、审计报告、税务资料等。研发文件：技术方案、设计图纸、专利申请、测试报告等。其他文件：如外单位来函、内部审计报告等。（二）文件分级按密级分为以下等级，对应不同管理措施：密级定义管理要求公开可向内外部公开的文件正常印发，无需审批内部仅限企业内部员工知悉的文件限制印发范围，部门负责人审批秘密仅限特定岗位人员知悉的文件严格控制，分管领导审批，专人保管机密涉及企业核心利益的文件严格管控，总经理审批，locked存放三、职责分工（一）行政部统筹文件管理制度制定、修订与监督执行。负责企业级文件（如规章制度、通知）的起草、印发与归档。管理文件编号、格式标准及档案室日常运营。组织文件管理培训，定期检查各部门执行情况。（二）各业务部门负责本部门业务文件的起草、初审及归档。保证文件内容真实、合规，符合分类分级要求。指定专人担任“文件管理员”，负责本部门文件日常管理。（三）档案室接收各部门归档文件，分类整理、登记、保管。提供文件借阅、查询服务，记录借阅情况。定期对档案进行清点、维护，保证文件安全。（四）管理层按权限审批文件（如部门负责人审批内部文件，总经理审批秘密级以上文件）。对文件内容进行把关，保证符合企业战略与法规要求。四、全生命周期管理规范（一）文件起草起草要求：内容需逻辑清晰、数据准确、语言简练，符合企业公文格式（字体、字号、页边距等见附件1）。涉及多个部门的文件，需提前征求相关部门意见，避免矛盾。电子文件需命名规范（示例：“部门-文件-版本号-日期”，如“行政部-2024年考勤制度-V1.0-20240301”）。责任主体：由文件内容涉及的主要部门指定人员起草，部门负责人初审。（二）文件审核审核流程：内容审核：部门负责人审核文件真实性、合规性、完整性，重点检查数据是否准确、流程是否合理。会签审核：涉及跨部门职责的文件（如人事薪酬制度需财务部会签），由相关部门负责人签署意见。格式审核：行政部审核文件格式是否符合标准（如标题、编号、落款等）。审核时限：一般文件需在1个工作日内完成审核，复杂文件不超过3个工作日。（三）文件审批审批权限：公开级文件：部门负责人审批。内部级文件：部门负责人审核后，报分管领导审批。秘密级文件：分管领导审核后，报总经理审批。机密级文件：总经理审批，必要时提交董事会审议。审批要求：审批人需认真审核文件内容，对审批意见负责。不同意审批的，应注明具体修改意见并退回重新起草。（四）文件印发印发范围：根据文件密级确定印发范围，秘密级以上文件需单独登记印发份数。印发方式：纸质文件：由行政部统一排版、打印、盖章，分发至指定人员并签收（见附件2《文件签收表》）。电子文件：通过企业内部办公系统（如OA）加密发送，设置查阅权限，禁止外部传播。文件编号：行政部为每份文件赋予唯一编号（规则：部门简称-文件类别-年份-序号，如“XZ-GL-2024-001”），编号不得重复或遗漏。（五）文件归档归档范围：已审批印发、执行完毕或具有保存价值的文件（包括纸质原件及电子备份）。归档时限：文件办理完毕后3个工作日内，由各部门文件管理员将原件移交档案室。归档要求：纸质文件需整理有序（去除订书针、夹子等金属物），加装封面、目录，填写《文件归档清单》（见附件3）。电子文件需刻录光盘或存储至企业专用服务器，与纸质文件同步归档。档案保管：档案室需配备防火、防潮、防盗设备，定期检查文件状态，保证档案完好。（六）文件借阅与使用借阅权限：公开级文件：员工可直接通过办公系统查阅。内部级及以上文件：需填写《文件借阅申请表》（见附件4），经部门负责人审批后，档案室方可提供。秘密级及以上文件：借阅需经分管领导审批，限在档案室查阅，不得带出；确需带出的，需经总经理批准并指定专人保管。借阅时限：一般文件借阅不超过3个工作日，特殊原因需延长需重新申请。使用要求：借阅人需妥善保管文件，不得涂改、勾画、抽取、复制，不得外传。归还时，档案室需检查文件完整性。（七）文件销毁销毁范围：保管期限已满、无继续保存价值的文件，或因内容变更失效的旧版文件。销毁流程：档案室定期对到期文件进行鉴定，填写《文件销毁清单》（见附件5），经行政部负责人、分管领导审批后，方可销毁。秘密级及以上文件需采用碎纸机销毁，并由2人以上共同监督，销毁后签字确认。禁止行为：任何个人或部门不得擅自销毁文件，不得将待销毁文件随意丢弃或出售。五、配套表单模板附件1：企业公文格式模板[企业Logo][文件标题]（二号黑体，居中）文号：[部门简称-文件类别-年份-序号]（三号仿宋）主送：[收文部门/人员]（三号仿宋）抄送：[抄送部门/人员]（三号仿宋）（三号仿宋，首行缩进2字符，行距28磅）一、[一级标题，三号黑体]（一）[二级标题，三号楷体][三级标题，三号仿宋加粗][附件名称]（如有）发文部门：[部门名称]（三号仿宋）日期：[年月日]（三号仿宋）（盖章处）附件2：文件签收表文件编号文件名称密级印发份数签收人签收日期备注附件3：文件归档清单归档日期文件编号文件名称密级份数存放位置归档人检查人附件4：文件借阅申请表借阅人部门联系方式文件编号文件名称密级借阅原因借阅期限自年月日至年月日部门负责人意见签字：日期：档案室意见签字：日期：附件5：文件销毁清单销毁日期文件编号文件名称密级保管期限销毁原因监销人执行人六、执行要点（一）格式规范所有文件需严格遵循附件1的格式要求，电子文件需使用企业统一模板，避免格式混乱。（二）时限管理文件起草、审核、审批、归档各环节需在规定时限内完成，超期需向行政部说明原因。（三）保密管理涉密文件需单独存放，借阅、复印需严格审批，电子文件需加密存储，定期检查保密措施落实情况。（四）责任追溯文件流转各环节需记录操作人、时间、意见，档案室需完整保存记录，保证问题可追溯。（五）培训与监督行政部每年组织