企业行政物资采购计划与审批表

企业行政物资采购计划与审批表（通用模板）一、适用场景与价值通过规范采购计划与审批流程，可实现以下价值：需求明确化：避免盲目采购，保证物资采购与实际工作需求匹配；流程标准化：明确各部门职责，减少审批推诿，提升采购效率；成本可控化：通过计划汇总与预算审核，防止超预算采购，降低行政成本；责任可追溯：完整的审批记录便于后续采购效果评估与责任界定。二、操作流程详解（一）需求发起：部门提交采购计划发起人：各部门行政对接人或需求申请人（如行政专员、部门助理）。操作步骤：根据部门实际需求（如新员工入职、物资损耗、设备更新），填写《企业行政物资采购计划与审批表》中的“采购明细”部分，详细列明物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价及用途（需具体说明，如“为市场部新入职3名员工采购办公椅”）；附上必要佐证材料（如旧设备报废证明、人员增补说明、库存盘点表），保证需求合理。（二）部门审核：负责人确认需求真实性审核人：需求部门负责人（如部门经理）。审核要点：核查采购需求是否与部门工作计划匹配，是否存在重复采购；确认数量、规格是否合理（如避免“过量囤货”或“规格不符”）；在审批表中签署“审核意见”，明确“同意”或“需调整”（需注明调整原因，如“数量过多，建议按月采购”）。（三）行政汇总：统筹全局采购计划汇总人：行政部采购专员或行政经理。操作步骤：收集各部门提交的采购计划，按“物资类别”（如办公耗材、设备、劳保）分类汇总；核对库存台账（如行政部物资管理系统），避免“已采购未入库”物资重复申报；编制《月度/季度行政物资采购汇总表》，预估总金额，提交财务部预算审核。（四）财务审核：把控预算与成本合理性审核人：财务部经理或预算专员。审核要点：核查采购总金额是否超出部门年度/季度预算，若超预算需说明资金来源（如“动用行政备用金”）；审核预估单价是否与市场价格相符（可参考历史采购记录、供应商报价单）；在审批表中签署“审核意见”，重点标注“预算内通过”“预算超限需审批”等结论。（五）管理层审批：最终确认采购权限审批人：根据采购金额与公司制度确定（如：金额≤5000元：行政总监审批；5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；金额＞20000元：总经理审批）。审批要点：评估采购的必要性（如“非紧急采购可延后至下季度”）；确认审批流程是否符合公司《采购管理制度》；签署“审批意见”，明确“同意采购”“否决”或“调整后重新申报”。（六）采购执行：按计划实施采购执行人：行政部采购专员。操作步骤：根据审批通过的采购计划，选择合格供应商（优先合作供应商或通过比价确定）；签订采购合同（或订单），明确物资规格、数量、价格、交付时间、质量标准及付款方式；跟踪物流进度，保证按时到货。（七）入库验收：核对物资与计划一致性验收人：行政部专员+需求部门代表（如部门助理）。验收要点：核对物资名称、规格型号、数量是否与采购计划一致；检查物资质量（如办公设备通电测试、劳保用品有效期确认）；填写《物资入库验收单》，三方签字确认（行政部、需求部门、仓库管理员），不合格物资当场拒收并联系供应商退换。（八）财务报销：完成资金结算报销人：行政部采购专员。操作步骤：整理采购审批表、入库验收单、供应商发票、合同等资料；提交财务部审核，经出纳付款后，在财务系统中登记报销记录。（九）资料归档：留存备查归档人：行政部文员或档案管理员。归档要求：将采购审批表、入库单、发票、合同等资料按“采购日期”分类装订；电子版资料同步至公司OA系统或共享文件夹，保存期限≥3年。三、模板表格与填写说明企业行政物资采购计划与审批表基本信息申请部门□行政部□市场部□销售部□人力资源部□财务部□其他：_________采购日期_______年______月______日申请人_______________（部门行政对接人）联系电话_______________（内部分机/办公电话，勿填私人手机号）采购明细序号物资名称123合计金额（大写）___________________________元整合计金额（小写）¥_______________审批流程需求部门审核负责人签字：___________日期：______年______月______日审核意见：□同意□需调整（说明：_________________________）行政部审核负责人签字：___________日期：______年______月______日审核意见：□符合采购计划□需补充说明（说明：_________________________）财务部审核负责人签字：___________日期：______年______月______日审核意见：□预算内通过□超预算需审批（说明：_________________________）管理层审批审批人：□行政总监□分管副总□总经理签字：___________日期：______年______月______日审批意见：□同意采购□否决□调整后重报采购执行情况执行人：___________供应商：_________________实际到货日期：______年______月______日入库验收人：___________（行政部）_________（需求部门）备注|1.本表一式三份（行政部、财务部、需求部门各执一份）；2.规格型号需填写具体参数（如A4纸“80g/箱”、电脑“ThinkPadT14i5/16G/512G”）；3.预估单价需参考最近一次采购价或市场均价，偏差超过20%需附说明。|模板填写说明“规格型号”：务必填写具体参数，避免模糊表述（如“笔记本”需注明“A5/横线/100页”），防止采购错误；“用途说明”：需明确物资使用场景（如“为客服部采购10部电话机，用于客户接听”），便于审批人判断需求合理性；“审批流程”：需按顺序依次签字，不得跳级（如5000元采购不可直接找总经理审批）；“合计金额”：大小写需一致，小写前加“¥”，大写后加“整”字（如“壹仟元整”）。四、使用注意事项与管理建议（一）填写规范要求信息真实准确：物资名称、数量、规格等信息需与实际需求一致，严禁虚报、瞒报；字迹清晰可辨：纸质表格需用黑色签字笔填写，电子表格不得随意修改格式（如合并单元格后需保证打印对齐）；附件材料齐全：大额采购（＞10000元）需附供应商比价单、旧设备报废证明等佐证材料。（二）审批时限管理常规审批：各部门需在收到申请后1-2个工作日内完成审核，紧急采购（如48小时内需到货）需标注“加急”，审批时限缩短至12小时内；超时处理：若某个环节审批超时（超过3个工作日未反馈），申请人可向行政部或总经理办公室反馈，启动催办流程。（三）采购原则与红线优先选择合格供应商：从公司《合格供应商名录》中选择供应商，名录外供应商需经行政部、财务部联合评估后方可合作；禁止“化整为零”审批：不得将单笔超预算采购拆分为多笔低预算采购（如20000元采购不得拆为4笔5000元），一经发觉按违规处理；廉洁采购要求：采购人员不得收受供应商回扣、礼品，违者按公司《廉洁管理规定》追责。（四）动态优化建议定期