房地产项目销售合同管理办法

房地产项目销售合同管理办法第一章总则为规范房地产项目销售合同全流程管理，防范合同风险、维护交易双方合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《城市房地产管理法》《商品房销售管理办法》等法律法规，结合本公司房地产项目开发销售实际，制定本管理办法。本办法适用于本公司开发的房地产项目（含住宅、商业、办公等业态）的商品房预售合同、现售合同及相关补充协议、附属合同（如车位、储藏室买卖合同）的订立、履行、变更、解除及档案管理等活动。销售合同管理遵循合法合规、权责明晰、全程管控、风险防范原则，确保合同条款严谨规范，履约过程可追溯、可管控，最大限度降低法律与经营风险。第二章合同订立管理一、合同文本管理1.示范文本选用：销售合同优先采用项目所在地住建部门发布的商品房买卖合同示范文本，确保核心条款符合法律法规及地方监管要求。2.补充条款制定：结合项目特点（如装修标准、学区约定、配套设施交付时间等），由营销部门牵头，法务、工程、财务等部门参与制定补充条款/协议。补充条款须经法务部门合法性审查，确保无歧义、无违法违规内容，且与示范文本条款无冲突。3.文本联审机制：合同文本（含示范文本及补充条款）启用前，须经法务、营销、财务、工程等部门联合评审，确保条款合法合规、商业合理、财务可行、工程可落地，评审通过后方可使用。二、客户签约管理1.签约资格审查：营销部门签约前完成客户购房资格核验（含限购政策、征信情况核查）、付款能力评估（如按揭客户需提供银行预审意见），确保客户具备签约及履约能力；对不符合条件或存在重大履约风险的客户，暂缓签约并沟通解决方案。2.签约流程规范：签约时，销售人员逐项解释合同条款（尤其是补充条款、违约责任、争议解决方式等核心内容），确保客户充分理解并确认无异议。合同签字盖章环节，核对客户身份信息（与购房资格证明一致）、签字笔迹真实性；公司方签字盖章由指定授权人执行，确保签署主体合法、手续完备。3.网签备案管理：合同签订后，营销部门在地方规定时限内完成网签备案，确保合同受监管部门认可；备案信息与合同文本内容完全一致，不得擅自修改。第三章合同履行管理一、款项收付管理1.收款管理：财务部门严格按合同约定的付款方式、时间节点收取购房款（含定金、首付款、分期款、按揭款、尾款等），开具合规票据；收款后及时更新履约台账，同步通知营销、法务部门。客户付款逾期的，营销部门3个工作日内发送书面催款通知，明确逾期责任及后果。2.退款处理：因客户退房、政策调整等需退款的，须经营销、财务、法务部门联合审批；退款金额、方式按合同约定或协商结果执行，退款完成后及时注销网签备案（如需），并更新合同档案。二、合同变更与解除1.变更管理：因客户需求（如更名、增减面积、调整付款方式）或项目调整（如规划变更、交付标准调整）需变更合同的，须双方协商一致并签订书面变更协议；变更协议经法务部门审核后，及时更新网签备案信息。2.解除管理：合同解除分为约定解除、法定解除两类。因客户违约解除的，依合同约定行使解除权，书面通知客户并启动款项清算、网签注销等程序；因公司违约或不可抗力解除的，主动与客户协商解决方案，报公司决策层审批后执行，最大限度降低品牌损失。三、履约跟踪与预警1.履约台账管理：营销部门建立《销售合同履约台账》，记录合同编号、客户信息、付款进度、交房时间、办证进度等核心信息，每月更新并报送法务、财务部门；台账清晰反映合同履约状态（正常、逾期、违约）。2.逾期预警机制：对逾期付款、交房、办证等履约风险，台账管理人员逾期首日启动预警，通知责任部门（营销、工程、客服等）制定应对措施；法务部门同步评估法律风险，提供维权或补救方案建议。第四章合同档案管理一、档案分类与整理销售合同档案分为纸质档案和电子档案：纸质档案包括合同原件、补充协议、客户身份证明、付款凭证、网签备案证明、变更/解除协议等，按项目、楼栋、客户姓名分类归档，确保“一户一档”。电子档案为纸质档案的扫描件或电子签署文件，与纸质档案内容完全一致，存储于公司加密服务器或指定云平台，定期备份。二、档案保管要求1.纸质档案由档案管理部门专人保管，存放于防火、防潮、防虫的专用档案室；借阅需办理登记手续，严禁私自复印、涂改。三、档案查阅与借阅内部人员因工作需要查阅、借阅合同档案的，须填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批后办理；涉及客户隐私的信息（如身份证号、家庭住址），查阅时严格保密，不得对外泄露。第五章风险防控与纠纷处理一、常见风险分析1.合同条款风险：“不可抗力”“面积差异”“逾期交房责任”等条款约定模糊，或补充条款违法违规（如排除客户主要权利、加重客户责任），易引发纠纷。2.履约风险：客户逾期付款、断供；公司逾期交房、规划变更未及时告知客户；按揭贷款审批失败导致合同无法履行等。3.备案风险：未及时网签备案，导致合同效力存瑕疵，或被“一房二卖”。二、风险防控措施1.合同审核机制：严格执行文本联审制度，法务部门审查条款合法性、公平性，营销部门审查商业合理性，财务部门审查付款逻辑，工程部门审查交付标准可行性，从源头降低条款风险。2.履约动态监控：通过履约台账、逾期预警机制，实时跟踪合同履行情况；对高风险客户（如征信不良、资金链紧张）提前制定应对方案（如调整付款方式、要求担保）。3.合规培训：定期组织营销、财务、客服人员开展合同管理培训，强化法律法规及公司制度学习，提升风险意识与合规操作能力。三、纠纷处理流程1.协商解决：纠纷发生后，优先由营销或客服部门与客户协商，提出合理解决方案（如减免违约金、延期交房补偿、更换房源等），争取达成和解。2.调解与仲裁：协商无果的，依合同约定申请仲裁或第三方调解（如住建部门、行业协会调解），降低纠纷解决成本。3.诉讼处置：确需诉讼的，由法务部门牵头，收集证据（合同、付款凭证、沟通记录